材料出入库管理制度及流程 学校仓库出入库管理制度流程

为规范公司材料出入库管理，确保材料资产安全、账物相符，降低仓储成本，提高运营效率，制定一套科学、严谨的《材料出入库管理制度》至关重要。本制度旨在明确各岗位职责，标准化作业流程，实现对材料收、发、存全过程的有效控制与监督。本文将提供三篇不同侧重、结构各异的《材料出入库管理制度》范文，以供不同类型的企业参考与直接应用。

篇一：《材料出入库管理制度》（综合性、法規式范本）

第一章 总则

第一条 目的
为加强公司仓储物资管理，规范材料的入库、出库、储存、盘点等环节的作业程序，保证公司资产的安全与完整，确保生产经营活动的顺畅进行，防止积压、浪费、损耗、被盗等现象发生，实现账、物、卡三相符，特制定本制度。

第二条 适用范围
本制度适用于公司所有生产、经营、办公等活动中所涉及的原材料、辅助材料、半成品、产成品、备品备件、低值易耗品等一切仓储物资（以下统称“材料”）的管理。公司各相关部门，包括但不限于仓储部、采购部、生产部、品质部、财务部、销售部等，以及所有相关岗位人员，均须严格遵守本制度。

第三条 基本原则
一、 分工明确、职责清晰原则：各部门、各岗位在材料管理中的职责必须明确，做到各司其职，各负其责。
二、 程序规范、手续齐全原则：所有材料的出入库行为必须遵循规定的流程，并办理相应的手续，单据齐全、信息准确。
三、 账物相符、日清月结原则：仓库保管员必须保证仓库实物与仓库账目、财务账目实时相符，做到每日核对，每月总结。
四、 安全第一、预防为主原则：确保材料在储存期间的物理安全和化学安全，做好防火、防盗、防潮、防变质等工作。
五、 先入先出、合理布局原则：发料时应遵循“先入先出”原则，对库房进行科学规划，合理布局，提高空间利用率和作业效率。

第二章 组织机构与职责

第四条 仓储部
仓储部是公司材料管理的归口管理部门，全面负责公司所有仓库的日常管理工作。其主要职责包括：
一、 贯彻执行本管理制度，并根据实际情况提出修订建议。
二、 负责办理各类材料的入库、出库手续，并建立、登记和保管仓库账簿及相关单据。
三、 负责仓库的合理布局与规划，确保材料分类、分区、分架存放，标识清晰。
四、 负责材料在库期间的保管与维护，做好防火、防盗、防潮、防尘、防腐、防变质等安全措施。
五、 定期或不定期组织库存盘点，核对账物，分析差异原因并上报处理。
六、 负责呆滞、报废材料的提报与处理跟进。
七、 保持库区、库房环境整洁，符合“5S”管理要求。

第五条 采购部
一、 负责根据采购计划组织材料采购，确保按时、按质、按量供应。
二、 负责向仓储部提供准确的《采购订单》或到货通知信息。
三、 协助仓储部和品质部处理到货物料的数量、质量异常问题。

第六条 品质部
一、 负责对所有入库原材料、外协加工件等进行质量检验。
二、 负责出具《检验报告》，明确检验结果（合格、不合格、让步接收等），作为仓储部办理入库的依据。
三、 参与不合格品、报废品的鉴定与评审工作。

第七条 生产部
一、 负责根据生产计划编制《领料单》，并对领料单的准确性负责。
二、 负责安排人员按规定办理领料手续，并对领出材料的使用和保管负责。
三、 生产过程中的余料、废料、不良品应及时办理退库或报废手续。

第八条 财务部
一、 负责仓库账务的监督与核算工作，定期与仓储部核对库存总账与明细账。
二、 负责监督库存盘点工作，对盘点结果进行审核、确认和账务处理。
三、 负责对材料成本进行核算与控制。

