印信管理制度范文模板 印信公司管理制度范文

《印信管理制度》是规范组织印信刻制、保管、使用、废止等行为的重要依据。印信作为组织权威与信用的象征，其管理的规范性直接关系到组织的正常运营、权益维护及风险防范。缺乏有效的印信管理，极易引发法律纠纷，损害组织声誉。因此，建立健全《印信管理制度》至关重要，旨在明确各方职责，确保印信使用的合法性、严肃性和安全性。本文将呈现几篇不同侧重与排版的《印信管理制度》范文，以供参考。

篇一：《印信管理制度》

第一章 总则

第一条 目的与依据
为规范本组织（以下简称“本组织”）各类印信的制发、保管、使用和管理，维护本组织印信的严肃性、权威性和安全性，防范法律风险，保障本组织合法权益，根据国家相关法律法规及本组织章程，结合本组织实际情况，特制定本制度。

第二条 适用范围
本制度适用于本组织各部门、分支机构、全资及控股子公司（若有）以及全体员工。本制度所称印信，包括但不限于本组织公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人名章、部门印章、项目印章以及其他具有法律效力或代表本组织对外行使特定职权的各类实体印章和电子印章。

第三条 管理原则
印信管理遵循以下原则：
（一）集中管理、分级负责原则：本组织印信由指定部门集中统一管理，各印信使用部门及责任人分级负责具体使用与保管。
（二）合法合规原则：印信的刻制、使用必须符合国家法律法规及本组织内部规定。
（三）审批授权原则：印信的使用必须经过规定程序的审批，严禁未经授权擅自使用。
（四）登记备案原则：印信的刻制、启用、停用、销毁及每次使用均应有详细登记备案，确保可追溯。
（五）安全保密原则：印信的保管和使用过程中，必须确保其安全，防止丢失、被盗、滥用或仿冒。

第四条 管理机构与职责
（一）本组织设立印信管理领导小组（或指定综合管理部门/办公室为主要负责部门），全面负责印信管理工作的领导、监督和协调。
（二）综合管理部门（或办公室）是本组织印信的归口管理部门，具体职责包括：

1. 负责本制度的制定、修订、解释和监督执行。
2. 负责本组织各类印信（不含财务专用章、法定代表人名章）的统一刻制申请、备案、分发、回收、销毁等工作。
3. 负责建立和管理印信台账，记录印信的详细信息及变动情况。
4. 负责对印信保管和使用情况进行定期或不定期检查。
5. 负责组织印信管理相关知识的培训。
   （三）财务部门负责财务专用章及法定代表人名章（若由财务部门保管）的刻制申请、保管、使用登记及日常管理工作。
   （四）各部门、分支机构负责人为本部门/机构所使用印信（如有部门章）管理的第一责任人，负责本部门/机构印信的日常请用、合规使用及临时保管。
   （五）印信保管人（专职或兼职）由相关部门指定，具体负责印信的日常保管、领用登记、确保印章清晰、完整。

第二章 印信的刻制、启用与备案

第五条 印信刻制申请
（一）因新设立、名称变更、印信磨损、遗失或其他原因需要刻制或重新刻制印信的，由需求部门提出书面申请，填写《印信刻制申请表》，详细说明刻制原因、印信种类、数量、印模样式（如有特殊要求）等。
（二）部门印章的刻制申请需经部门负责人审核，报综合管理部门复核，最终由本组织主管领导批准。
（三）本组织公章、合同专用章等重要印信的刻制，需经本组织最高决策机构（如董事会、股东会或负责人办公会）审议批准。
（四）财务专用章、法定代表人名章的刻制申请由财务部门提出，经财务负责人审核，报本组织主管领导批准。

第六条 印信刻制与备案
（一）印信的刻制必须由综合管理部门（财务章由财务部门）统一到公安机关等有权部门指定的单位进行。严禁任何部门或个人擅自刻制印信。
（二）新印信刻制完成后，综合管理部门（财务章由财务部门）应及时办理公安机关备案手续（如需），并留存印模、领取《刻制许可证》等相关文件。
（三）新印信启用前，综合管理部门（财务章由财务部门）应发出启用通知，明确启用日期、印信名称、印模样式及使用范围，并将印模样本存档，同时更新印信台账。

第七条 印信台账管理
综合管理部门及财务部门应分别建立健全《印信台账》，详细记录以下信息：
（一）印信名称、编码（如有）、材质、规格、印模样式。
（二）刻制日期、刻制单位、批准人。
（三）启用日期、停用日期、销毁日期。
（四）保管部门、保管责任人及其变更情况。
（五）领取、交回、销毁等记录。

