个人档案管理制度内容 人事档案的管理制度

个人档案是个人身份、学历、资历等方面的证据，是记录个人学习、工作经历和德才表现的载体。规范的个人档案管理制度，是企业人力资源管理的基础，对于维护员工和企业的合法权益、促进人才合理流动、优化人才资源配置具有至关重要的意义。本制度旨在确保档案的真实性、完整性与安全性，为人才评价、选拔和使用提供可靠依据。下文将提供几篇不同侧重点的个人档案管理制度范文，以供参考。

篇一：《个人档案管理制度》

第一章 总则

第一条 目的与依据
为规范公司员工个人档案（以下简称“员工档案”）的管理，确保档案材料的齐全、真实、完整和安全，有效保护公司和员工的合法权益，提高人力资源管理工作的效率和水平，依据国家相关法律法规，并结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条 适用范围
本制度适用于公司所有在册员工（包括但不限于正式员工、试用期员工、实习生等）档案的建立、保管、使用、转递和销毁等管理活动。

第三条 管理原则
员工档案管理遵循集中统一、规范有序、安全保密、方便利用的原则。

第四条 管理部门与职责
（一）人力资源部是公司员工档案管理的归口部门，全面负责本制度的组织实施、监督检查。
（二）人力资源部指定专人（以下简称“档案管理员”）具体负责员工档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等。
（三）公司各部门有义务配合人力资源部做好本部门员工档案材料的收集和移交工作，并对材料的真实性、准确性负责。
（四）档案管理员必须具备良好的政治素养和职业道德，忠于职守，遵守纪律，严格执行保密制度。

第二章 档案的建立与接收

第五条 档案的建立
（一）新员工入职报到后，人力资源部须在规定期限内为其建立个人档案。
（二）员工档案以一人一档的方式建立，设立统一的档案袋和档案目录。档案袋封面应清晰注明员工姓名、部门、员工编号等基本信息。

第六条 档案材料的收集范围
员工档案内容主要包括以下几类：
（一）履历类材料：

1. 《员工入职登记表》；
2. 个人简历；
3. 各类申请表（如转正申请、晋升申请、调动申请等）。
   （二）身份与资格证明类材料：
4. 居民身份证复印件；
5. 学历、学位证书复印件；
6. 专业技术资格证书、职业资格证书复印件；
7. 外语、计算机等级证书等其他能力证明复印件。
   （三）录用与合同类材料：
8. 录用通知书；
9. 《劳动合同书》及相关附件、变更协议、续订协议等；
10. 《保密协议》、《竞业限制协议》等；
11. 试用期评估、考核相关材料。
    （四）考评与奖惩类材料：
12. 年度/季度/月度绩效考核表；
13. 各类评优、评先的申报及批复材料，荣誉证书复印件；
14. 违规违纪行为的处分决定、检查或说明材料。
    （五）职务与薪酬变动类材料：
15. 职务任免通知、岗位变动通知；
16. 薪酬调整通知单或相关记录。
    （六）培训与发展类材料：
17. 参加内外部培训的记录、证书或证明材料；
18. 个人职业发展规划相关材料。
    （七）离职类材料：
19. 《离职申请表》；
20. 《离职面谈记录》；
21. 《工作交接单》；
22. 《解除/终止劳动合同证明》。
    （八）其他应归档材料：
    如体检报告、党团关系材料、紧急联系人信息等。

第七条 材料归档要求
（一）所有归档材料必须为原件或经核对无误的复印件。复印件须清晰、完整，必要时需加盖“与原件相符”章并由核对人签字。
（二）各部门形成的涉及员工个人的应归档材料，应在形成后及时移交人力资源部。人力资源部负责对材料进行审核、分类、排序、编码，并填写《档案材料目录清单》，确保档案内容的系统性和完整性。
（三）员工个人信息发生变更（如学历提升、职称晋升、家庭住址变更等），应及时向人力资源部提交相关证明材料，由档案管理员更新档案信息。

第三章 档案的日常管理与保管

第八条 保管条件
（一）员工档案应存放在专用、坚固、防火、防潮、防虫、防盗的档案柜中，并实行集中统一保管。
（二）档案室应保持适宜的温湿度，保持清洁、通风。严禁在档案室内吸烟、存放易燃易爆及腐蚀性物品。
（三）档案管理员应定期对档案的保管状况进行检查，发现问题及时处理并报告。

