办公室档案管理制度 档案的规章管理制度范本

办公室档案是企业信息资产的核心，其管理水平直接影响工作效率与决策质量。为规范档案工作，确保公司文件材料的完整、安全与有效利用，建立系统化的管理制度至关重要。本制度旨在明确档案管理流程与责任，实现标准化、规范化操作，以更好地服务于公司运营与发展。下文将从不同侧重角度，呈现三篇《办公室档案管理制度》的详细范文。

篇一：《办公室档案管理制度》

第一章 总则

第一条 目的与依据
为加强公司档案管理工作，统一规范管理公司在各项经营管理活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，充分发挥档案在公司发展中的重要作用，依据国家相关档案法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条 适用范围
本制度适用于公司总部及下属各分子公司、各部门。凡是在公司经营、管理、生产、研发等各项活动中直接形成的，对公司和社会具有查考、利用和研究价值的各种载体的文件材料，均属本制度管理范围。

第三条 定义
本制度所称“档案”，是指过去和现在的公司机构、社会组织和个人在从事经营管理及其他社会活动中直接形成的，对国家、社会和个人具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。
本制度所称“文件材料”，是指档案的前身，即在各项活动中形成尚未经过立卷归档的文件。

第四条 基本原则
公司档案管理实行“统一领导、分级管理、集中保管”的原则。办公室是公司档案工作的归口管理部门，负责统筹、指导、监督和检查全公司的档案管理工作。各部门应指定专人（或兼职档案员）负责本部门文件材料的收集、整理和预归档工作。

第二章 机构与职责

第五条 档案管理机构
公司设立档案室，隶属于办公室管理。档案室配备专职档案管理员，负责公司档案的集中统一管理。

第六条 办公室职责

1. 贯彻执行国家关于档案工作的法律、法规和方针政策，制定和完善公司档案管理规章制度。
2. 统一规划全公司档案工作，对各部门的档案工作进行监督、指导和协调。
3. 负责集中管理公司级重要档案，包括但不限于行政、党群、人事、财务、合同、项目、设备、基建、科研等各类档案。
4. 组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。
5. 负责档案的鉴定、密级划分与调整、解密和销毁工作。
6. 开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的现代化。
7. 提供档案查询和利用服务，开发档案信息资源。

第七条 各部门职责

1. 各部门负责人为本部门文件材料管理的第一责任人，并须指定一名兼职档案员。
2. 兼职档案员负责本部门日常形成的文件材料的收集、登记、整理、保管和预立卷工作。
3. 确保本部门形成的文件材料齐全、完整、准确，并按照规定时间向公司档案室移交。
4. 负责本部门借阅档案的催还和保管。
5. 配合公司档案室进行档案鉴定和销毁工作。

第八条 员工职责
公司全体员工都有保护公司档案的义务，不得擅自涂改、抽取、伪造、损毁或泄露档案内容。员工调离、离职时，必须清退所有经手或借用的文件和档案。

第三章 档案的收集与归档

第九条 归档范围
凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌，具有查考利用价值的文件材料，均应归档。主要包括以下几类：

1. 行政管理类：公司章程、发展规划、决议、决定、规章制度、会议纪要、工作报告、批复、通知、函件等。
2. 党群工作类：党组织、工会、共青团等组织形成的文件材料。
3. 人事劳动类：员工名册、劳动合同、任免文件、职称评定、薪酬福利、培训记录、奖惩材料等。
4. 财务审计类：年度预决算、财务报告、会计凭证、账簿、审计报告、资产评估报告等。
5. 经营管理类：合同协议、客户资料、供应商资料、市场分析报告、招投标材料、资质证书、许可证等。
6. 项目与研发类：项目立项报告、可行性研究报告、设计图纸、技术文件、实验数据、专利申请材料、项目评审及验收文件等。
7. 设备与基建类：设备采购合同、说明书、图纸、验收单、维修记录；基建项目批文、设计图纸、施工文件、竣工验收材料等。
8. 声像与其他类：公司重大活动的照片、录音、录像、光盘；荣誉证书、锦旗、重要礼品等。

第十条 归档要求

1. 归档的文件材料必须是原件，内容真实、完整、字迹清晰、格式规范。
2. 电子文件归档时，应同时归档其元数据，并确保其格式的长期可用性。
3. 照片、录音、录像等声像档案应附有详细的文字说明，包括事由、时间、地点、人物、拍摄者等。
4. 归档的文件材料应由形成部门进行系统整理，区分不同问题、不同保管期限，并编写页码。

