零星采购管理制度内容 零星材料采购管理制度

在企业日常运营中，零星采购因其频次高、金额小、品类杂的特点，常游离于规范化管理之外，易滋生成本失控、效率低下及内控风险等问题。为有效规范此类采购行为，建立一套权责清晰、流程简便、监控有力的《零星采购管理制度》显得至关重要。该制度旨在明确采购流程、控制采购成本、提升采购效率并防范潜在风险，确保每一笔支出都合理合规。本文将提供四篇不同侧重点的《零星采购管理制度》范文，以供参考。

篇一：《零星采购管理制度》

第一章 总则

第一条 目的
为规范公司零星采购行为，明确采购流程与各方职责，提高采购效率，有效控制采购成本，防范采购风险，确保公司资产安全与运营活动的正常进行，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。

第二条 定义
本制度所称“零星采购”，是指单次或单项采购预算金额在人民币【请填写具体金额，例如：五万元】以下，未纳入公司年度集中采购或招标采购范围的生产辅料、办公用品、劳保用品、维修备件、低值易耗品、临时性服务等紧急、偶发性的采购活动。

第三条 适用范围
本制度适用于公司所有部门及全体员工发起的零星采购活动。各部门、各级子公司及分支机构应遵照执行。

第四条 基本原则
零星采购管理应遵循以下基本原则：
（一）计划性原则：鼓励各需求部门对常用物料进行预估，尽可能减少无计划的紧急采购。
（二）经济性原则：在满足使用需求、保证质量的前提下，坚持“同质比价、同价比质、择优采购”的原则，力求以最合理的成本获取所需物资或服务。
（三）时效性原则：简化流程，快速响应，确保紧急、临时的需求得到及时满足，保障公司运营不受影响。
（四）透明性原则：采购过程应公开、透明，相关记录应完整、可追溯，主动接受内部监督与审计。
（五）合规性原则：所有采购活动必须符合国家法律法规及公司各项规章制度，严禁任何形式的违规操作。

第二章 组织机构与职责

第五条 职责划分
零星采购活动涉及需求部门、采购管理部门、财务部门及仓库管理部门，各部门职责如下：
（一）需求部门：

1. 作为采购需求的发起方，负责根据实际业务需要，提出采购申请。
2. 负责准确、清晰地描述所需物资的规格、型号、数量、技术参数、质量要求以及期望的交付时间。
3. 参与供应商的初步筛选与技术评估，对采购物资进行验收，并确认其是否满足使用要求。
4. 负责保管和使用所采购的物资，并对采购申请的真实性、合理性负责。

（二）采购管理部门（或指定归口管理部门，如行政部、综合部等）：

1. 作为零星采购的归口管理与执行部门，负责本制度的制定、修订、解释与监督执行。
2. 负责审核需求部门提交的采购申请，核实其合规性与必要性。
3. 负责组织实施采购活动，包括寻源、询价、比价、议价，并选择合适的供应商。
4. 负责签订或审核简易采购合同/订单，并跟进订单的执行情况，确保按时交货。
5. 负责建立和维护合格供应商档案，并对供应商进行定期评估。

（三）财务部门：

1. 负责审核采购申请的预算符合性，对采购资金进行管理与控制。
2. 负责审核采购相关的合同、发票、验收单等原始凭证的真实性、完整性与合规性。
3. 根据审核无误的付款申请及相关单据，办理采购款项的支付。
4. 负责采购业务的账务处理，并对采购活动进行财务监督。

（四）仓库管理部门（如适用）：

1. 负责对采购到货的物资进行数量、外观的初步清点与核对。
2. 配合需求部门进行物资的质量验收。
3. 负责办理物资的入库手续，建立台账，并进行规范化仓储管理。

第三章 采购流程管理

第六条 采购申请
需求部门因工作需要进行零星采购时，应填写《零星采购申请单》，详细注明所需物品的名称、规格型号、数量、参考单价、预估总价、用途、期望交付日期等信息，并附上必要的技术说明或图纸。申请单需由部门负责人签字审批。