第九条 档案的整理与数字化
（一）档案管理员应定期对库存档案进行整理，确保档案排列有序，目录清晰。
（二）公司逐步推进员工档案数字化建设。对关键档案材料进行扫描，建立电子档案数据库。电子档案应与纸质档案同步更新，并采取加密、备份等安全措施，确保信息安全。

第四章 档案的查阅与借用

第十条 查阅权限
（一）因工作需要，公司董事长、总经理、分管人力资源的副总以及人力资源部负责人可以查阅员工档案。
（二）各部门负责人因本部门人员管理工作（如晋升、调动、考核等）需要，经分管副总批准后，可在人力资源部查阅本部门员工的相关档案材料。
（三）监察、审计等部门因履行监督职责需要，经公司主要领导批准后，可查阅相关人员的档案。
（四）员工本人一般不得查阅自己的档案。如因特殊原因（如政审、公证等）确需查阅，须提出书面申请，经人力资源部负责人和分管副总批准后，在档案管理员的监督下查阅指定内容。
（五）外部单位（如司法机关、纪检监察部门等）因公需要查阅员工档案的，必须持单位介绍信和经办人有效证件，经公司主要领导批准后方可查阅。

第十一条 查阅程序与规定
（一）所有查阅人员均需填写《员工档案查阅申请表》，写明查阅目的、内容和时间。
（二）查阅必须在档案室内进行，由档案管理员陪同。
（三）查阅者必须严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。
（四）严禁在档案材料上涂改、划线、抽换、增删。查阅过程中不得损坏档案。
（五）档案原则上一律不予外借。特殊情况确需借出的，须经公司总经理书面批准，并严格履行登记和催还手续。借出期限一般不超过五个工作日，归还时档案管理员须仔细核对，确认完好无损后方可入柜。
（六）严禁私自复制、拍摄档案内容。确因工作需要复印的，须在《员工档案查阅申请表》中注明，经批准后由档案管理员负责复印，并在复印件上加盖“仅供XX使用”的印章。

第五章 档案的转递与离职处理

第十二条 档案转递
（一）员工在公司内部部门之间调动，其档案不需转递，由人力资源部更新其部门信息。
（二）员工离职，其档案按以下方式处理：

1. 具有档案保管权的单位接收：由接收单位出具调档函，人力资源部按规定通过机要通信或派专人送达的方式进行转递。
2. 档案转至户籍所在地或指定的人才服务机构：员工提供接收机构信息，人力资源部办理转递手续。
   （三）档案转出时，档案管理员应认真核对档案材料，填写《档案转递通知单》，并请接收方在回执上签字盖章后归档备查。转递过程中，必须确保档案的密封和安全。

第十三条 离职员工档案保管
（一）员工离职后，其档案应继续在公司保留一定期限（通常为两年），以备核查。
（二）保管期满后，对于已无保存价值的档案，可按规定程序进行销毁。对于有长期保存价值的档案，可转为公司历史档案永久保存或按规定移交相关档案管理机构。

第六章 档案的保密与销毁

第十四条 保密纪律
（一）员工档案属于公司机密，所有接触档案的人员（包括管理、查阅、使用人员）必须严格遵守保密纪律。
（二）严禁向无关人员泄露档案内容，严禁利用档案信息谋取私利。
（三）档案管理员离职或调动岗位，必须办好档案工作的交接手续，并继续履行保密义务。

第十五条 档案销毁
（一）对于保管期满且确实失去保存价值的员工档案，可以进行销毁。
（二）档案销毁必须履行严格的审批程序。由档案管理员提出销毁清单，经人力资源部负责人审核，报公司分管领导批准。
（三）销毁档案时，必须由两人以上共同进行监销，并在销毁清册上签字确认。监销人对销毁过程负责。销毁清册应永久保存。

第七章 责任与罚则

第十六条 对于违反本制度，造成以下后果的，公司将视情节轻重，对相关责任人给予警告、罚款、降职直至解除劳动合同等处分；构成犯罪的，依法移交司法机关处理：
（一）未按规定收集、整理、归档，导致档案材料不齐全、不真实的；
（二）玩忽职守，导致档案损毁、丢失或被盗的；
（三）违反保密规定，擅自泄露、篡改、复制档案信息的；
（四）未经批准擅自查阅、借出或销毁档案的。

