打印室管理制度 单位文印室管理制度

打印室作为日常工作和信息流转的重要环节，其规范化管理直接关系到办公效率、资源节约和信息安全。无序使用不仅可能导致设备加速损耗、耗材过度浪费，还潜藏着信息泄露的风险。因此，制定并执行《打印室管理制度》显得尤为重要和必要。这不仅有助于优化资源配置、降低运营成本，也是提升整体管理水平的体现。结合《社区服务计划》中关于提升服务效率与质量的目标，规范打印室管理能更好地支撑各项服务工作的开展。本文将呈现几篇不同侧重、格式各异的《打印室管理制度》范文，以供参考。

篇一：《打印室管理制度》

第一章 总则

第一条 为规范打印室的管理，提高打印设备的使用效率，节约资源，降低办公成本，确保信息安全，结合本单位实际情况，特制定本制度。

第二条 本制度适用于本单位所有部门及员工对打印室设备及资源的使用与管理。

第三条 打印室的管理工作由行政部（或指定部门）负责，指定专人（以下简称管理员）负责日常维护、耗材管理、使用监督等具体事宜。

第二章 打印室环境与设备管理

第四条 打印室应保持整洁、干燥、通风，环境温度和湿度应符合打印设备的要求。严禁在打印室内堆放杂物、易燃易爆物品，禁止吸烟及饮食。

第五条 管理员负责打印室内所有设备（包括打印机、复印机、扫描仪、电脑等）的日常保养与维护工作，确保设备处于良好运行状态。

第六条 建立设备台账，详细记录设备型号、购置日期、保修期限、维修记录等信息。

第七条 设备出现故障时，使用者应立即停止操作，并及时通知管理员。管理员应尽快联系专业维修人员进行维修，并做好维修记录。任何人不得擅自拆卸、修理打印设备。

第八条 定期对打印设备进行清洁和保养，包括清理内部灰尘、检查部件磨损情况等。保养周期根据设备使用频率和厂商建议确定。

第九条 打印设备驱动程序和相关软件的安装、更新由管理员统一负责，确保软件的兼容性和安全性。

第三章 耗材管理

第十条 打印室使用的纸张、墨盒、硒鼓等耗材由行政部（或指定部门）统一采购、登记、存储和发放。

第十一条 建立耗材库存台账，实时记录耗材的种类、规格、数量、入库日期、领用情况等信息，确保库存清晰。

第十二条 设定耗材安全库存量，当库存低于安全线时，管理员应及时申购，避免因耗材短缺影响正常工作。

第十三条 耗材存储应符合要求，纸张需防潮、防尘，墨盒、硒鼓应按说明存放，避免高温、阳光直射。

第十四条 领用耗材需履行登记手续，注明领用人、部门、日期、耗材种类及数量。管理员负责核对与发放。

第十五条 鼓励使用环保耗材和再生纸。废弃墨盒、硒鼓应按环保规定进行回收处理，不得随意丢弃。

第四章 使用规定与操作流程

第十六条 本单位所有员工均有权按规定使用打印室设备，但需遵守本制度。外来人员原则上不得使用打印室设备，确需使用的，须经行政部（或指定部门）批准并由内部员工陪同。

第十七条 使用者在使用打印设备前，应检查设备是否正常，纸张、墨粉/墨水是否充足。

第十八条 打印操作流程：

1. 开启设备电源（如设备处于关闭状态）。

2. 在电脑上选择需要打印的文件，设置打印参数（如打印份数、单双面、色彩模式、纸张大小等）。

3. 确认无误后，发送打印任务。

4. 打印完成后，及时取走文件，检查打印质量。

5. 如长时间无人使用，应关闭设备电源。

第十九条 复印操作流程：

1. 开启设备电源。

2. 将原稿放置在扫描面板或送稿器。

3. 设置复印参数（份数、缩放比例、单双面、深浅度等）。

4. 按“开始”键进行复印。

5. 复印完成后，取走原稿和复印件。

第二十条 扫描操作流程：

1. 开启设备电源和连接的电脑。

2. 将原稿放置在扫描面板或送稿器。

3. 在电脑上启动扫描软件或使用设备扫描功能键。

4. 设置扫描参数（分辨率、色彩模式、文件格式、保存路径等）。

5. 执行扫描，完成后确认文件已保存。

第二十一条 使用者应爱护打印设备，规范操作，避免因操作不当造成设备损坏或耗材浪费。如遇卡纸等常见问题，可参照设备提示或简单操作指南自行处理，无法解决时应及时联系管理员。