第七条 采购审批
（一）审批权限：

1. 采购金额在【例如：人民币伍仟元】以下，由需求部门负责人审批后，交由采购管理部门执行。
2. 采购金额在【例如：人民币伍仟元至贰万元】之间，由需求部门负责人审批后，需经采购管理部门负责人复核批准。
3. 采购金额在【例如：人民币贰万元至伍万元】之间，需经需求部门负责人、采购管理部门负责人审批后，报请分管副总经理批准。
   （二）预算审核：所有采购申请在执行前，需经财务部门进行预算审核。对于超预算或无预算的采购项目，原则上不予批准，确属特殊情况需经公司总经理特批。

第八条 采购执行
（一）供应商选择与询价：

1. 采购金额在【例如：人民币壹仟元】以下的，可由采购执行人选择信誉良好的供应商直接采购，但需保证价格公允。
2. 采购金额在【例如：人民币壹仟元至贰万元】的，原则上应向至少两家及以上合格供应商进行询价，并制作简单的《询价比价记录表》。
3. 采购金额在【例如：人民币贰万元以上】的，必须向三家及以上合格供应商进行正式询价或谈判，并填写《采购比价审批表》，详细记录比价过程及选择理由，报相应权限人审批后确定最终供应商。
   （二）签订合同/订单：对于采购金额较大或权利义务关系复杂的采购，应签订正式采购合同。对于常规、简单的采购，可使用标准采购订单。合同或订单需明确品名、规格、数量、单价、总价、交货期、质保、支付方式等关键条款。

第九条 验收与入库
（一）到货通知：供应商交货时，采购执行人应通知需求部门和仓库管理员共同到场。
（二）数量验收：仓库管理员负责依据采购订单或送货单，核对品名、规格及数量是否相符。
（三）质量验收：需求部门负责对物资的质量、技术参数等进行专业验收，确认是否满足使用要求。对于需要安装调试的设备，应在安装调试合格后方可确认验收。
（四）验收确认：验收合格后，由需求部门和仓库管理员在《送货单》或《入库验收单》上共同签字确认。验收不合格的，应立即通知采购执行人联系供应商处理退换货事宜。
（五）入库登记：验收合格的物资，由仓库管理员办理入库手续，登记入账。无需入库直接使用的物资（如服务、现场维修等），由需求部门在发票或相关单据上注明“已验收合格”并签字确认。

第十条 付款结算
（一）凭证准备：采购执行人或需求部门在申请付款时，应集齐以下有效凭证：经审批的《零星采购申请单》、采购合同/订单、供应商开具的合法有效发票、《入库验收单》或经需求部门签字确认的验收证明。
（二）付款审批：财务部门依据上述凭证，核对信息的一致性（即“三单匹配”：订单、入库单、发票），确认无误后，按照公司财务审批流程办理付款手续。
（三）付款方式：原则上应采用银行转账等非现金方式支付，减少现金交易。对于特殊情况需现金支付的，需严格按照公司现金管理规定执行。

第四章 监督与考核

第十一条 监督检查
公司审计部门或指定监督部门有权对零星采购活动的全过程进行定期或不定期的抽查与审计，检查内容包括采购流程的合规性、价格的合理性、采购物资的真实性等。

第十二条 违规处理
对于在零星采购活动中违反本制度规定的部门或个人，公司将视情节严重程度，给予通报批评、经济处罚、降职降级等处理；对于存在弄虚作假、收受回扣、徇私舞弊等严重违纪违法行为的，一经查实，将予以开除，并保留追究其法律责任的权利。

第五章 附则

第十三条 紧急采购
对于因突发事件（如安全事故、设备重大故障等）必须立即进行的紧急采购，可适当简化流程，实行“先执行，后补报”的原则。经办人需第一时间口头或通过即时通讯工具向分管领导汇报并获得批准，采购完成后在三个工作日内按规定补办所有书面审批手续。

第十四条 制度解释
本制度由公司采购管理部门负责解释。

第十五条 生效日期
本制度自发布之日起正式施行。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

篇二：《零星采购管理制度》

一、 前言：为何要规范零星采购？

在日常工作中，我们经常会遇到需要购买少量办公用品、一个紧急的设备配件、或是一次临时的维修服务。这些采购看似“零星”，但日积月累，不仅构成了公司一笔不小的开支，其管理过程中的随意性也可能带来效率低下、成本虚高、甚至廉洁风险。为了让每一次采购都变得简单、高效、透明，让每一分钱都花在刀刃上，我们制定了本操作指引，旨在为所有同事提供一个清晰、实用的零星采购行动指南。