第八章 附则

第十七条 本制度由公司人力资源部负责解释。
第十八条 本制度自发布之日起施行。以往有关规定与本制度不符的，以本制度为准。

篇二：《个人档案管理制度》

一、 核心原则与目标

本制度旨在构建一个以员工发展为中心、以数据驱动为基础、兼顾合规与效率的现代化个人档案管理体系。我们的管理工作遵循以下核心原则：

• 员工赋能原则： 档案不仅是管理的工具，更是员工自我认知和职业发展的资源。在保障隐私和安全的前提下，提倡档案信息的有限度开放与互动。
• 动态与实时原则： 个人档案应实时反映员工的成长轨迹、能力变化和绩效贡献，而非静止的历史文件集合。管理流程应支持信息的快速更新与迭代。
• 数据安全与隐私至上原则： 严格遵守国家关于个人信息保护的法律法规，将数据安全和员工隐私保护置于管理工作的首位，采用先进的技术手段和管理流程保障信息安全。
• 精简与高效原则： 简化档案管理流程，利用数字化工具提升档案收集、查阅和分析的效率，减轻人力资源部门的事务性负担，聚焦于战略性人力资源管理。

二、 档案内容模块化构成

为适应公司业务的灵活性和员工发展的多样性，员工个人档案由以下标准化模块构成，所有档案信息优先以电子化形式存储于公司人力资源信息系统（HRIS）中。

• 模块一：基础身份与合规模块（BI&C Module）
  • 目的： 满足法律法规要求，建立合法的雇佣关系。
  • 内容：
    • 身份证明文件（身份证/护照扫描件）。
    • 学历学位认证材料（学信网/学位网验证报告或证书扫描件）。
    • 劳动合同及所有补充协议（电子签名版或扫描件）。
    • 入职登记表、紧急联系人信息。
    • 保密、竞业限制等法律协议文件。
    • 离职相关法律文件。
  • 管理要点： 此模块为高度机密，访问权限严格限制在人力资源合规专员和核心管理层。信息一经确认，原则上不作修改，除非法律事实变更。
• 模块二：能力与技能模块（C&S Module）
  • 目的： 动态描绘员工的能力画像，为岗位匹配、项目组建和人才盘点提供依据。
  • 内容：
    • 技能矩阵： 记录员工掌握的专业技能、软件工具、语言能力等，并由员工自评和上级/同事验证。
    • 资格认证： 各类专业资格、行业认证、项目管理证书等，包含获取时间与有效期。
    • 培训记录： 内外部培训参与记录、学习成果、课程反馈。
    • 项目经历标签： 参与过的关键项目、担任的角色、做出的主要贡献（以标签化形式记录）。
  • 管理要点： 此模块鼓励员工和其直接上级共同维护更新。员工完成新的培训、获得新证书或在项目中习得新技能后，可在线提交更新申请，由上级或人力资源部审核后录入。
• 模块三：绩效与贡献模块（P&C Module）
  • 目的： 客观记录员工的绩效表现和价值贡献，作为薪酬、晋升、激励的决策基础。
  • 内容：
    • 目标与关键成果（OKR/KPI）： 历次绩效周期的目标设定及完成情况记录。
    • 360度反馈： 来自上级、下属、同事的综合反馈摘要（匿名化处理，保留关键洞察）。
    • 关键事件记录： 在工作中取得的突出成就、成功解决的重大难题、获得的客户赞誉等。
    • 奖惩记录： 公司级、部门级的正式奖励与惩戒决定。
  • 管理要点： 绩效数据由绩效管理系统自动同步。关键事件记录可由员工或其上级随时添加。此模块信息对员工本人及其管理链上的上级可见，以促进持续的绩效对话。
• 模块四：职业发展与规划模块（CD&P Module）
  • 目的： 支持员工的长期职业发展，实现个人成长与公司目标的共赢。
  • 内容：
    • 个人发展计划（IDP）： 员工与上级共同制定的短期和长期发展目标。
    • 职业兴趣与倾向测评结果： 如霍兰德、MBTI等测评报告摘要。
    • 导师辅导记录： 与导师沟通的关键议题与成长建议。
    • 晋升与轮岗意向： 员工表达的职业发展路径期望。
  • 管理要点： 此模块由员工和其直接上级主导，人力资源发展伙伴（HRBP）提供支持和资源。旨在创造一个开放、透明的职业发展沟通环境。