第十一条 归档时间

1. 年度性、常规性文件材料，应于次年第一季度内完成整理并向档案室移交。
2. 项目类文件材料，应在项目完成后一个月内完成整理并向档案室移交。
3. 设备、基建类文件材料，应在设备开箱验收或工程竣工验收后两个月内移交。
4. 特殊情况不能按时归档的，需向办公室提交书面说明。

第十二条 移交程序

1. 移交部门的兼职档案员填写《档案移交清册》，一式两份。
2. 档案室管理员对移交的档案进行清点、核对，确认数量、质量符合要求后，在移交清册上签字盖章。
3. 移交清册由移交部门和档案室各执一份，作为归档凭证。

第四章 档案的保管与利用

第十三条 保管条件
档案室应具备防火、防盗、防潮、防高温、防尘、防虫、防鼠、防光等安全设施，确保档案实体安全。档案库房、阅览室和办公室应分开。

第十四条 整理与编目
档案室管理员对接收的档案，应按照《归档文件整理规则》进行科学的分类、排列、编号、编目，编制检索工具，以便于保管和查找。

第十五条 借阅权限

1. 公司领导可直接借阅各类档案。
2. 各部门负责人可借阅本部门形成及与本部门业务相关的档案。
3. 普通员工因工作需要借阅档案，须经本部门负责人批准；若借阅非本部门档案，须经形成部门负责人和办公室主任共同批准。
4. 涉及公司核心机密的档案，须经公司总经理或其授权人批准方可查阅。
5. 外部单位及个人查阅本公司档案，须持单位介绍信，经公司主管领导批准后，方可在指定地点查阅，原则上不得外借。

第十六条 借阅程序

1. 借阅人需填写《档案借阅登记表》，写明借阅事由、档案名称、卷宗号等信息。
2. 按借阅权限履行审批手续。
3. 档案管理员核对无误后办理借出手续。
4. 借阅期限一般不超过十个工作日，到期需归还或办理续借手续。
5. 借阅的档案不得转借、拆散、涂改、污损、抽页或泄密。

第十七条 归还程序
档案归还时，档案管理员应仔细检查档案是否完好无损，核对无误后在《档案借阅登记表》上注销，并将档案放回原位。如发现档案有缺损或泄密情况，应立即报告办公室主任，并追究相关人员责任。

第五章 档案的鉴定与销毁

第十八条 档案鉴定
档案室应定期（一般为三至五年）组织成立由办公室、财务部、法务部及相关业务部门组成的档案鉴定小组，对保管期限届满的档案进行价值鉴定。

第十九条 鉴定意见
鉴定小组对档案的存毁提出意见：对失去保存价值的档案，同意销毁；对仍有保存价值的档案，可调整其保管期限；对价值重大的档案，可划定为永久保管。

第二十条 销毁程序

1. 根据鉴定意见，档案室编制《档案销毁清册》，一式三份。
2. 《档案销毁清册》须经档案鉴定小组全体成员签字，并报请公司总经理批准。
3. 销毁档案时，必须由两人以上共同监销，确保档案被彻底销毁，杜绝失密、泄密。
4. 监销人在销毁清册上签字确认，并注明销毁方式和日期。
5. 销毁清册一份由档案室永久保存，一份报办公室备案，一份随当期会计档案归档。

第二十一条 销毁纪律
严禁任何部门和个人擅自销毁公司档案。

第六章 保密与奖惩

第二十二条 保密要求

1. 档案管理人员及所有接触档案的员工，必须严格遵守公司保密制度，不得泄露档案内容。
2. 涉密档案的借阅、复制、摘录，必须严格履行审批程序。
3. 严禁在不安全的网络环境下传输、存储涉密电子档案。

第二十三条 奖励与惩罚

1. 对在档案工作中做出显著成绩的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。
2. 对违反本制度，造成档案损毁、丢失或泄密的，公司将视情节轻重，对责任人给予批评教育、经济处罚、行政处分，直至追究其法律责任。

第七章 附则

第二十四条 本制度由公司办公室负责解释。
第二十五条 本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