二、 核心理念：授权、高效、可追溯

本制度的核心是：在有效控制风险的前提下，最大程度地简化流程，将决策权适度下放给最了解需求的一线部门，同时确保每一个环节都有据可查，实现效率与管控的平衡。

三、 零星采购的界定

当您需要采购的物品或服务，同时满足以下两个条件时，请遵循本指引：

1. 金额上限：单次采购的总金额不超过人民币【例如：三万元】。
2. 非集采范围：不属于公司已签订长期协议或已纳入年度集中采购目录的物料或服务。
   （具体集采目录请参考行政部发布的《年度集中采购清单》）

四、 采购全流程分步指南

步骤一：我需要买东西——发起申请

1. 登录系统/填写表单：登录公司OA系统，进入“采购申请”模块，或领取并填写纸质版《零星采购申请表》。
2. 说清楚你要买什么：这是最关键的一步！请务必清晰、准确地填写以下信息：
   • 物品/服务名称：越具体越好，例如“得力5301订书机”，而不是“订书机”。
   • 规格/型号/技术要求：例如“A4，70克”、“适用于XX型号设备”、“要求工程师有3年以上相关经验”。
   • 数 量：请准确填写。
   • 预估单价与总价：您可以通过网络搜索或向常用供应商咨询，得出一个大致靠谱的价格。
   • 需求理由：简单说明为什么要买这个东西，例如“项目冲刺阶段，补充办公耗材”、“设备XX部件损坏，急需更换”。
   • 期望到货日期：请给采购同事留出合理的操作时间。
3. 提交审批：填写完毕后，提交给您的直接上级（部门经理/主管）审批。

步骤二：领导同意了——采购执行

您的申请经部门负责人批准后，将根据金额大小进入不同的执行路径：

• 路径A：金额 ≤ 【例如：2000元】（授权部门自行采购）
  1. 自行询价与购买：您或您部门指定的同事，可以在授权范围内自行联系供应商或通过正规电商平台（如京东、天猫企业购等）进行采购。请务必本着为公司节约成本的原则，选择性价比最高的方案。
  2. 索要正规发票：务必向商家索取公司抬头的增值税普通或专用发票，发票内容需与实际采购物品一致。
  3. 先采购后报销：可选择由个人垫付后走报销流程，或申请备用金进行支付。
• 路径B：【例如：2000元】 < 金额 ≤ 【例如：三万元】（归口部门集中办理）
  1. 申请单流转：您的申请单在部门负责人批准后，会自动（或由您手动）转交至【行政部/采购部】。
  2. 专业询价比价：【行政部/采购部】的同事会接手处理。他们会根据您的需求，利用专业渠道寻找至少2-3家供应商进行比价，并选择最优的供应商。
  3. 下单与跟进：确定供应商后，他们会负责下单、签订简易合同，并全程跟进到货情况，确保满足您的使用需求和时间要求。您只需耐心等待并随时准备好配合验收即可。

步骤三：东西收到了——验收与确认

1. 共同验收：无论是您自行采购还是归口部门采购，物品送达后，请您务必亲自或指派专人进行验收。
   • 对数量：看看送来的数量和您申请的是否一致。
   • 对质量：检查物品外观是否完好，规格型号是否正确，是否满足您当初提出的技术要求。如果是服务类采购，请确认服务内容是否已按要求完成。
2. 签字确认：验收无误后，请在送货单或《验收确认单》上签字。您的签字，代表着公司确认收到了合格的物品/服务，这是后续付款的重要依据。如果发现问题，请立即拒收并第一时间联系采购经办人或供应商处理。