第三章 印信的保管

第八条 保管要求
（一）本组织公章、合同专用章、法定代表人名章（若集中保管）、财务专用章等重要印信必须存放在保险柜或带锁的专用柜中，并指定专人负责保管。保管地点应具备防火、防盗、防潮等安全条件。
（二）印信保管人必须忠于职守，严格遵守保密规定，不得将保管的印信私自交予他人或带离指定保管场所（特殊情况按规定审批）。
（三）印信保管人因故离岗（如出差、休假、离职等），必须办理印信交接手续。交接双方应在《印信交接登记表》上签字确认，并由监交人（一般为部门负责人或其指定人员）签字。交接内容包括印信实物、印信使用登记簿、未尽事宜等。
（四）部门印章可由部门指定专人保管，参照重要印信保管要求执行。

第九条 印信与空白凭证分离原则
严禁将印信与空白介绍信、空白合同、空白授权委托书、空白支票等重要空白凭证放置在一起，防止被盗用。

第十条 节假日及非工作时间管理
节假日及非工作时间，除经特别批准外，所有印信必须入柜加锁。印信保管人应确保印信安全，必要时可采取封存措施。

第四章 印信的使用

第十一条 使用原则
（一）先审批后用印：凡需使用印信，必须事先履行审批手续，严禁先用印后补办手续。
（二）专人负责盖印：各类印信均应由其保管人负责盖印，其他人员不得擅自操作。
（三）内容核对：用印前，印信保管人及用印申请人有责任对用印文件的内容、格式、审批手续的完备性进行核对，确保与批准内容一致。
（四）骑缝章与位置：重要文件（如合同、协议、重要证明等）需加盖骑缝章的，应规范操作。印章应盖在文件落款署名处或指定位置，要求清晰、端正、完整，避免覆盖重要文字信息。

第十二条 用印申请与审批程序
（一）用印申请：用印部门或个人需填写《印信使用申请审批表》，详细载明用印事由、文件名称、用印数量、用印种类、申请人、申请日期等，并附上需用印的文件。
（二）审批权限：

1. 一般性文件用印：由申请人所在部门负责人审批。
2. 对外签署合同、协议、重要承诺函等：根据合同管理制度或授权管理规定，由相关业务部门负责人、法务部门（如设）、财务部门（如涉及款项）会签后，报本组织主管领导或其授权人批准。金额重大或法律风险较高的合同，需报最高决策层审批。
3. 以本组织名义上报上级机关或政府部门的文件：由起草部门负责人审核，报本组织主要负责人或主管领导批准。
4. 涉及人事、财务等敏感事项的文件：按相应管理制度规定的权限审批。
5. 空白凭证用印：原则上禁止在空白纸张、空白凭证上盖章。确因工作特殊需要（如办理工商年检、银行事务等需预留盖章的格式文件），必须从严控制，由申请部门详细说明用途、数量及后续管理措施，经本组织主要负责人专项批准，并指定专人负责该空白凭证的后续填写、使用及核销。
   （三）电子印章的使用：电子印章的使用参照实体印章的审批流程，通过电子签章系统进行申请、审批和施盖，系统自动记录使用日志。

第十三条 用印登记
（一）每次用印后，印信保管人必须在《印信使用登记簿》上逐项进行详细登记，内容包括：用印日期、用印部门/人、文件名称及份数、批准人、印信名称、经办人（盖印人）等。用印申请审批表应作为附件与登记簿一并妥善保存。
（二）《印信使用登记簿》应连续编号，定期归档。
（三）对于用印量大的常规业务（如标准化函件），可经批准后采用批量登记或简化登记方式，但仍需保证可追溯性。

第十四条 印信外借管理
（一）本组织印信原则上不得带离本组织办公场所使用。
（二）确因工作需要（如外出办理工商、税务、银行等事务，或异地签署重要合同）必须将印信带出使用的，须从严控制。

1. 申请与审批：申请人需填写《印信外借申请审批表》，详细说明外借事由、外借印信名称、外借起止时间、使用地点、使用范围、随行人员及安全保障措施。经部门负责人、综合管理部门审核后，报本组织主要负责人或主管领导从严审批。
2. 陪同与监督：重要印信外借，必须由印信保管人或至少两名正式员工（其中一人为印信保管部门人员）共同前往，并对用印过程进行监督，确保印信在授权范围内使用。
3. 使用记录与归还：外借印信在外使用情况需详细记录，归还时，印信保管人应检查印信是否完好，并在《印信外借申请审批表》及《印信使用登记簿》上注明归还日期和状态。