篇二：《办公室档案管理制度》

（侧重数字化与流程化管理）

一、 总则：迈向数字化档案管理

1.1 目的：为适应信息化发展趋势，提升档案管理效率与信息资源利用水平，建立一套以数字化为核心、流程清晰、责任明确的现代化办公室档案管理体系。本制度旨在规范电子文件与实体档案的全生命周期管理，确保公司信息资产的安全、完整与便捷利用。

1.2 适用范围：本制度适用于公司所有部门及全体员工在日常工作中创建、接收、处理和归档的各类电子文件和实体文件材料。

1.3 核心理念：

• 数字化优先：鼓励并推行无纸化办公，所有新产生的文件应优先以电子形式创建和流转。
• 流程驱动：将档案管理嵌入业务流程，实现文件在产生时即同步进行预归档处理。
• 全生命周期管理：对文件从创建、流转、归档、利用到最终处置的全过程进行闭环管理。

二、 电子档案的创建与归档流程

2.1 文件创建规范
所有员工在创建工作文件时，应使用公司统一的办公软件和模板，确保文件格式的统一性和兼容性。

2.2 文件命名规则
为保证电子文件的有序性和可检索性，所有需要归档的电子文件必须遵循以下统一命名规则：
[YYYYMMDD] – [部门简称] – [文件类型] – [文件主题描述] – [版本号]

• 示例：20231027-SCB-会议纪要-关于第四季度市场推广计划的讨论-V1.0.docx
• 部门简称：由办公室统一制定并发布。
• 文件类型：如“报告”、“合同”、“纪要”、“方案”、“函件”等。
• 版本号：最终版定稿文件版本号为Final，草稿或修订过程稿可使用V1.0, V1.1等。

2.3 元数据著录
员工在文件定稿后，有责任为文件添加必要的元数据，以便于后续的分类和检索。元数据至少应包括：

• 标题：与文件名中的主题描述一致。
• 作者/责任人：文件创建者或主要负责人。
• 创建部门：文件产生的部门。
• 关键词：3-5个与文件内容相关的核心词汇。
• 密级：分为“公开”、“内部”、“秘密”、“机密”四级，由文件创建人根据内容重要性初步判定。

2.4 归档提交流程

1. 提交入口：员工通过公司内部协同办公平台（或指定的档案管理系统）的“文件归档”模块提交需要归档的电子文件。
2. 在线填写：员工在线填写归档申请表，系统将自动抓取部分元数据，员工需补充和确认其余信息。
3. 部门审核：归档申请首先由所在部门的兼职档案员（或部门负责人）进行初审，审核文件的完整性、准确性和归档价值。
4. 档案室接收：审核通过后，文件及元数据将自动推送至公司档案管理系统。档案管理员进行复核，确认无误后，将文件正式纳入档案库，并赋予唯一的档案编号。
5. 状态反馈：归档完成后，系统将向提交人发送归档成功通知。

三、 实体档案的数字化与管理

3.1 数字化原则：对于必须以纸质形式存在的历史文件或外部接收的实体文件（如盖章合同、政府批文等），应在接收后尽快进行高质量的数字化扫描，转换为电子副本。

3.2 扫描与著录：

1. 由各部门兼职档案员或档案室管理员负责扫描。扫描应确保图像清晰、完整、无偏斜。
2. 扫描生成的电子副本应遵循与电子文件相同的命名规则和元数据著录要求。
3. 在元数据中应特别标注“实体档案已存”，并记录实体档案的存放位置编码。

3.3 实体档案保管：

• 数字化副本一经生成并归档，即成为日常查阅和利用的主要依据。
• 实体档案原件作为备查和法律凭证，应由档案室集中存放在符合标准的档案库房中，并按位置编码系统排列。
• 除特殊法定要求或审计需要，原则上不再提供实体档案原件的借阅。

四、 档案的检索、利用与权限控制

4.1 统一检索平台：公司档案管理系统是唯一的官方档案检索入口。员工可通过关键词、文件名、创建时间、部门、元数据等多维度进行全文检索或高级检索。

4.2 基于角色的访问控制（RBAC）：

• 个人权限：员工可查看和下载本人创建并归档的所有“公开”和“内部”级文件。
• 部门权限：员工可查看本部门归档的所有“公开”和“内部”级文件。部门负责人拥有更高权限。
• 项目权限：项目组成员可查看该项目相关的所有“公开”和“内部”级文件。
• 特殊权限：“秘密”及“机密”级档案的访问需要独立的、基于流程的在线授权申请。申请须经文件所属部门负责人及办公室主任（或更高层级）审批。