步骤四：为采购买单——报销与付款

• 对于自行采购（路径A）：
  1. 准备报销材料：请将①经审批的《零星采购申请表》、②您签字确认的《验收证明》（可以是签字的送货单）和③供应商开具的原始发票，三者一同粘贴在报销单上。
  2. 提交财务报销：按公司财务报销流程提交，等待审核付款。
• 对于归口部门采购（路径B）：
  1. 移交单据：采购经办人会整理好所有单据，包括采购申请单、比价记录、合同/订单、验收单和发票。
  2. 财务直接支付：采购经办人会向财务部发起对供应商的直接付款申请。整个过程无需您操心，财务部会直接将款项支付给供应商。

五、 特殊情况处理

• 十万火急怎么办？（紧急采购）
  遇到生产停线、安全隐患等极端紧急情况，允许“特事特办”。您可以先通过电话或即时消息获得您的部门负责人及分管领导的口头批准，立即进行采购。但事后必须在【例如：2个工作日】内，补齐所有的书面申请和审批手续。
• 网上买东西可以吗？
  当然可以！公司鼓励通过正规、信誉良好的电商平台进行采购，这样通常价格透明、配送快捷。但请务必选择“企业采购”模式，并确保能开具公司抬头的正规发票。

六、 我们的约定（行为准则）

1. 诚信正直：严禁虚报采购需求、虚开发票、与供应商恶意串通、收受任何形式的回扣或好处。
2. 公私分明：公司采购的物品仅限用于公司业务，严禁为个人购买物品后以公司名义报销。
3. 节约成本：请像花自己的钱一样，为公司的每一笔采购精打细算。

遵守以上流程和准则，不仅能保护您自己，也是在为公司的健康发展贡献力量。让我们一起，让零星采购变得更简单、更阳光！

篇三：《零星采购管理制度》

第一条：总则与风险控制目标
为加强公司内部控制，防范零星采购活动中可能出现的预算超支、资产流失、效率低下及舞弊等风险，确保采购行为的合规性、经济性和透明度，依据《中华人民共和国会计法》、《企业内部控制基本规范》及其配套指引，结合公司实际情况，制定本制度。本制度的核心风险控制目标在于：确保所有零星采购交易的真实性、合法性；保障采购资产的安全与完整；提升采购资金的使用效益；防止并及时发现、纠正采购过程中的差错与舞弊行为。

第二条：岗位职责分离与不相容职务控制
为建立有效的内部制衡机制，零星采购业务中的不相容职务必须严格分离，主要包括：

1. 申请与审批分离：采购需求申请人不得审批自己的采购申请。
2. 审批与执行分离：采购申请的最终审批人不得兼任该项采购的执行人（询价、下单）。
3. 执行与验收分离：采购执行人不得作为唯一的验收人，必须由需求部门或独立的验收岗位进行验收确认。
4. 验收与付款记录分离：负责实物验收的人员不得兼任该项采购的会计记录工作。
5. 付款审批与支付执行分离：财务部门内，负责审核付款申请的岗位与负责执行资金支付（如网银操作）的岗位应相互独立。
   各部门负责人及分管领导对本部门职责范围内的岗位分离制度执行情况负有监督责任。

第三条：预算授权与审批权限控制
所有零星采购必须纳入部门预算管理。

1. 预算编制与下达：各部门应在年度预算中对常规的零星采购项目（如办公用品、维修费等）进行合理预估。财务部门负责审核、汇总并下达年度预算。
2. 预算执行控制：财务系统应对各部门的零星采购预算执行情况进行实时监控和预警。任何采购申请在提交时，必须关联到具体的预算项目。
3. 分级授权审批：公司建立严格的采购金额分级授权审批体系，任何人都不得越权审批。
   • 一级权限（预算内，单次金额【例如：5000元】以下）：由需求部门负责人审批。
   • 二级权限（预算内，单次金额【例如：5000元至20000元】）：由需求部门负责人审批后，须经采购归口管理部门负责人会签。
   • 三级权限（预算内，单次金额【例如：20000元至制度上限】）：须经需求部门、采购归口管理部门、财务部门负责人及分管副总经理逐级审批。
4. 预算外及超预算采购控制：对于预算外或超预算的采购申请，必须提交专项申请报告，详细说明原因、必要性及对公司运营的影响，经财务总监审核后，报请总经理或更高层级（根据公司授权体系）进行特别审批。无特批手续的预算外及超预算采购，财务部门有权拒绝支付。