三、 档案管理流程与权限

• 信息采集与更新流程：
  1. 入职采集： 新员工通过自助入职门户上传BI&C模块所需材料，HR审核。
  2. 持续更新： C&S、P&C、CD&P模块的信息，主要通过HRIS系统、绩效管理系统、学习管理系统（LMS）集成或由员工/上级在线提交、审批的方式进行更新。
  3. 信息核验： 人力资源部定期对关键信息（如新增资格证书）进行抽查核验，确保数据质量。
• 访问权限体系：
  • 员工本人： 可登录HRIS系统，查阅和申请更新本人档案中除“BI&C模块”部分敏感信息外的所有内容，特别是C&S和CD&P模块。
  • 直接上级： 可查阅其直接下属的C&S、P&C、CD&P模块，用于日常管理、绩效辅导和发展支持。
  • 人力资源部（HR）： 根据职能划分拥有不同级别的访问权限。HRBP可访问其所支持业务线员工的完整档案；薪酬专员仅可访问薪酬相关数据；招聘专员可访问候选人阶段的档案信息。
  • 高级管理层： 因战略决策需要（如人才盘点、继任者计划），可申请获得授权，查阅相关范围内的员工档案摘要或分析报告。
  • 审计与合规： 在严格审批和监督下，可获得完成特定任务所需的最低必要访问权限。

四、 数据安全与生命周期管理

• 安全保障：
  • 技术层面： HRIS系统采用数据加密、访问控制、操作日志、定期安全扫描等技术手段。所有数据传输均使用加密通道。
  • 管理层面： 所有可接触档案数据的员工必须签署保密协议并接受信息安全培训。严格执行“最小权限”原则。
• 数据生命周期：
  • 创建： 员工入职时创建。
  • 保留： 员工在职期间，档案信息持续更新与维护。
  • 离职后处理： 员工离职后，其个人档案将转为“非活跃”状态。根据法律规定和公司政策，BI&C模块信息将保留指定年限。其他模块信息将进行匿名化处理，用于人力资源数据分析，之后在规定时限内安全删除。
  • 销毁： 超过法定保留期限的档案数据，将通过不可逆的技术手段进行彻底销毁，并记录销毁日志。

五、 制度的执行与监督

人力资源部信息与运营团队负责本制度的日常执行、系统维护和流程优化。公司数据保护官（DPO）或法务合规部负责监督本制度的合规性，并定期组织审计。任何违反本制度，特别是涉及数据泄露和隐私侵犯的行为，将受到公司最严厉的纪律处分，并可能承担法律责任。

篇三：《个人档案管理制度》

文件编号：SEC-HR-POL-001
密级：机密
版本：V3.0

主题：关于实行最严格个人档案安全与保密管理的规定

第一部分：总纲——最高保密原则

1.1. 根本宗旨：本规定旨在建立并执行公司最高安全级别的个人档案管理体系，确保涉及公司核心利益、关键技术、商业秘密以及员工高度敏感隐私的档案信息绝对安全。本规定的所有条款均为强制性要求，任何下位制度或操作流程均不得与之抵触。

1.2. 适用对象：本规定适用于公司所有员工的个人档案，特别是核心技术人员、高级管理人员、涉密项目参与人员以及其他由公司安全委员会认定的关键岗位人员（以下统称“核心人员”）。

1.3. 核心原则：“物理隔离、数字加密、最小权限、全程留痕、定期审计”是本规定不可动摇的五大核心原则。

第二部分：档案的分级与标识管理

2.1. 档案定级：所有员工的个人档案，一经建立，必须由人力资源部安全专员与员工所在部门负责人共同进行安全等级评定。等级分为三级：
* 绝密级（Level-3）：涉及公司最高商业机密、未公开的重大战略决策、核心知识产权发明人等信息。仅限董事长、CEO及安全委员会授权的极少数人查阅。
* 机密级（Level-2）：涉及高级管理人员、核心技术人员的详细履历、薪酬、绩效考核、背景调查报告等。
* 普通级（Level-1）：普通员工的基础档案信息。

2.2. 物理与电子标识：
* 物理档案：不同密级的档案袋必须使用不同颜色的封条。绝密级为红色，机密级为黄色，普通级为蓝色。档案袋正面显著位置必须加盖相应密级的印章。
* 电子档案：在人力资源信息系统（HRIS）中，不同密级的档案记录必须有明确的电子标签，并在访问界面以醒目的颜色或图标进行区分。