4.3 操作审计日志：系统将自动记录所有用户的登录、检索、查看、下载、打印等行为，形成不可篡改的审计日志，以备安全追溯。

4.4 分享与协作：

• 员工可通过系统生成文件的安全链接（可设置密码和有效期）进行分享，避免通过邮件附件等非安全方式传播。
• 严禁将档案内容截图或复制到公司外部的应用程序或社交媒体中。

五、 档案的保管期限与处置

5.1 保管期限定义：电子档案与实体档案适用相同的保管期限标准，分为“永久”、“长期（30年）”、“短期（10年）”三类。保管期限由文件的重要性和法律规定决定，在归档时由部门与档案室共同确定。

5.2 到期处置流程：

1. 系统自动筛选出保管期限届满的档案，并生成待处置清单，通知档案管理员。
2. 档案管理员将清单分发至相关源头部门进行鉴定。
3. 源头部门负责人给出“继续保留（延长保管期）”或“同意销毁”的意见。
4. 档案管理员汇总意见，编制《电子档案销毁报告》，报请主管领导审批。
5. 审批通过后，由档案管理员和信息技术部人员共同执行销毁操作。销毁操作指从服务器、备份介质中进行逻辑删除和物理清除，确保数据无法恢复。
6. 销毁操作全程留有系统记录，销毁报告永久存档。

六、 安全、培训与监督

6.1 系统安全：信息技术部负责档案管理系统的技术安全，包括数据加密、防火墙、入侵检测、定期漏洞扫描和灾备恢复计划，确保系统和数据的安全。

6.2 员工培训：办公室定期组织新员工入职培训和全员档案管理制度培训，确保每位员工了解并掌握本制度的要求，特别是文件命名、元数据著录和归档流程。

6.3 监督与考核：办公室将各部门的档案归档及时率、准确率和完整率纳入部门绩效考核范围，定期通报检查结果，对执行不力的部门和个人进行督促整改。

篇三：《办公室档案管理制度》

（侧重项目制与知识管理）

前言：以项目为核心的知识资产管理

在以项目为主要运作模式的公司中，档案不仅是历史记录，更是可复用的知识资产。每一次项目的成功经验与失败教训，都是公司最宝贵的财富。本制度旨在建立一个与项目生命周期紧密结合的档案管理体系，将零散的项目信息转化为结构化的、可传承的公司知识库，从而支持新项目决策、提升项目成功率、加速新员工成长。

第一部分：项目档案管理总则

1.1 定义：项目档案是指从项目立项、策划、执行、监控到收尾的全过程中，产生的具有保存和利用价值的所有文件、数据、图纸、模型、代码、音视频记录及重要沟通纪要的总和。

1.2 管理目标：

• 过程完整性：确保项目关键过程和决策均有文档记录，可追溯。
• 成果标准化：规范项目交付物的格式与内容，确保其完整归档。
• 知识沉淀：系统化地收集、整理和提炼项目中的知识与经验。
• 高效复用：建立便捷的检索和利用机制，使历史项目档案能够服务于新的业务活动。

1.3 责任主体：

• 项目经理（PM）：是该项目档案管理的第一责任人，负责督导项目团队成员遵循本制度，并对项目档案的完整性和及时性负总责。
• 项目团队成员：有责任按照规定，及时创建、整理和提交自己负责部分的文件材料。
• 办公室/知识管理部：作为归口管理部门，负责提供档案管理平台、制定标准、进行最终审核、组织知识转化活动，并对所有项目档案进行集中保管。

第二部分：项目启动阶段的档案管理

2.1 归档内容清单：此阶段必须形成并归档的文件包括但不限于：

• 市场与机会文件：客户需求分析报告、市场调研报告、竞争对手分析。
• 立项与决策文件：项目建议书、可行性研究报告、立项评审会议纪要、项目立项批准书。
• 合同与法律文件：与客户签订的商务合同正副本、技术协议、保密协议（NDA）。
• 初始计划文件：项目章程、项目范围说明书、初步项目管理计划、风险识别清单、干系人登记册。

2.2 操作要求：

• 项目经理在项目正式启动后五个工作日内，必须在公司指定的项目管理平台或档案系统中创建项目专属档案库。
• 项目经理负责将上述所有文件上传至该档案库的“启动阶段”文件夹中，并确保文件命名规范、版本正确。