第十五条 禁止行为
（一）严禁未经审批擅自使用印信。
（二）严禁在空白文件、空白合同、空白介绍信、空白授权书等空白凭证上随意加盖印信（特殊批准情况除外）。
（三）严禁超越授权范围使用印信。
（四）严禁在内容不真实、不合法、不合规的文件上用印。
（五）严禁将印信用于私人事务或与本组织业务无关的活动。
（六）严禁伪造、变造、出借、出租、转让印信。
（七）严禁在未签署完毕或内容未填写完整的文件上预盖印章。
（八）严禁未经批准复制印模。

第五章 印信的停用、移交与销毁

第十六条 印信的停用
（一）因本组织名称变更、组织结构调整、印信损坏、遗失声明期满或按规定不再使用等原因，相关印信应予停用。
（二）印信停用前，由综合管理部门（财务章由财务部门）发出停用通知，明确停用日期、停用印信名称及原因。
（三）停用的印信应及时上交综合管理部门（财务章交财务部门）封存，并在印信台账中注明停用状态。

第十七条 印信的移交
（一）印信保管人岗位变动（调离、离职等）时，必须办清印信移交手续。移交清单需列明移交印信的名称、数量、启用状态、印章状况、相关登记簿册等。
（二）交接双方及监交人（部门负责人或其指定人员）必须在移交清单上签字确认。
（三）移交手续未办妥前，原保管人不得离岗。

第十八条 印信的销毁
（一）停用印信保管一定期限（一般为三年以上，或根据档案管理规定）后，确无保留价值的，可以申请销毁。
（二）印信销毁由综合管理部门（财务章由财务部门）提出申请，列明拟销毁印信的清单及原因，报本组织主管领导或主要负责人批准。重要印信的销毁需经本组织最高决策机构审议批准。
（三）印信销毁时，必须有至少两名监销人在场（其中一人应为综合管理部门/财务部门负责人或指定代表），确保印信彻底销毁，无法恢复使用。销毁方式可采用剪切、熔化、磨碎等不可逆方式。
（四）销毁后，应填写《印信销毁登记表》，记录销毁日期、地点、印信名称、数量、监销人、批准人等信息，并拍照或录像留存证据。销毁记录及相关批准文件应永久保存。
（五）已在公安机关备案的印信，销毁前应按规定向原备案机关注销备案。

第六章 印信遗失、被盗或损毁的处理

第十九条 应急报告
一旦发生印信遗失、被盗或严重损毁事件，印信保管人或发现人必须立即向所在部门负责人和综合管理部门（财务章向财务部门）报告。相关部门负责人接到报告后，应在第一时间向本组织主管领导汇报。

第二十条 应急处置
（一）综合管理部门（财务章由财务部门）接到报告后，应立即组织核查情况，并采取以下措施：

1. 保护现场，尽可能收集证据。
2. 涉及被盗的，应立即向公安机关报案。
3. 通过本组织官方网站、公告栏或合作媒体等渠道及时发布遗失声明或作废声明，声明该印信自遗失/被盗之日起作废，凡持该印信所做的一切行为均与本组织无关，本组织不承担任何法律责任。声明内容应包括印信名称、印模（如有）、遗失/被盗时间等。
4. 追查责任，对相关责任人进行处理。

第二十一条 补刻与启用
在完成公告声明、报案等程序后，如工作需要，可按本制度第二章规定程序申请补刻新印信。新印信启用前，应再次公告。

第七章 电子印章的特别管理规定

第二十二条 电子印章的制作与认证
（一）电子印章的制作、备案、发放、变更和注销，必须委托依法设立的电子认证服务机构办理，确保其唯一性、真实性和安全性。
（二）电子印章的数字证书应妥善保管，密钥（UKey等）由专人管理，密码设置应符合安全要求并定期更换。

第二十三条 电子印章的使用与管理
（一）电子印章的使用必须通过本组织指定的电子签章系统或平台进行，并严格遵守本制度第四章关于印信使用的审批流程和权限规定。
（二）电子签章系统应具备完善的权限管理、日志记录、防篡改等功能，确保每一次用印行为都有据可查。
（三）电子印章的保管人（密钥持有人）对其保管的电子印章安全负责。密钥遗失、密码泄露等情况应参照实体印章遗失处理。
（四）电子印章签署的文件应符合《中华人民共和国电子签名法》等相关法律法规的要求，确保其法律效力。

第八章 监督检查与责任追究

第二十四条 监督检查
（一）综合管理部门（或印信管理领导小组）会同相关部门（如纪检监察、审计部门）定期或不定期对各部门、各级次机构的印信管理和使用情况进行监督检查。
（二）检查内容包括：制度执行情况、印信保管安全、用印审批手续、用印登记的规范性、有无违规使用等。
（三）对检查中发现的问题，应及时发出整改通知，限期整改，并跟踪整改结果。