第四条：供应商准入与管理控制
为防止与不合格或存在利益关联的供应商交易，必须建立供应商管理控制机制。

1. 供应商选择标准：选择供应商应综合考量其资质、信誉、产品质量、价格、服务及交付能力。对于长期或大额的零星采购供应商，应将其纳入合格供应商名录管理。
2. 利益冲突声明：所有参与采购的人员，如发现备选供应商与本人或其近亲属存在任何形式的利益关联，必须主动申报并回避。采购决策过程中，应优先避免与存在利益冲突的供应商交易。
3. 比价与议价程序控制：
   • 单次采购金额超过【例如：1000元】的，必须有比价程序。
   • 金额在【例如：1000元至10000元】的，要求至少有两家供应商的书面或有记录的口头报价。
   • 金额超过【例如：10000元】的，必须获取至少三家供应商的正式书面报价单，并进行记录归档。
   • 所有比价记录、选择特定供应商的理由必须文件化，作为采购档案的一部分备查。

第五条：验收与支付环节的内部控制
验收与支付是采购循环的最终控制点，必须确保单据链的完整与匹配。

1. 实物/服务验收控制：
   • 验收工作必须由两人或以上共同执行，其中至少一人为最终使用人或具备相应专业知识的人员。
   • 验收必须严格依据采购订单或合同约定的规格、数量、质量标准进行。
   • 验收完成后，必须生成书面的《验收报告》或在送货单上进行详细的多人签收确认，任何瑕疵或不符之处均需注明。
2. 发票审核控制：财务部门在收到发票后，必须严格审核其合法性、真实性和准确性，包括发票抬头、税号、开票内容、金额等是否与公司信息和采购事实相符。
3. “三单匹配”原则：财务部门在处理付款前，必须严格执行“三单匹配”的审核原则，即：采购订单/合同、入库/验收单、发票，三者关键信息（如品名、规格、数量、单价、总金额等）必须相互一致。对于服务类采购，应以服务确认单或验收报告替代入库/验收单。任何不匹配的情况，必须查明原因并获得合理解释和适当批准后，方可支付。

第六条：记录保存与审计监督

1. 档案管理：所有与零星采购相关的文档，包括采购申请单、审批记录、比价文件、合同/订单、验收单据、发票及付款凭证等，必须按项目或时间顺序完整归档，并至少保存【例如：五年】以备查。
2. 内部审计：内部审计部门应将零星采购作为常规审计项目，定期对各部门的采购活动进行抽样审计，重点检查制度的遵循情况、采购价格的公允性、是否存在潜在的舞弊风险等。
3. 问责机制：对于审计中发现的违反本制度的行为，将启动问责程序。对责任人进行约谈、警告、经济处罚等，对造成公司重大损失或涉及违法犯罪的，将移交司法机关处理。本制度的执行情况将纳入相关部门及个人的年度绩效考核。

篇四：《零星采购管理制度》

（基于数字化采购平台的管理规范）

1. 引言：迈向智慧采购

随着公司数字化转型的深入，传统的、基于纸质单据流转的零星采购模式已无法满足现代企业对效率、透明度和数据驱动决策的要求。为充分利用公司引进的【XXX集成采购管理平台】，实现零星采购业务全流程线上化、自动化和智能化管理，特制定本制度。本制度旨在规范平台使用行为，明确线上流程节点与权限，提升采购协同效率，沉淀采购数据资产，为公司降本增效提供有力支撑。

2. 适用范围与平台登录

本制度适用于公司所有部门通过【XXX集成采购管理平台】（以下简称“平台”）发起的，单次预算金额在人民币【例如：五万元】以下的非招标、非集中框架协议采购。
所有员工须使用个人工号及密码登录平台，并对本人账号下的所有操作行为负责。严禁将账号转借他人使用。

3. 线上采购工作流管理

3.1. 需求提报：从“需求”到“请购”