第三部分：项目执行与监控阶段的动态档案管理

3.1 核心原则：动态归档，即“文件产生即归档”。此阶段的档案管理强调过程记录的及时性和版本控制的严格性。

3.2 归档内容清单：

• 计划与进度类：详细工作分解结构（WBS）、项目进度计划（甘特图）的各主要版本、里程碑达成报告。
• 沟通管理类：项目周会/月会纪要、专题技术研讨会纪要、重要的客户沟通会议纪要、关键决策的邮件归档（截图或导出为文件）。
• 范围与变更类：变更请求单、变更影响分析报告、变更控制委员会（CCB）评审决议。
• 质量与技术类：设计方案、技术图纸、需求规格说明书、测试计划、测试报告、代码库关键版本的快照链接、设计评审/代码审查记录。
• 成本与采购类：成本估算表、预算执行情况报告、采购订单、供应商合同、验收单。
• 风险与问题类：风险登记册的持续更新记录、问题日志、风险应对措施记录。

3.3 操作要求：

• 所有项目团队成员应在文件定稿或会议结束后两个工作日内，将相关文件上传至项目档案库的相应文件夹（如“设计文档”、“会议纪要”等）。
• 必须严格执行版本控制。文件名中应包含清晰的版本号（如_V2.1）。旧版本文件应移入“历史版本”子文件夹，不得直接覆盖或删除。
• 项目经理每周需检查项目档案库的更新情况，确保过程文件无遗漏。

第四部分：项目收尾阶段的档案归集与知识总结

4.1 最终成果归档：此阶段是项目档案完整性的关键。必须归档的文件包括：

• 交付物：最终交付给客户的全套产品、报告、软件或服务成果，以及交付清单。
• 验收文件：客户签署的项目验收报告、验收单或满意度调查表。
• 财务文件：项目最终成本决算报告、所有发票和付款凭证的复印件。
• 项目总结文件：项目总结报告、团队成员绩效评估。

4.2 知识沉淀与转化（核心环节）：

• 经验教训总结会（Lessons Learned）：项目经理必须组织全体核心成员召开项目复盘会。
• 《项目经验教训总结报告》：会议成果必须以结构化文档的形式记录下来，模板由知识管理部提供，内容应包括：
  • 项目成功的关键因素。
  • 项目过程中遇到的主要问题及其解决方案。
  • 未能解决的问题及建议。
  • 技术、管理、流程上的创新点和可推广经验。
  • 对后续类似项目的具体建议。
• 此报告是项目档案中最具价值的部分，必须归档。

4.3 操作要求：

• 项目正式关闭后十个工作日内，项目经理必须完成所有收尾阶段文件的归档，并提交完整的、经过审核的《项目经验教训总结报告》。
• 办公室/知识管理部对项目经理提交的整套项目档案进行完整性、规范性审核。审核通过后，该项目状态才可标记为“已关闭并归档”。

第五部分：项目档案的后期利用与权限管理

5.1 知识库的建立：知识管理部定期从已归档的项目中，提取具有普遍适用价值的模板、案例、解决方案和经验教训，进行二次加工和提炼，发布到公司级的知识库中，供全体员工学习和参考。

5.2 查阅权限：

• 普通员工：可查阅公司级知识库中的所有公开内容。
• 新项目团队：在启动新项目时，项目经理可申请查阅一至两个历史相似项目的完整档案（涉密部分除外），以作参考。申请需经知识管理部和原项目所属业务线负责人批准。
• 涉密信息：涉及核心技术、关键客户或财务数据的档案，访问权限受严格控制，需按公司最高保密级别申请。

5.3 利用方式：

• 新项目投标：销售和售前团队可检索历史项目方案、报价和合同，作为新标书的参考。
• 技术研发：研发人员可查阅历史项目的技术方案和代码，避免重复“造轮子”。
• 员工培训：人力资源部和各业务部门可利用典型的项目案例，开发培训课程，用于新员工和在职员工的能级提升。

第六部分：附则

6.1 工具平台：公司统一使用指定的项目管理软件和协同文档平台作为项目档案的承载工具。所有项目档案活动均须在平台上留痕。

6.2 考核与激励：项目档案管理的质量，将作为项目经理绩效考核的重要指标之一。对于在知识沉淀与分享方面做出突出贡献的项目团队和个人，公司将给予专项奖励。