第二十二条 提倡节约用纸，具体措施包括：

1. 非正式文件尽量使用双面打印或草稿模式打印。

2. 打印前仔细预览，确认无误后再打印，避免重复打印。

3. 可利用的单面废纸可收集用于打印草稿。

4. 对于小篇幅内容，可考虑多页合并打印。

第二十三条 禁止使用打印室设备打印与工作无关的内容，包括但不限于个人资料、娱乐信息、盗版书籍、非法宣传品等。

第二十四条 打印、复印涉密文件，必须严格遵守国家和单位的保密规定，采取必要的保密措施，如专人操作、即时取件、妥善处理废弃页等。涉密文件打印复印需按规定履行审批登记手续。

第五章 安全与保密

第二十五条 打印室门禁应严格管理，非工作时间或无授权人员不得擅自进入。

第二十六条 连接打印设备的电脑应安装杀毒软件并定期更新病毒库，禁止安装来历不明的软件，禁止接入未经许可的外部存储设备。

第二十七条 涉及敏感信息或内部资料的打印、复印件，使用者应在打印/复印完成后立即取走，不得遗留在打印机出纸口或工作台上。

第二十八条 作废的或不再需要的文件（尤其是含有敏感信息的），应使用碎纸机彻底销毁，不得随意丢弃。

第二十九条 如发现任何可能危及信息安全的行为或隐患，应立即向管理员或相关部门报告。

第六章 责任与处罚

第三十条 管理员职责：

1. 负责打印室的日常管理，保持环境整洁。

2. 负责设备的日常维护、保养和报修。

3. 负责耗材的申购、入库、保管、发放和登记。

4. 监督检查设备使用情况，指导使用者正确操作。

5. 定期统计打印量和耗材消耗情况，提出成本控制建议。

6. 落实安全与保密措施。

第三十一条 使用者责任：

1. 遵守本管理制度，爱护设备，节约耗材。

2. 按规范流程操作设备，及时报告故障。

3. 妥善保管打印、复印的文件，遵守保密规定。

4. 对因个人操作不当或违反规定造成的设备损坏、耗材浪费或信息泄露承担相应责任。

第三十二条 对于违反本制度的行为，视情节轻重给予以下处理：

1. 对于轻微违规，如浪费纸张、打印无关内容等，由管理员或部门负责人进行批评教育。

2. 对于多次违规或造成设备损坏、耗材严重浪费的，除要求赔偿损失外，将给予内部通报批评。

3. 对于打印非法内容、泄露涉密信息等严重行为，将依据国家法律法规和单位相关规定严肃处理，直至追究法律责任。

第七章 附则

第三十三条 本制度由行政部（或指定部门）负责解释。

第三十四条 本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第三十五条 本制度将根据实际运行情况和管理需要适时修订。

篇二：《打印室管理制度》

引言

为确保打印室资源的有效利用，维护办公秩序，强化成本控制意识，保障信息安全，特制定本《打印室管理制度》。本制度旨在明确各方职责，规范操作行为，为全体员工提供一个高效、便捷、安全的打印环境。全体员工应充分认识本制度的重要性，自觉遵守各项规定。

