公司物品管理制度模板 公司办公用品管理制度范文

为规范公司物品管理，确保公司资产安全与完整，提高物品使用效率，控制运营成本，制定明确的《公司物品管理制度》至关重要。本制度旨在明确物品从采购、入库、领用、使用、维护至报废的全流程管理，界定各部门及员工的职责与权限，防止资产流失与浪费。本文将为您呈现三篇不同侧重点与风格的《公司物品管理制度》范文，以供参考与直接应用。

篇一：《公司物品管理制度》

第一章 总则

第一条 目的
为规范本公司各类物品的采购、验收、保管、发放、使用、盘点、维修及报废等环节的管理，保障公司资产的安全、完整和有效利用，降低运营成本，提高管理效率，特制定本制度。

第二条 适用范围
本制度适用于公司所有部门及全体员工。所涉及的物品包括但不限于固定资产、低值易耗品、办公用品、物料、工具、软件及其他具有经济价值的公司财物。

第三条 定义
（一）固定资产：指单位价值较高、使用期限超过一个会计年度，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。例如：房屋建筑物、机器设备、电子设备（电脑、打印机等）、运输工具、办公家具等。
（二）低值易耗品：指单位价值不高、易于损耗、不作为固定资产核算的各种物品。例如：键盘、鼠标、插座、小型工具、U盘等。
（三）办公用品：指为满足日常办公需求而消耗的物品。例如：纸张、笔、文件夹、订书机、墨盒、碳粉等。
（四）物料：指用于生产、经营或项目活动中消耗的原材料、辅助材料、备品备件等。

第四条 职责分工
（一）行政部（或综合管理部）：是公司物品管理的归口管理部门，负责本制度的制定、修订、解释与监督执行。具体负责办公类固定资产、低值易耗品、办公用品的统一采购、验收、入库、保管、发放、盘点及报废处置的组织工作。
（二）财务部：负责公司所有物品的价值核算、账务处理、资产折旧计提，并监督、指导各部门的资产盘点工作，确保账实相符。
（三）信息技术部（IT部）：负责所有信息技术类设备（如服务器、电脑、网络设备）和软件资产的采购申请、技术选型、验收、安装调试、日常维护、技术鉴定及报废处置的技术支持与管理。
（四）各需求部门：是物品的申购、领用和使用主体。负责根据实际需求提出物品采购申请，指定专人作为本部门的物品管理员，负责本部门所领用物品的日常保管、维护，并配合行政部、财务部进行盘点清查。
（五）使用人：是公司物品的直接责任人，对所使用的公司物品负有妥善保管、正确使用、日常维护的责任。

第二章 物品的采购与入库

第五条 采购申请
（一）所有物品的采购均需遵循“按需申购、计划先行”的原则。
（二）各部门根据业务需要，填写《物品采购申请单》，详细注明物品名称、规格型号、品牌建议、数量、预估单价、需求日期及用途说明。
（三）《物品采购申请单》需由部门负责人审核签字。单项或批量采购金额达到公司规定限额的，需按公司《采购管理制度》及审批权限逐级上报审批。
（四）行政部负责汇总办公用品类的采购需求，制定月度或季度采购计划，以实现批量采购、降低成本。

第六条 采购实施
（一）采购申请经批准后，由指定采购部门（通常为行政部或专门的采购部）负责实施采购。
（二）采购人员应本着“货比三家、质优价廉”的原则，选择信誉良好、服务有保障的供应商。重要或大额采购需按公司规定进行招标或议价。
（三）采购合同的签订、执行须符合公司《合同管理制度》的规定。

第七条 验收与入库
（一）物品到货后，由行政部（或仓库管理员）会同申购部门、技术部门（如适用）共同进行验收。
（一）验收内容包括：核对物品的名称、品牌、规格型号、数量、外观质量是否与采购订单一致；核对产品合格证、保修卡、说明书等附件是否齐全。
（二）对于技术性较强的设备（如IT设备），需由信息技术部进行性能测试和技术参数验收。
（三）验收合格后，验收人员在《到货验收单》上签字确认。行政部（或仓库管理员）根据验收单办理入库手续，填写《入库单》，建立物品台账或录入资产管理系统。
（四）对于固定资产，入库时应立即为其分配唯一的资产编码，并打印、粘贴牢固的资产标签。资产标签应包含资产名称、编码、规格型号、启用日期、保管部门等信息。
（五）验收不合格的物品，应拒绝接收，并由采购人员及时与供应商联系办理退换货事宜。

第三章 物品的领用与发放

第八条 领用程序
（一）员工领用物品，需填写《物品领用申请单》，写明所需物品的名称、数量及用途，由部门负责人签字批准。
（二）领用人持批准后的《物品领用申请单》至仓库或行政部指定地点办理领用手续。
（三）仓库管理员根据申请单发放物品，并要求领用人在《出库单》或《物品领用登记簿》上签字确认。领用记录应及时更新至物品台账或管理系统中。
（四）对于固定资产的领用（配置），需额外填写《固定资产领用交接单》，一式三份，领用人、部门负责人、行政部各执一份。交接单上需明确资产的详细信息及使用人的保管责任。