• 创建采购申请（PR）：需求部门员工登录平台，进入“采购申请”模块，通过系统内置的物料库选择标准物料，或手动填写非标物料/服务信息。
• 结构化信息填写：系统将引导用户填写所有必填字段，包括：物料编码/名称、规格型号、数量、单位、期望交付日期、收货地址、项目/成本中心代码等。系统将自动关联部门预算，并实时显示预算可用额度。
• 上传附件：如有技术规格书、样品图片、市场调研截图等，可作为附件上传，为后续环节提供决策依据。
• 提交至工作流：确认信息无误后，点击“提交”，采购申请将根据预设的审批规则自动流转至下一节点。

3.2. 智能审批流：规则驱动，权责清晰

• 自动化流转：平台已根据公司的组织架构和授权体系，预设了多维度的审批流规则（如按金额、物料类别、成本中心等）。申请单提交后，系统自动推送给正确的审批人（如部门经理、财务预算岗等）。
• 移动审批：审批人会通过邮件、APP推送等方式收到待办提醒，可随时随地在移动设备上查阅申请详情及附件，并进行“批准”、“驳回”或“转办”操作，大大缩短审批周期。
• 审批过程留痕：所有的审批意见、驳回理由和流转记录都将被系统完整记录，形成不可篡改的电子痕迹，便于事后追溯。

3.3. 电子化寻源与供应商协同

• 自动寻源推荐：对于已批准的采购申请，系统可根据物料类别，自动向平台内的合格供应商或历史交易供应商推送询价请求（RFQ）。
• 在线报价与比价：供应商通过其专属的“供应商门户”在线查看询价信息并进行报价。报价截止后，系统可自动生成多维度、可视化的比价报告，直观展示各家供应商的价格、交期、付款条件等差异，供采购员决策。
• 供应商主数据管理：平台集中管理所有供应商的基础信息、资质文件、历史交易记录和绩效评价。任何新供应商的引入都需经过线上的准入审批流程。

3.4. 电子订单（PO）与合同管理

• 一键生成订单：采购员在比价界面选定中标供应商后，系统可一键引用采购申请和中标报价信息，自动生成标准格式的电子采购订单（PO）。
• 线上确认与送达：生成的PO通过平台直接发送给供应商，供应商在线“接单”确认，整个过程无纸化，高效且具备法律效力。对于需要签订正式合同的，也可通过平台的电子签章功能完成在线签署。
• 订单状态实时追踪：从订单确认、供应商发货、物流更新到最终交付，订单的每一个状态节点都可以在平台上实时查看，需求部门可随时了解采购进展。

3.5. 数字化收货与入库

• 扫码收货：物资到货后，仓库管理员或需求部门员工可使用移动端APP扫描送货单上的二维码或条形码，系统自动调出对应的采购订单信息。
• 线上确认验收：核对实物与订单信息无误后，在线填写实际收货数量，并对质量情况进行确认或备注。验收信息实时同步至平台，触发后续流程。
• 系统库存更新：对于需入库的物资，验收确认后，系统自动更新ERP或WMS中的库存数据，实现业务与库存的实时同步。

3.6. 财务集成与智能对账支付

• 发票协同与校验：供应商通过门户上传电子发票或录入发票信息，平台可与税务系统对接，自动校验发票真伪。
• 三向自动匹配：平台系统将自动对采购订单（PO）、**收货记录（GR）和发票（Invoice）**进行匹配。只有当三者信息完全一致时，系统才会生成“待付款”凭证。
• 无缝对接财务系统：匹配无误的付款凭证将自动推送至公司财务/ERP系统，由财务人员复核后，按约定的付款周期执行支付。整个过程高度自动化，减少了人工核对的错误和延迟。

4. 数据分析与持续优化

平台将所有零星采购的交易数据进行汇集，形成多维度的采购数据看板。管理层和采购部门可以实时查看各部门的采购支出、品类分析、供应商绩效、采购周期等关键指标，通过数据洞察发现成本节约和流程优化的机会，实现从“被动响应”到“主动管理”的转变。

5. 附则

本制度是对公司现有采购管理制度在使用数字化平台场景下的补充和细化。如遇平台故障或特殊线下交易，应参照公司基础采购管理规定，并在事后及时将相关信息补录至平台，确保数据完整性。本制度由信息技术部与采购部共同负责解释和维护。