第三章 入库管理规定

第九条 入库流程
所有材料入库必须遵循“先验收，后入库”的原则。
一、 接收入库通知：供应商送货到厂，仓管员根据采购部提供的《采购订单》或送货单，核对供应商名称、材料名称、规格型号、数量等信息。
二、 卸货与点收：核对无误后，安排卸货至待检区。仓管员需会同送货人对材料数量进行清点，并在送货单上注明实收数量。若发现数量短缺、规格不符或外包装严重破损等情况，应立即上报采购部处理。
三、 质量检验：仓管员通知品质部检验员对到货物料进行取样检验。检验期间，该批材料应悬挂“待检”标识，并与其他物料有效隔离。
四、 办理入库手续：品质部出具《检验报告》后，仓管员根据检验结果进行处理。
1. 检验合格：仓管员依据《采购订单》、《送货单》及合格的《检验报告》，填写《入库单》。《入库单》应一式三联，一联仓储部记账，一联交财务部记账，一联交采购部。
2. 检验不合格：仓管员不得办理入库手续，应将不合格品隔离存放于不合格品区，悬挂“不合格”标识，并通知采购部联系供应商办理退货或换货事宜。
3. 让步接收：经相关部门（如生产、技术、品质）会签审批同意让步接收的，仓管员方可按合格品流程办理入库，但需在《入库单》上注明“让步接收”字样。
五、 登账与上架：仓管员完成《入库单》后，应立即更新仓库账簿（或录入ERP系统），做到日清日结。随后，将物料按照指定库位上架存放，并更新货位卡信息。

第十条 其他类型入库
一、 生产退料入库：生产车间因生产节余、规格变更等原因产生的余料退库，须由车间填写《退料单》，经车间主管签字确认。仓管员核对实物与《退料单》无误后，办理入库手续，开具红字《领料单》或专门的《退料入库单》。
二、 销售退货入库：销售部门的客户退货，需凭销售部开具的、经审批的《销售退货通知单》及品质部的检验报告办理入库。
三、 借出物资归还入库：按借出时的手续，核对无误后办理入库。

第四章 出库管理规定

第十一条 出库流程
所有材料出库必须遵循“先办手续，后发料”的原则。
一、 凭证审核：仓管员发放物料，必须依据经过授权人审批的有效出库凭证，如生产部的《领料单》、销售部的《发货通知单》、行政部的《办公用品领用单》等。无有效凭证或凭证手续不全者，仓管员有权拒绝发料。
二、 备货与发料：仓管员根据凭证上的信息，按照“先入先出”的原则进行备货。发料时，仓管员与领料人需共同对物料的名称、规格、数量进行核对。
三、 办理出库手续：核对无误后，双方在出库凭证上签字确认。仓管员留存凭证作为记账依据。
四、 登账：仓管员在发料后，应立即在仓库账簿（或ERP系统）中核销相应库存，确保账物同步。

第十二条 出库类型
一、 生产领料：严格按照《领料单》发放，对于超额领料、无计划领料，需有生产主管及以上级别领导的特别审批。
二、 销售发货：严格按照《发货通知单》执行，并做好出库包装的检查。
三、 样品、借用出库：需凭相关部门主管及以上领导审批的《借用/样品申请单》办理出库，并建立台账，定期跟踪追回。
四、 报废处置出库：对于经审批确认报废的物料，需依据《报废申请单》办理出库，并有专人监督处理过程。

第五章 库存管理与盘点

第十三条 储存管理
一、 分区分类：仓库内应划分待检区、合格品区、不合格品区、退货区、报废区等，并有明显标识。合格品区内，材料应按类别、规格、批次等有序存放，做到“四号定位”（库、架、层、位）。
二、 安全防护：做好防火、防盗、防潮、防鼠、防尘、防腐蚀等工作，定期检查消防设施，确保库内温湿度适宜。贵重物品、危险品应设专库或专柜，并由专人管理。
三、 标识管理：所有库存材料均应有物料卡，标明名称、规格、批号、入库日期、数量等信息，做到物、卡、账一致。

第十四条 库存盘点
一、 盘点目的：核实库存物料的实际数量和质量状况，确保账物相符，并为库存决策提供依据。
二、 盘点方式：
1. 定期盘点：每月/每季度末进行全面盘点，由仓储部组织，财务部、生产部等相关部门派人监盘。
2. 不定期抽盘：仓储部主管或公司管理层可随时对部分物料进行抽查盘点。
三、 盘点流程：
1. 盘点前，编制盘点计划，停止仓库所有出入库作业。
2. 盘点时，采用初盘、复盘二级盘点制，确保数据准确。盘点人员在《盘点表》上记录实盘数量。
3. 盘点后，将《盘点表》数据与仓库账面数据进行核对，编制《盘点盈亏报告表》，分析差异原因。
四、 差异处理：盘点盈亏需查明原因，分清责任。对于盘盈物料，按规定办理入库手续；对于盘亏物料，属于自然损耗的，按程序报批后核销；属于人为原因造成的，追究相关人员责任，并进行相应赔偿处理。所有盘点差异的账务调整，必须经财务部审核、公司领导批准后方可执行。