第一部分：管理架构与职责

1.1主管部门：信息技术部（或行政办公室）是打印室的主管部门，负责制度的制定、修订、监督执行以及打印室的整体规划与资源配置。

1.2日常管理：主管部门指定1-2名打印管理员，负责打印室的日常运行管理，包括：

设备的日常检查、清洁、保养和简单故障排除。

耗材（纸张、墨盒、硒鼓等）的申领、库存管理、分发登记。

打印日志的记录与核查（如使用管理软件）。

用户使用指导与培训。

安全巡查，确保打印环境安全。

处理用户反馈和报修请求。

1.3使用者职责：所有使用打印室设备的员工均需：

熟悉并遵守本管理制度。

爱护公物，规范操作，节约资源。

对所打印、复印、扫描的内容负责，遵守保密规定。

发现设备故障或异常情况及时向管理员报告。

保持打印区域的整洁。

第二部分：打印权限与身份认证

2.1权限分配：原则上，本单位所有在职员工均拥有使用打印室设备的权限。特殊岗位或涉密打印需求可能需要额外授权。

2.2身份认证：为加强管理和成本核算，推荐采用以下一种或多种认证方式：

刷卡认证：员工使用个人工卡在打印设备上刷卡后方可进行打印、复印、扫描操作。系统自动记录使用者信息和使用量。

用户名密码认证：员工在打印或使用设备前需输入个人账号和密码进行身份验证。

部门代码认证：对于公共设备，可要求使用者输入部门代码，以便进行成本分摊。

2.3权限变更：员工入职、离职、岗位变动时，主管部门应及时更新其打印权限。离职员工的打印权限应在其离职前注销。

2.4临时访客：外部访客如确需使用打印设备，须由接待部门负责人提出申请，经主管部门批准，并由内部员工协助完成操作，使用情况需单独登记。

第三部分：成本核算与费用管理

3.1成本构成：打印成本主要包括设备折旧、维修费用、耗材费用（纸张、墨粉/墨水）以及电费等。

3.2使用量统计：通过打印管理软件或设备自带计数器，精确统计每位用户或每个部门的打印、复印页数（区分黑白/彩色、单面/双面）。

3.3成本分摊：根据统计的使用量，定期（如每月或每季度）将打印成本分摊至各使用部门。主管部门负责出具成本报告。

3.4预算控制：各部门应将打印费用纳入部门预算，并有责任控制本部门的打印量，避免不必要的浪费。

3.5收费机制（可选）：对于超出合理范围的个人使用或特定项目的大量打印，可根据实际成本制定内部收费标准。

3.6节约措施推广：

强制或默认双面打印：对非正式文件或内部传阅文件，系统可设置为默认双面打印。

鼓励使用草稿模式/省墨模式：对打印质量要求不高的文件，提倡使用草稿或省墨模式。

打印预览：强调打印前预览的重要性，减少因格式错误等原因造成的重复打印。

电子化办公：鼓励使用电子邮件、内部通讯系统、共享文档等方式减少纸质文件打印。

第四部分：信息安全与保密

4.1涉密信息处理：

严禁打印、复印、扫描任何涉密文件，除非获得明确授权并严格遵守单位的保密规定。