第二十五条 责任追究
（一）违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重，对直接责任人及相关领导给予警告、通报批评、经济处罚、降职、撤职直至解除劳动合同等处分；构成犯罪的，依法移送司法机关处理：

1. 未经批准擅自刻制印信的。
2. 印信保管不善，导致遗失、被盗、损毁，造成不良后果或经济损失的。
3. 未按规定程序和权限擅自使用印信，或超越授权范围使用印信的。
4. 在空白文件、凭证上违规加盖印信的。
5. 违规外借印信，或将印信用于私人事务及非法活动的。
6. 伪造、变造、倒卖、出租、出借印信的。
7. 发现印信遗失、被盗后隐瞒不报或不及时采取补救措施的。
8. 用印审批或核对不严，导致错用、滥用印信造成损失的。
9. 其他违反本制度规定的行为。
   （二）因上述行为给本组织造成经济损失的，相关责任人应承担相应赔偿责任。

第九章 附则

第二十六条 本制度未尽事宜，参照国家有关法律法规及本组织其他相关规定执行。如本制度与国家新颁布的法律法规或本组织上级规定有抵触的，按国家法律法规或上级规定执行。

第二十七条 本制度由综合管理部门（或印信管理领导小组指定的部门）负责解释。

第二十八条 本制度自发布之日起施行。原相关印信管理规定与本制度不一致的，以本制度为准。

篇二：《印信管理制度》

引言：印信安全与规范使用的生命线

印信，作为组织意志与信用的外在体现，其每一次钤印均可能产生法律效力，直接关系到组织的声誉、权益与责任。为确保本组织印信在刻制、保管、使用、销毁等全生命周期内的绝对安全与高度规范，杜绝一切因印信管理不当而引发的风险，特制定本《印信管理制度》（以下简称“本制度”）。本制度旨在构建一道坚实的印信安全防线，明确各级人员职责，使印信管理成为组织稳健运营的有力保障。

一、印信管理的核心原则与组织架构

1.1 核心原则
（一）授权审批，严格控制：任何印信的使用必须基于明确的授权和严格的审批流程，杜绝随意用印。
（二）专人专管，责任到人：各类印信指定专人保管，明确保管责任，确保印信不离视线、不失控。
（三）登记详尽，全程追溯：从印信的诞生到消亡，以及每一次使用，均需有完整、准确的记录，确保任何环节可查证、可追溯。
（四）安全第一，防范风险：印信的物理安全和使用安全并重，采取一切必要措施防止遗失、被盗、伪造、滥用。
（五）监督有力，违规必究：建立常态化的监督检查机制，对违反制度的行为严肃处理，形成震慑。

1.2 管理体系与职责划分
（一）印信管理委员会（或指定高层领导）：作为印信管理的最高决策机构，负责审批重要印信的刻制与销毁，审定印信管理制度，并对重大印信管理事件做出决策。
（二）办公室（或行政部/综合部）：作为印信管理的日常执行与监督部门，负责：
1. 组织起草、修订印信管理制度及相关细则。
2. 统一管理组织级印信（如公章、合同专用章等，财务类印信除外）的刻制申请、公安备案、启用公告、保管交接、停用回收及销毁执行。
3. 建立并维护印信总台账，确保信息准确、更新及时。
4. 对各部门印信管理情况进行定期与不定期检查与指导。
5. 组织印信安全与规范使用培训。
（三）财务部：负责财务专用章、发票专用章、法定代表人名章（若由财务部保管）的刻制申请、公安备案、启用公告、日常保管、使用登记及销毁执行，并建立分台账。
（四）各业务部门/分支机构：
1. 部门负责人为本部门/机构内部印信（如有）及借用组织级印信规范使用的第一责任人。
2. 指定本部门印信管理员（可兼任），负责本部门印信的临时保管、按规定申请用印、核对用印文件内容等。
（五）印信保管员（专职/指定兼职）：
1. 严格遵守印信保管规定，确保印信存放安全。
2. 认真审核用印申请及待用印文件，无误后方可盖印。
3. 准确、及时、完整地进行用印登记。
4. 负责印信的日常清洁与维护，确保印迹清晰。