第六章 附则

第十五条 本制度由公司仓储部负责解释。
第十六条 本制度自发布之日起生效。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

篇二：《材料出入库管理制度》（流程导向型操作手册）

一、 总则

为使仓库管理工作流程化、标准化，提高各岗位人员的操作效率与准确性，特制定本操作手册。本手册详细规定了材料从接收到发出的每一个操作步骤，是仓库全体员工的日常工作指南。全体人员应熟知并严格执行本手册规定的各项作业流程。

二、 入库作业标准流程（SOP）

步骤1：到货接收与信息核对
1.1 准备工作：仓管员每日上班前，应通过ERP系统或查阅采购部下发的《采购到货预报表》，了解当日预计到货情况，提前规划好卸货区域和待检区域。
1.2 车辆引导与凭证接收：供应商车辆抵达后，仓管员应引导其至指定卸货平台。接收并检查送货方提供的《送货单》，初步核对供应商名称、采购订单号是否与预报信息一致。
1.3 外观初检：在卸货前，仓管员需绕车检查货物外包装是否存在破损、浸水、严重变形等异常情况。如发现异常，应立即拍照取证，并在送货单上进行备注，同时通知采购部人员到场确认。

步骤2：卸货与数量清点
2.1 卸货作业：在确认外观无重大异常后，组织或监督卸货。卸货过程中应注意轻拿轻放，防止二次损伤。货物必须卸载于指定的“待检区”。
2.2 数量清点：仓管员需与送货司机共同对货物进行逐件清点。对于散装物料，需使用地磅等计量工具进行称重。
2.3 差异处理：
– 实收数量多于送货单数量：在送货单上注明实收数量，并通知采购部决定是否超收。
– 实收数量少于送货单数量：在送货单上注明实收数量和短缺数量，要求司机签字确认，并立即上报采购部。
– 数量清点无误后，仓管员与司机双方在《送货单》上签字确认实收数量。

步骤3：报检与质量检验
3.1 提交报检：仓管员在ERP系统中创建“收货通知单”，并将状态置为“待检”，系统将自动向品质部发送检验任务。同时，仓管员需填写《来料报检单》，连同《送货单》复印件一并送至品质部办公室。
3.2 悬挂标识：在待检物料上悬挂黄色的“待检”标识牌，标识牌上需注明物料名称、规格、数量、到货日期、供应商等信息。
3.3 配合检验：品质部检验员到场后，仓管员需积极配合其进行取样。检验期间，任何人不得擅自移动或使用该批物料。
3.4 接收检验结果：品质部完成检验后，将在ERP系统中更新检验状态，并出具纸质《IQC检验报告》。仓管员需及时领取报告。

步骤4：办理入库手续
4.1 合格品入库：对于检验结果为“合格”的物料，仓管员依据《采购订单》、《送货单》、《IQC检验报告》，在ERP系统中正式生成《入库单》。系统自动生成唯一的入库单号。打印《入库单》并签字，按规定流程送签（如需主管审核）。
4.2 不合格品处理：对于检验结果为“不合格”的物料，仓管员需将其转移至“不合格品区”，悬挂红色的“不合格”标识。严禁办理入库。等待采购部与供应商协商后的处理指令（退货或报废）。
4.3 让步接收品入库：对于“让步接收”的物料，需等到系统中附有相关领导审批同意的电子流或纸质文件后，方可参照合格品流程办理入库，并在ERP入库单的备注栏中明确标注“让步接收”。

步骤5：物料上架与账务更新
5.1 物料上架：根据物料的特性（尺寸、重量、储存要求）和仓库的货位管理原则，使用叉车等工具将合格物料运送至指定的货位。
5.2 货位卡更新：将物料信息（物料编码、名称、数量、入库日期、批次号）准确填写在对应货位的“物料卡”上。
5.3 系统账务更新：在ERP系统中，将已生成的《入库单》与具体的库位信息进行绑定，并点击“确认入库”或“过账”按钮。至此，系统库存数量正式增加，入库流程完成。确保所有操作在当日完成，做到“日清日结”。