处理涉密文件必须使用指定的、符合保密要求的设备（如有）。

涉密打印/复印任务需履行严格的审批和登记程序。

操作人员必须确保打印/复印过程中信息不被无关人员看到，完成后立即取走所有原件、复印件和废页。

涉密废弃文件必须使用符合保密标准的碎纸机销毁。

4.2普通信息安全：

员工应对自己打印、复印、扫描的内容负责，不得打印或传播违反法律法规、单位规章制度或侵犯他人权益的内容。

使用网络打印时，确保目标打印机选择正确，避免文件发送到错误的设备。

启用安全打印功能（如刷卡取件、密码取件），确保文件在打印出来后不会被他人误取或窥视。

打印完成后及时取走文件，不在打印机旁长时间逗留或堆放文件。

定期清理打印队列中未完成或异常的任务。

4.3设备与网络安全：

连接打印机的电脑或服务器应采取必要的安全防护措施，如防火墙、杀毒软件等。

禁止在打印室电脑上浏览无关网站、下载不明软件或插入私人存储设备。

打印设备的网络端口、USB接口等应进行管理，防止未授权连接。

第五部分：设备操作与维护

5.1操作规范：

使用者应在接受基本培训或阅读操作指南后使用设备。

开关机应按正常程序操作，避免强行断电。

正确放置纸张，注意纸张类型、尺寸和放置方向。

遇卡纸等问题，应参照设备提示或说明小心处理，切勿使用蛮力或尖锐物品，以免损坏设备。无法解决时，联系管理员。

保持设备及其周围环境清洁。

5.2日常维护（管理员）：

每日检查设备状态、耗材余量，及时补充纸张。

定期清洁设备外观及扫描玻璃板。

根据设备提示或保养计划，执行更换墨盒/硒鼓、清理废粉仓等操作。

记录设备运行日志，发现异常及时处理。

5.3专业维护：

设备出现复杂故障或需要专业保养时，由管理员联系授权服务商进行维修。

建立详细的维修档案，记录维修时间、故障现象、更换部件、费用等信息。

第六部分：监督与改进

6.1日常监督：管理员负责对打印室的使用情况进行日常巡查和监督，及时纠正违规行为。

6.2定期检查：主管部门应定期（如每半年）对打印室的管理状况、制度执行情况、成本控制效果、安全措施落实情况进行检查评估。

6.3用户反馈：建立用户反馈渠道（如意见箱、电子邮箱），收集员工对打印服务的意见和建议，作为改进工作的重要依据。

6.4违规处理：对于违反本制度的行为，将根据情节严重程度，采取口头警告、书面批评、通报批评、要求赔偿损失、暂停使用权限等措施。涉及泄密或违法行为的，按相关规定严肃处理。

6.5制度更新：主管部门将根据技术发展、管理需求和实际运行情况，适时对本制度进行修订和完善。

第七部分：附则

7.1 本制度解释权归信息技术部（或行政办公室）。

7.2 本制度自发布之日起生效。

篇三：《打印室管理制度》

宗旨与原则

为促进资源共享，提升工作效能，实现打印、复印、扫描等文印服务的规范化、集约化、安全化与环保化管理，特制定本《打印室管理制度》（以下简称“本制度”）。本制度遵循以下原则：