二、印信的生命周期管理：从刻制到销毁

2.1 印信的规划与刻制
（一）需求评估与申请：任何部门认为需要新刻或补刻印信，均需提交《印信刻制/补刻申请表》，详述理由、印信种类、拟定印文、使用范围及管理责任人。
（二）审批流程：
1. 部门章：由部门负责人审核后，报办公室核准，分管领导批准。
2. 组织级重要印信（公章、合同章等）：由办公室审核，报印信管理委员会（或指定高层领导）审批。
3. 财务类印信：由财务部负责人审核，报分管财务的领导及印信管理委员会（或指定高层领导）审批。
（三）定点刻制与备案：经批准后，由办公室（财务类印信由财务部）统一联系公安机关指定的刻章单位进行刻制。刻制完成后，及时办理公安机关备案手续（如需），领取相关凭证。
（四）信息录入与启用：新印信刻妥后，办公室（或财务部）应在1个工作日内将其详细信息（印模、启用日期、保管人等）录入印信台账，并向组织内部发布启用通知。旧印信（若为替换）同时按规定封存。

2.2 印信的日常保管与安全防护
（一）硬件保障：重要印信（公章、合同章、财务章、法人章等）必须存放在专用保险柜内，保险柜钥匙和密码应由不同人员分别掌管（双人双锁或密码加钥匙管理），或采用指纹、人脸识别等生物技术保险柜。部门印章也应存放于带锁文件柜中。
（二）环境要求：保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫蛀等基本条件。
（三）专人负责制：每枚印信均须明确唯一的保管责任人。保管人不得擅自将印信转交他人或带离规定保管区域。
（四）节假日封存：法定节假日、长假或非工作时段，所有印信应确保入柜上锁，必要时可加贴封条，并由保管人和部门负责人共同确认。
（五）交接程序：印信保管人发生变动（调岗、离职、长期休假等），必须办理书面交接手续。填写《印信交接清单》，详细列明印信名称、数量、状态、印油、登记簿等，交接双方及监交人（部门负责人或办公室代表）签字确认后，方可解除原保管人责任。

2.3 印信的停用、封存与销毁
（一）停用条件：组织名称变更、机构撤并、印信损坏无法使用、有效期满（如项目章）、或按规定不再需要使用的印信，应予停用。
（二）停用程序：由原使用部门或办公室（财务部）提出停用申请，说明原因，报原审批权限批准。批准后，发布停用公告，并将停用印信上交办公室（财务类交财务部）统一封存。
（三）封存管理：封存印信应单独存放，并在印信台账中注明“已停用”及封存日期。封存期一般不少于三年（或遵从档案管理规定）。
（四）销毁程序：
1. 封存期满且确认无保留价值的印信，由办公室（财务部）提出销毁申请，列出清单，报印信管理委员会（或指定高层领导）批准。
2. 销毁工作必须由办公室（财务部）组织，并有至少两名监销人（含纪检或审计人员代表更佳）在场监督。
3. 采用剪碎、熔化、磨毁等不可复原的方式彻底销毁。
4. 制作《印信销毁记录》，详细记载销毁时间、地点、印信名称、数量、销毁方式、监销人、批准人等，并附销毁过程的照片或视频资料。销毁记录永久保存。
5. 已在公安机关备案的印信，销毁前需按规定办理注销备案手续。

三、印信的规范使用与风险控制

3.1 用印申请与审批
（一）凡用印必申请：任何需要使用印信的情况（包括电子印章），均需事先填写《印信使用申请单》（可电子化），注明用印事由、文件名称、用印份数、印信种类、申请部门及申请人、日期等，并附上待用印文件（已完成最终内容确认，且履行完毕内部签批手续）。
（二）分级审批：
1. 一般事务性文件、部门内部文件用部门章：由部门负责人审批。
2. 对外常规业务函件用组织公章：由部门负责人审核，办公室负责人（或其授权人）批准。
3. 合同、协议、承诺函等法律文件：
* 标准格式、小额合同：部门负责人审核，法务（若有）会签，办公室负责人批准。
* 非标准、重要或大额合同：部门负责人、法务、财务（若涉资金）逐级审核，报分管领导、总经理（或总裁）直至印信管理委员会（或指定高层领导）依授权额度批准。
4. 财务凭证、报表用财务专用章、法人章：按财务管理制度规定的审批权限执行。
5. 严禁在空白纸张、空白合同、空白授权书等上面预盖印章。确因特殊情况（如招投标需预盖的格式文件），需提交专项申请，阐明用途、数量、后续控制措施，经总经理（或总裁）级别领导特批，并指定专人全程负责该空白盖章文件的后续管理与核销。