第三部分：档案的存储与保管——物理与网络双重壁垒

3.1. 物理存储：
* 存储设施：绝密级与机密级档案必须存放在位于公司核心安保区域内的特制防火、防磁、防盗保险柜中。该区域需配备24小时视频监控、红外线报警及双重门禁系统（生物识别+密码）。
* 环境控制：档案室必须配备独立的恒温恒湿系统，并有专人每日记录温湿度数据。
* 双人双锁：存放绝密级档案的保险柜实行“双人双锁”管理，即必须由两名被授权的档案管理员同时在场，使用各自保管的钥匙和密码，方可开启。

3.2. 电子存储：
* 服务器隔离：存储员工档案的服务器必须与公司外部网络进行物理隔离，或置于具有多层防火墙保护的独立网络区域（DMZ）。
* 数据加密：所有存储在服务器上的档案数据，特别是敏感字段（如身份证号、银行卡号、薪酬数据），必须使用高强度加密算法（如AES-256）进行加密存储。
* 灾备措施：每日对档案数据库进行增量备份，每周进行全量备份。备份数据同样加密，并异地存储在同等级别安全防护的设施中。

第四部分：访问控制——“非请勿入，入必留痕”

4.1. 授权审批流程：
* 任何对档案的查阅请求，无论级别，均须通过电子审批系统提交《档案访问申请单》。
* 申请单中必须详尽说明：申请人、申请查阅的档案对象、具体查阅内容（精确到字段）、查阅事由、预计查阅时间。
* 审批链：
* 查阅普通级档案：需经申请人直接上级及人力资源部负责人批准。
* 查阅机密级档案：需经申请人所在部门总监、人力资源总监及公司分管副总裁联合批准。
* 查阅绝密级档案：必须由公司安全委员会进行审议，并报请董事长或CEO最终批准。

4.2. 访问执行：
* 物理查阅：经批准后，申请人必须在指定时间、在档案管理员的全程监督下，在专门的“档案查阅室”内进行查阅。查阅室内严禁携带任何个人电子设备（手机、相机、录音笔等）。
* 电子查阅：系统会根据审批结果，在指定时间段内为申请人开放一个临时的、只读的、屏蔽了敏感信息的访问视图。严禁任何形式的截屏、复制、下载功能。
* 日志记录：每一次档案访问，无论是物理还是电子，系统都将自动生成详细的操作日志，记录：访问者身份、访问时间、访问IP地址、被访问的档案、具体操作（查阅、打印等）。该日志永久保存，不可篡改。

第五部分：档案的流转与销毁——闭环管理

5.1. 内部流转：档案在任何情况下严禁离开公司安保区域。所有审批、查阅流程均在内部完成。

5.2. 对外提供（极端情况）：
* 如遇司法、监察等国家机关依法要求调阅，必须由其提供具备法律效力的正式公函。
* 经公司法务部和最高管理层审核确认后，由两名档案管理员在监督下复印指定内容。
* 所有复印件均需逐页加盖“XX单位依申请查阅专用”章，并制作详细的移交清单，由对方经办人签字确认。

5.3. 销毁程序：
* 销毁前提：仅针对已离职员工且已超过法律规定最长留存期限的普通级档案。绝密级和机密级档案原则上永久保存。
* 销毁审批：由人力资源部提出销毁建议清单，经法务部审核合规性，报安全委员会批准。
* 销毁执行：必须由人力资源部、法务部、监察部三方派员共同监督销毁过程。
* 销毁方式：纸质档案必须使用符合保密标准的专业碎纸机进行粉碎。电子档案必须进行低级格式化或物理消磁，确保数据无法恢复。
* 销毁证明：销毁工作完成后，所有在场监销人员必须在《档案销毁证明书》上签字，该证明书永久归档。

第六部分：审计与追责

6.1. 定期审计：公司内部审计部门每半年对档案管理制度的执行情况进行一次全面审计，审计报告直接提交给安全委员会和董事会。

6.2. 违规处理：
* 任何未经授权的访问、试图破解系统、泄露档案信息、损毁档案等行为，一经发现，立即中止其所有系统权限，并由监察部介入调查。
* 经查证属实的，一律视为严重违反公司纪律，立即解除劳动合同，不予任何经济补偿，并记入个人职业诚信黑名单。
* 若行为触犯法律，公司将立即向公安机关报案，并全力配合司法调查，追究其法律责任。

第七部分：附则

7.1. 解释权：本规定的最终解释权归公司安全委员会所有。
7.2. 生效：本规定自发布之日起立即生效，凌驾于所有其他相关政策之上。