服务导向原则：以满足正常办公需求为出发点，提供稳定、便捷的文印服务。

统一管理原则：由指定部门对打印资源进行统一规划、配置、管理和维护。

成本效益原则：精确核算成本，强化节约意识，提高资源利用效率。

安全保密原则：确保信息在打印、复印、扫描过程中的安全可控。

绿色环保原则：倡导节能降耗，推行绿色打印，减少环境影响。

一、 适用范围与管理主体

本制度适用于本单位内部所有部门和员工，以及经批准的临时使用者。行政部（或信息中心）为打印室及相关文印服务的管理主体，负责本制度的落实与日常管理工作。

二、 打印室布局与环境要求

（一）打印室应设置在方便员工使用且易于管理的位置。

（二）室内应保持干净、整洁、明亮，禁止存放与打印工作无关的物品。

（三）确保良好的通风散热条件，温湿度适宜设备运行。

（四）配备必要的消防设施，符合消防安全规定。

（五）电源线路布局合理、安全，满足设备用电需求。

（六）根据需要设置清晰的操作指引、注意事项和制度公告。

三、 设备配置、使用与维护

（一）设备配置：

1. 管理主体根据各区域或部门的实际文印需求，合理配置打印机、复印机、扫描仪或多功能一体机。

2. 优先选用性能稳定、低能耗、低排放、支持网络打印和安全管控功能的设备。

3. 建立完善的设备资产档案，记录设备详细信息及生命周期状态。

（二）设备使用：

1.用户认证：推广使用刷卡、扫码或账号密码等方式进行用户身份认证，实现对打印行为的追踪和管理。

2.操作授权：普通用户拥有基本的打印、复印、扫描权限。彩色打印、特殊纸张打印、大批量打印等可能需要额外申请或由管理员协助。

3.规范操作：

使用者应熟悉所用设备的基本操作方法。

打印前务必预览，确认页面设置、打印范围、份数等参数无误。

推荐使用“安全打印”或“延迟打印”功能，即用户在设备端确认后才输出文件，防止误打和文件遗留。

爱惜设备，轻拿轻放原稿，避免使用有破损、褶皱、钉书钉或过厚、过薄的纸张。

遇到卡纸，应按照设备提示或管理员指引谨慎处理，切勿暴力拉拽。无法解决应立即报修。

使用完毕后，及时取走所有文件（包括原稿和输出件），并保持设备及周边清洁。长时间不使用应关闭设备电源或使其进入休眠状态。

4.禁止行为：

严禁打印、复印、扫描任何违反国家法律法规、社会公德及单位规定的内容。

严禁将设备用于私人目的。

严禁擅自更改设备设置、安装或卸载软件、连接私人设备。

严禁拆卸设备部件或进行未授权的维修。

（三）设备维护：

1.日常保养：管理员负责设备的日常清洁、检查，确保设备正常运行。

2.定期维护：根据设备厂商建议和使用情况，制定并执行定期专业维护保养计划。

3.故障报修：建立畅通的报修渠道。使用者发现故障应及时报告管理员。管理员登记故障信息，联系专业人员维修，并跟踪维修进度和结果。

4.维修记录：详细记录每次维修的时间、故障描述、处理措施、更换部件、费用等信息。

四、 耗材管理与成本控制

（一）耗材供应：

1. 纸张、墨盒、硒鼓等耗材由管理主体统一采购、验收、入库。优先采购符合环保标准、性价比高的原装或认证兼容耗材。

2. 建立耗材库存管理制度，包括安全库存设定、出入库登记、定期盘点等。

（二）耗材领用：

1. 耗材由管理员统一管理和发放。领用需登记，注明领用人、部门、时间、品名、数量。

2. 管理员根据设备提示或实际需要及时更换耗材。

（三）成本核算与分析：

1. 利用打印管理系统或设备计数器，精确统计每个用户/部门的打印、复印量（区分黑白/彩色、单面/双面）。

2. 定期核算总文印成本及各部门分摊成本，生成成本分析报告，为成本控制提供数据支持。

（四）节约措施：

1.技术手段：

设定打印策略，如默认双面打印、黑白打印；限制彩色打印权限；设置打印配额。

推广无纸化办公工具和流程。

2.宣传引导：

加强节约意识宣传，鼓励员工自觉节约用纸、用墨。

提倡“按需打印”，打印前思考必要性。

推广使用电子文档传阅、审阅和存档。

3.废纸回收：

设置废纸回收箱，收集可再利用的单面废纸用于打印草稿。

对不可再利用的废纸进行分类回收。

4.耗材回收：

废弃墨盒、硒鼓等按规定交由专业机构回收处理。

五、 信息安全管理

（一）访问控制：打印室在非工作时间应锁闭。对敏感区域的打印设备可采取物理隔离或加强访问控制。

（二）网络安全：确保打印设备接入内部安全网络，配置必要的网络安全策略，防止非法访问和攻击。

（三）打印内容安全：

1. 员工对打印、复印、扫描的内容负有保密责任。

2. 涉及单位秘密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的操作，必须严格遵守相关保密规定。

3. 高度敏感文件建议使用“安全打印”功能，或在管理员监督下进行。

4. 打印输出后立即取走，防止他人阅览或误拿。

（四）数据清除：对存储有打印任务或扫描图像的设备（如硬盘），在设备报废或转让前，必须进行彻底的数据清除。

（五）文件销毁：作废的涉密或敏感文件必须使用碎纸机销毁，达到不可复原的标准。

六、 监督检查与责任追究

（一） 管理主体定期对打印室的管理和使用情况进行监督检查，包括制度遵守、设备状况、耗材消耗、安全保密等。

（二） 建立违规行为举报和处理机制。

（三） 对违反本制度的行为，将视情节轻重进行处理：

口头警告、批评教育。

内部通报批评。

要求赔偿因违规操作造成的损失。

暂停或取消打印权限。

涉及严重违规或造成重大损失、泄密的，按单位相关规定或法律法规追究责任。

（四） 定期评估制度执行效果，收集用户反馈，持续改进管理工作。

七、 附则

本制度由行政部（或信息中心）负责解释，并根据实际情况进行修订。本制度自公布之日起施行。