3.2 用印操作规范
（一）核对无误方可盖印：印信保管员在盖印前，必须严格核对《印信使用申请单》与待用印文件内容是否一致、审批手续是否齐全、签字是否真实有效。对内容不符、手续不全、存在疑点或违规事项的，有权拒绝盖印并向上级报告。
（二）清晰、端正、完整：盖印时应使用合格印油，确保印文清晰、端正、完整地压在文件落款处或指定位置，不得歪斜、模糊、缺损，避免覆盖重要文字或数字。重要文件（如多页合同）应加盖骑缝章。
（三）即时登记：每次用印完毕，印信保管员必须立即在《印信使用登记簿》（可电子化）上逐笔详细记录：用印日期时间、申请部门/人、文件名称及文号、用印种类、份数、批准人、盖印人等信息。登记簿应妥善保管，定期归档。

3.3 印信外带使用的特殊管理
（一）严格控制，非必要不外带：印信原则上一律不得带离本组织办公场所。
（二）申请与审批：确因工作需要在外使用印信（如办理工商、税务登记，异地签约等），须填写《印信外带使用申请表》，详述理由、地点、时间、用途、安全措施、随行人员，经部门负责人、办公室（财务类印信由财务部）审核后，报总经理（或总裁）级别领导从严审批。
（三）双人陪同与监督：重要印信外带，必须由印信保管人本人及另一名正式员工（通常为业务经办人）共同携带和监护，确保印信始终在视线范围内，并严格按照批准的用途和范围使用。
（四）使用记录与及时归还：外带使用情况需详细记录在案。用毕后，应立即将印信安全带回，交还保管人检查无误后入柜。外带申请表及使用记录作为用印登记的附件。

四、印信遗失、被盗、损毁、伪造的应急预案

4.1 即时报告：一旦发现印信遗失、被盗、严重损毁或疑似被伪造，相关人员必须在第一时间向直接上级、印信保管部门（办公室/财务部）及印信管理委员会（或指定高层领导）报告。不得迟报、漏报、瞒报。

4.2 紧急处置：
（一）内部核查与控制：办公室（或财务部）立即组织力量核实情况，查找原因，控制事态发展。
（二）向公安机关报案：如确认印信被盗或涉及伪造，应立即向公安机关报案，并积极配合调查取证。
（三）公告声明作废：对于遗失、被盗的印信，应立即在本组织官方网站、主要合作媒体或指定报刊上刊登作废声明，明确印信名称、编号（如有）、遗失/被盗日期，并声明自该日期起，凡利用该印信所从事的一切行为，本组织概不负责。
（四）追究责任：对因管理不善或失职渎职导致印信安全事件的责任人，依据本制度及组织相关规定严肃处理。
（五）申请补刻：在完成上述程序后，根据工作需要，按照本制度规定流程申请补刻新印信。

五、电子印章的同步管理要求

5.1 合法制作与备案：电子印章的申请、制作、变更、注销必须通过国家认可的、具备合法资质的电子认证服务机构进行，确保其法律效力及与实体印章的关联性（如需）。
5.2 密钥安全：电子印章的USB-Key（或类似介质）及登录密码视同实体印章进行管理，由专人保管，密码应定期更换且符合复杂度要求。严禁转借或泄露。
5.3 系统支持：电子印章的使用应依托安全可靠的电子签章系统，该系统须具备完善的权限控制、操作日志记录、防篡改、时间戳等功能。
5.4 审批与使用：电子印章的使用流程、审批权限、登记要求等，均参照实体印章管理规定执行，并通过电子化流程实现。
5.5 效力确认：使用电子印章签署的文件，应确保符合《中华人民共和国电子签名法》等相关法律规定，确保其法律效力。

六、监督、检查与责任追究

6.1 常态化监督：办公室（或财务部）应会同内审、纪检监察等部门，定期（如每季度或每半年）及不定期对各部门、各环节的印信管理和使用情况进行全面检查。
6.2 检查重点：制度落实情况、印信保管安全条件、审批程序的合规性、登记的完整性与准确性、有无违规用印、印油是否合格、印章是否清晰等。
6.3 问题整改：对检查中发现的问题和隐患，下发《印信管理检查整改通知书》，限期整改，并跟踪复查。
6.4 违规处理：
（一）任何违反本制度的行为，一经查实，将视情节轻重及造成后果，对直接责任人、审批人及相关负责人给予包括但不限于：内部警告、通报批评、绩效扣分、经济处罚、降职、调离岗位、解除劳动合同等纪律处分。
（二）若因违规使用印信给组织造成经济损失或名誉损害的，相关责任人除承担纪律责任外，还应承担相应的经济赔偿责任。
（三）涉嫌伪造、变造、买卖印信，或利用印信从事违法犯罪活动的，一律移送司法机关处理。

七、制度的生效与修订

7.1 本制度由办公室负责解释。
7.2 本制度自印信管理委员会（或指定高层领导）批准发布之日起生效。组织内原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。
7.3 随着国家法律法规的变化及组织管理需求的发展，办公室将适时组织对本制度进行修订完善，修订程序同制定程序。