三、 出库作业标准流程（SOP）

步骤1：接收与审核出库指令
1.1 凭证接收：仓管员通过ERP系统接收或收取纸质的《领料单》、《发货通知单》等出库凭证。
1.2 凭证审核：
– 检查凭证的审批手续是否齐全、有效。
– 核对领料部门、物料编码、规格型号、申请数量等信息是否清晰、准确。
– 查看系统中的库存是否满足申请数量。若库存不足，应及时通知领料部门和计划部门。
– 对于手续不全或信息错误的凭证，仓管员有权拒绝发料，并向申请人说明原因。

步骤2：拣货与备货
2.1 确定拣货位置：根据ERP系统或货位卡信息，定位所需物料的存放货位。
2.2 执行“先入先出”：严格按照物料批次或入库日期的先后顺序进行拣货，优先拣取存放时间最长的物料。对于有保质期要求的物料，必须严格遵守此原则。
2.3 拣货操作：从货位上取下所需数量的物料，搬运至指定的“备货区”或“发货区”。取货后，应立即更新货位卡上的库存数量。

步骤3：复核与交接
3.1 数量复核：在备货区，由另一名仓管员或领料人对所拣物料的品名、规格、数量进行二次复核，确保与出库凭证完全一致。
3.2 现场交接：复核无误后，仓管员与领料人（或提货司机）进行现场交接。双方在《领料单》或《出库单》上共同签字确认，注明交接时间。签字确认后，物料的保管责任即发生转移。

步骤4：账务处理与单据归档
4.1 系统操作：仓管员在发料完成后，应立即在ERP系统中凭已签字的出库单据进行“发货确认”或“出库过账”操作，扣减系统库存。
4.2 单据处理：将已签字确认的出库单据按日或按单号顺序整理归档。需要送交财务等其他部门的联次，应及时送达。确保所有出库操作的记录完整、可追溯。

四、 异常情况处理流程

4.1 紧急领料处理：对于无计划的紧急领料，必须持有部门经理及以上级别领导特批的《紧急领料申请单》。仓管员可优先办理发料，但事后必须补齐所有正常流程单据。
4.2 盘点差异处理：盘点中发现的账物不符，应立即停止该物料的出入库，并上报仓库主管。由主管组织复盘，查找原因（如单据错误、收发料错误、计量错误等）。查明原因后，填写《盘点差异报告》，按审批权限报批处理，凭批准后的报告调整账目。

篇三：《材料出入库管理制度》（风险控制与内审导向型范本）

第一部分：总纲——内控目标与基本原则

1.1 制度目标
本制度旨在建立和完善公司材料仓储管理的内部控制体系，通过对关键风险点的识别与控制，保障公司材料类资产的安全、完整和价值。核心目标包括：

• 资产安全：防范材料因盗窃、舞弊、损耗、毁坏等造成的损失。
• 信息可靠：确保库存数量、价值等财务和运营信息的真实性、准确性和完整性。
• 运营效率：优化仓储作业流程，降低运营成本，提高供应链响应速度。
• 合规经营：确保材料管理活动符合国家法律法规及公司内部政策。

1.2 核心内控原则

• 不相容职务分离原则：严格分离采购执行、到货验收、入库记账、库存保管、财务核算等职责。任何一人不得控制一项业务的全过程。
• 授权审批控制原则：所有材料的出入库、报废、盘亏处理等关键业务，必须经过相应层级的授权批准。
• 凭证记录控制原则：所有材料的流动必须有合法的、连续编号的凭证作为依据，并得到妥善保管，确保业务的可追溯性。
• 实物资产保护原则：采取必要的物理和技术措施，确保库存材料免受非授权接触和环境损害。
• 独立稽核原则：建立定期的内部或外部审计机制，对仓储管理制度的执行情况进行独立检查和评价。

第二部分：入库环节关键风险点与控制措施

风险点2.1：虚假采购或超量采购导致不必要的入库。

• 控制措施：
  • 仓储部入库必须以经过审批的有效《采购订单》为前置条件。
  • ERP系统设置强校验逻辑，入库数量不得随意超过订单数量的预设比例（例如5%），超额部分需触发采购经理或更高级别的电子审批流。
  • 财务部定期抽查大额或异常的采购订单与入库记录。

风险点2.2：接收不合格或数量不符的材料，造成公司损失。

• 控制措施：
  • 职责分离：仓库保管员（负责数量清点）与品质部检验员（负责质量检验）职责分离，相互独立。
  • 双重确认：到货物料的数量需由仓库保管员和送货方共同清点并签字确认。重要或高价值物料可要求第三方（如采购员）在场监收。
  • 强制检验：所有指定检验的物料，在ERP系统中必须获得品质部的“检验合格”状态后，方可激活入库记账功能。不合格品系统自动锁定，无法办理入库。
  • 异常报告机制：建立清晰的收货异常报告流程，任何数量、质量问题必须在2小时内上报至采购部和品质部，并有书面记录。