篇三：《印信管理制度》

一、总则

为确保本单位（以下简称“单位”）印信管理的规范化、制度化，有效防范经营风险，维护单位合法权益，特制定本印信管理制度。本制度适用于单位所有类型的印信，包括公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人名章、部门章及其他业务专用章等。全体员工均须严格遵守本制度。印信管理的核心在于“统一管理、分级负责、严格审批、规范使用、全程留痕”。

二、印信的制发与保管

（一）印信的刻制与启用

1. 需求申请：凡需刻制新的印信或更换旧印信，须由需求部门填写《印信刻制（更换）申请表》，详细说明刻制（更换）理由、印信种类、规格、拟用印文等，经部门负责人签字同意。
2. 审批与办理：
   • 单位公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人名章的刻制（更换），由行政部（或办公室，下同）汇总申请，经单位主要负责人审批后，由行政部统一到公安机关批准的刻章点办理。
   • 部门章及其他业务专用章，经分管该部门或业务的单位领导批准后，由行政部统一办理。
3. 备案与启用：新印信刻制完成后，行政部负责办理公安机关备案（如法律规定需要），并留存印模样本。正式启用前，行政部应发布启用通知，明确启用日期、印信名称、印模样式及适用范围，并更新《印信登记台账》。旧印信同时按规定办理停用手续。

（二）印信的保管责任

1. 集中保管：单位公章、合同专用章由行政部指定专人（印章管理员）负责集中统一保管。财务专用章、法定代表人名章由财务部指定专人负责保管。保管人员名单需报行政部备案。
2. 安全存放：所有印信必须存放在保险柜或加锁的坚固文件柜中，确保安全。印章管理员须妥善保管保险柜钥匙或密码，不得随意交予他人。印信与空白合同、空白介绍信、空白支票等重要空白凭证必须分开存放。
3. 保管人职责：
   • 严格遵守印信管理规定，确保印信不丢失、不被盗用、不被滥用。
   • 非工作时间或节假日，印信必须入柜上锁。
   • 保管人因故离岗（出差、休假、调动、离职等），必须提前办理印信移交手续，填写《印信移交登记表》，由部门负责人（或行政部指定人员）监交，确保交接清楚无误。移交手续未办妥前，原保管人不得擅自离岗。

三、印信的使用管理

（一）用印基本原则

1. 审批在先：凡需使用印信，必须先履行审批程序，后方可用印。严禁先用印后补手续，或未经审批擅自用印。
2. 内容审核：用印申请人及审批人对用印文件的真实性、合法性、合规性负责。印章管理员在盖印前，有权对文件内容和审批手续进行最终形式审核。
3. 规范盖印：印章应盖在文件落款署名处或指定位置，确保印文清晰、完整、端正，不得覆盖重要文字。多页文件（如合同）应加盖骑缝章。

（二）用印申请与审批流程

1. 提交申请：用印人需填写《印信使用申请单》（可为电子表单），详细载明用印事由、文件名称及主要内容摘要、用印种类、用印份数、申请人、申请日期等，并附上拟用印文件（已定稿且履行完内部签批）。
2. 审批权限：
   • 一般性对外函件、内部通知等使用单位公章：由经办人所在部门负责人审批。
   • 合同、协议、承诺函等法律文件使用合同专用章或公章：
     • 标准格式、小额（具体金额标准由单位另行规定）合同：由业务部门负责人审核，行政部（或法务岗）复核后，报分管单位领导批准。
     • 非标准格式、重大或大额合同：须经业务部门负责人、财务部门（若涉及收付款）、行政部（或法务岗）会签，报单位主要负责人或其授权的更高层级审批。
   • 财务会计报告、银行票据等使用财务专用章、法人章：按单位财务管理制度及支付审批权限执行，由财务部负责人及相关领导审批。
   • 部门文件使用部门章：由部门负责人审批。
   • 禁止在空白纸张、空白合同、空白授权书上盖章。确因特殊业务需要（如办理工商年检、税务申报等需预留盖章的官方格式文本），须提交专项申请，详细说明用途、数量、后续管理及核销措施，经单位主要负责人特批，并指定专人负责，用后及时核销。

（三）用印登记与归档

1. 用印登记：印章管理员在每次盖印完毕后，必须立即在《印信使用登记簿》上逐项、如实、清晰地进行登记。登记内容包括：用印日期、用印部门/人、文件名称、文件编号（如有）、用印种类、用印份数、批准人、盖印人等。
2. 登记簿管理：《印信使用登记簿》应编号连续使用，妥善保管，定期（如每年）归档，保存期限按档案管理规定执行。
3. 用印申请单作为原始凭证，应与登记簿一同按月或按季度装订存档。