风险点2.3：入库信息不及时、不准确，导致账实不符。

• 控制措施：
  • 操作时限：规定所有合格物料必须在到货后24小时内完成所有入库手续（检验、记账、上架）。
  • 系统强制：设计系统流程，确保物理上架与系统货位更新同步完成。未录入货位信息的入库单无法最终过账。
  • 单据管理：《入库单》必须连续编号，严禁手写涂改，作废单据需完整保留并注明原因。仓管员与财务部定期核对单据的连续性。

第三部分：出库环节关键风险点与控制措施

风险点3.1：未经授权的领料或发货，导致资产流失。

• 控制措施：
  • 电子审批流：所有出库申请（领料单、发货单）必须通过ERP系统提交，并根据预设的授权矩阵（按部门、金额、物料类型）流转至相应责任人审批。
  • 权限校验：仓管员发料时，系统能自动校验出库单的审批状态，对于“未审批”或“审批中”的单据，系统将禁止其执行出库操作。
  • 签字交接：即使有系统记录，线下实物交接时仍需领料人与发料人双方在纸质单据或电子设备上签字确认，形成闭环证据链。

风险点3.2：未遵循“先入先出”原则，导致物料呆滞、过期。

• 控制措施：
  • 系统推荐：ERP系统在拣货环节应能根据批次或入库日期，自动推荐应优先出库的货位或批次号。
  • 强制执行：对于有保质期管理的物料，系统设置为若拣选的批次不符合“先入先出”或“先到期先出”原则，则无法生成出库单。
  • 定期检查：仓库主管每月对库存批次进行抽查，审计部门定期将此项作为稽核重点。

风险点3.3：出库记录与实际不符，或记录丢失。

• 控制措施：
  • 双重复核：对于高价值物料或大批量出库，要求采用“拣货-复核”双人作业模式，由不同人员完成拣货和数量复核。
  • 实时记账：规定仓管员必须在物料离库后1小时内完成系统出库操作。
  • 凭证存档：所有经签字确认的出库单据，必须由专人负责每日整理、扫描备份并按规定期限（例如5年）妥善保管，以备审计查询。

第四部分：库存保管与盘点环节的风险控制

风险点4.1：库存物料因保管不善导致毁损、变质。

• 控制措施：
  • 环境监控：对有温湿度要求的仓库，安装自动监控和报警系统。仓管员需每日记录并检查。
  • 访问控制：仓库，特别是高价值品库和危险品库，应安装门禁和视频监控系统。严格限制非仓库人员的进入，所有访客需登记并由专人陪同。
  • 定期巡检：建立仓库安全与环境日巡检、周检查制度，并保留检查记录。

风险点4.2：盘点程序不严谨，导致盘点结果失实，无法发现问题。

• 控制措施：
  • 独立监盘：年度/半年度大盘必须由财务部或内审部主导，仓储部配合。监盘人对盘点过程的合规性负责。
  • 盲盘制度：可采用“盲盘”方式，即盘点人员在盘点时不接触账面数量，仅记录实物数量，以保证盘点的客观性。
  • 差异分析与问责：所有盘点差异必须编制《盘点差异分析报告》，详细说明产生原因。对于非正常损耗，必须启动问责程序，追究相关人员责任。金额重大的差异，需上报至公司管理层及审计委员会。

第五部分：监督与审计

5.1 日常监督
仓库主管对本部门制度执行情况负首要监督责任。财务部通过日常的单据审核和账务核对，对仓储业务进行持续性监督。

5.2 定期审计
公司内审部应至少每年对仓储管理体系进行一次全面审计，审计内容包括但不限于：

• 制度的健全性与合规性。
• 关键控制措施的执行有效性。
• 抽查入库、出库、盘点等业务凭证的完整性与合规性。
• 对比分析库存周转率、库龄、损耗率等关键绩效指标。

5.3 审计报告与整改
审计结束后，内审部需出具正式的《审计报告》，明确指出发现的控制缺陷和管理漏洞，并提出改进建议。相关责任部门必须在规定期限内提交整改计划并落实整改。内审部负责对整改效果进行跟踪验证。