（四）印信外带使用管理

1. 从严控制：印信原则上不得带离单位办公区域。
2. 特殊情况申请：确因工作需要在外使用印信（如现场签约、办理特定政府事务），须填写《印信外带使用申请表》，详述外带事由、地点、期限、使用范围、安全保障措施、随行人员（至少两人，其中一人为印章保管人或行政部指定人员），经行政部审核，报单位主要负责人从严审批。
3. 使用与归还：外带期间，随行人员对印信安全负全责，确保按批准范围使用。用毕后立即带回，交印章管理员检查无误后入柜保管，并在《印信外带使用申请表》及《印信使用登记簿》上登记归还情况。

四、印信的停用、移交与销毁

（一）印信的停用

1. 单位名称变更、组织架构调整导致原印信不再适用，或印信发生严重磨损、损坏无法修复，或按规定到期（如项目专用章）的，应办理停用手续。
2. 停用程序：由行政部（财务类印信由财务部）提出停用申请，说明原因，报原刻制审批权限的领导批准。批准后，行政部发布停用公告，并将停用印信收回封存。

（二）印信的移交
印章保管人（包括部门印章保管人）岗位变动时，必须办理书面移交手续。填写《印信移交清单》，列明移交印信的名称、数量、状态、相关登记簿册等。交接双方及监交人（部门负责人或行政部人员）签字确认。未办妥移交手续，原保管人不得离岗。

（三）印信的销毁

1. 停用的印信在封存一定期限（通常为三年，或遵医嘱档案管理规定）后，确认无保留价值的，可申请销毁。
2. 销毁申请：由行政部（财务类印信由财务部）拟定《印信销毁清单》，说明销毁原因，报单位主要负责人或更高层级批准。
3. 销毁执行：印信销毁时，须有至少两名监销人（行政部代表、监察/审计部门代表或使用部门代表）在场监督，确保印信被彻底销毁（如剪角、磨碎、熔化等），无法复原。
4. 销毁记录：销毁后，填写《印信销毁记录表》，详细记录销毁时间、地点、印信名称、数量、监销人、批准人等，并可拍照或录像存档。销毁记录永久保存。已在公安机关备案的印信，销毁前应按规定办理注销备案。

五、印信遗失、被盗、损毁的处理

（一）紧急报告：一旦发生印信遗失、被盗或严重损毁，保管人或发现人必须立即向部门负责人及行政部（财务类印信向财务部）报告。相关负责人应在第一时间向单位主要领导汇报。
（二）应急措施：

1. 行政部（或财务部）接到报告后，应立即组织调查核实。
2. 若确认被盗，应立即向公安机关报案。
3. 及时在单位指定的报刊或官方网站上刊登遗失（或作废）声明，明确印信名称、特征，并声明该印信自遗失/被盗之日起作废，凡持该印信所从事的任何行为，单位概不负责。
4. 追查责任，对相关责任人进行处理。
   （三）补刻新印：完成公告声明、报案等手续后，如工作需要，可按本制度第二条规定程序申请补刻新印信。

六、电子印章的参照管理

若单位使用电子印章，其申请、制作、授权、使用、保管（指密钥或认证介质）、停用和注销等管理，应参照本制度中对实体印章的管理原则和流程执行，并确保符合《中华人民共和国电子签名法》等相关法律法规的要求。电子签章系统应具备可靠的身份认证、权限控制、操作日志记录和防篡改功能。

七、监督检查与责任追究

（一）监督检查：行政部会同相关部门（如监察、审计部门）负责对本制度的执行情况进行定期或不定期的监督检查。检查内容包括印信保管是否安全、用印审批手续是否完备、用印登记是否规范等。对检查发现的问题，应及时督促整改。
（二）责任追究：

1. 凡违反本制度规定，如未经批准擅自刻制或使用印信、保管不善导致印信遗失或被盗用、违规外借印信、在空白文件上盖章、用印审批或登记不规范等行为，将视情节轻重和造成后果，对直接责任人及相关管理人员给予警告、通报批评、经济处罚、调离岗位直至解除劳动合同等处理。
2. 若因违规行为给单位造成经济损失或名誉损害的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。
3. 涉嫌伪造、变造、买卖国家机关或企事业单位印章等违法犯罪行为的，依法移送司法机关处理。

八、附则

（一）本制度由行政部负责解释和修订。
（二）本制度自发布之日起施行。单位此前发布的有关印信管理的规定，凡与本制度不一致的，以本制度为准。
（三）本制度未尽事宜，按照国家有关法律法规和单位其他相关规定执行。