第九条 发放原则
（一）办公用品的发放遵循“按需、节约、合理”的原则，行政部可根据岗位性质设定常规办公用品的领用标准，超标准领用需特殊说明并经更高级别领导批准。
（二）对于“以旧换新”类物品（如墨盒、碳粉盒），领用新的必须交回旧的，由行政部统一处理，以防浪费和环境污染。
（三）固定资产的配置遵循“一人一机（电脑）”、“一岗一配”的原则，杜绝非必要的重复配置。

第四章 物品的使用、保管与维护

第十条 使用人责任
（一）所有公司物品仅限于办公用途，严禁用于私人目的、外借或带离公司（经特别批准的除外）。
（二）使用人是所领用物品的直接保管责任人，应爱护公司财物，严格按照操作规程正确使用，避免人为损坏。
（三）使用人应保持物品的清洁与完好，并对其进行日常的简单维护保养。
（四）贴有资产标签的物品，任何人不得随意撕毁、涂改或移动标签。
（五）员工应妥善保管个人使用的公司物品，特别是便携式设备（如笔记本电脑、手机），防止丢失或被盗。

第十一条 部门责任
各部门负责人是本部门所用公司物品管理的第一责任人，有责任监督、教育本部门员工遵守本制度，并定期对本部门物品的使用保管情况进行检查。

第十二条 维修管理
（一）公司物品发生故障或损坏，使用人应立即停止使用，并填写《物品维修申请单》，详细描述故障现象。
（二）申请单经部门负责人批准后，提交至行政部或信息技术部。
（三）管理部门对故障物品进行检查鉴定。在保修期内的，联系供应商进行免费维修；超出保修期的，根据维修成本评估，决定是自行维修、外送维修还是申请报废。
（四）维修完成后，管理部门通知使用人领回，并在维修记录中登记存档。

第五章 物品的调拨、报废与处置

第十三条 内部调拨
（一）因部门职能调整、人员岗位变动等原因，需要将物品在部门之间或员工之间进行调拨的，需办理调拨手续。
（二）调出方填写《物品调拨单》，写明调拨物品信息，由调出、调入双方部门负责人及使用人签字确认。
（三）调拨手续完成后，需将《物品调拨单》交行政部备案，以便及时更新资产台账和责任人信息。

第十四条 离职交接
员工办理离职手续时，必须将其领用和保管的所有公司物品（包括办公用品、钥匙、门禁卡、固定资产等）完整交还给行政部或指定接收人。行政部进行清点核对，确认无误后在《离职交接清单》上签字，作为其办理离职结算的必要环节。如有短缺或非正常损坏，按本制度相关规定处理。

第十五条 报废管理
（一）符合下列条件之一的物品，可申请报废：
1. 达到规定使用年限且无法正常使用；
2. 技术性能落后，无法满足工作需要且无改造利用价值；
3. 严重损坏，维修费用过高，无维修价值；
4. 盘亏、非正常损失且按规定程序无法追偿。
（二）申请报废的，由使用部门填写《固定资产报废申请单》，说明报废原因。
（三）行政部会同财务部、技术部门（如适用）对申请报废的物品进行实物鉴定和技术评估，出具鉴定意见。
（四）报废申请根据资产原值，按照公司审批权限逐级审批。
（五）经批准报废的物品，由行政部办理资产核销手续，并从资产台账中注销。财务部相应进行账务处理。

第十六条 报废处置
（一）已批准报废的物品，由行政部统一回收，集中存放于指定地点。
（二）对于仍有残值的报废品，行政部可采取公开竞价、协议转让等方式进行出售，所得款项上缴公司财务。
（三）对于无残值或涉及公司机密的报废品（如硬盘、文件），必须进行销毁处理，确保信息安全。
（四）报废品的处置过程应有记录，并有至少两名工作人员在场监督。

第六章 物品的盘点与清查

第十七条 盘点周期
公司每年至少组织一次全面的物品大盘点。行政部可根据管理需要，组织不定期的专项盘点或抽查。

第十八条 盘点组织
（一）盘点工作由行政部牵头，财务部监督，各部门及全体员工予以配合。
（二）盘点前，行政部制定详细的盘点计划，明确盘点范围、时间、方法和人员分工。
（三）盘点采用实地清点、核对台账的方式进行，确保账、卡、物三相符。

第十九条 盘点结果处理
（一）盘点结束后，各部门填写《物品盘点报告表》，汇总盘点数据。
（二）对盘点中出现的盘盈、盘亏、毁损等情况，必须查明原因，分清责任。
（三）盘盈物品，查明原因后办理入账手续。
（四）盘亏或毁损物品，根据责任认定，按本制度第二十条进行处理。
（五）行政部汇总所有盘点报告，形成公司总的《资产盘点报告》，报送公司管理层。

第七章 奖惩

第二十条 责任追究
（一）对于未按规定办理领用手续而擅自拿用公司物品者，一经发现，给予警告处分，并责令其补办手续。
（二）故意损坏、浪费公司物品，或将其挪作私用、转借他人者，视情节轻重，给予警告、罚款等处分，并责令其按原价赔偿。
（三）因个人保管不善造成公司物品（特别是固定资产）丢失或被盗的，应在24小时内向所在部门及行政部报告。公司将根据具体情况，要求责任人承担部分或全部赔偿责任（赔偿金额通常为物品折旧后净值的30%-100%）。
（四）未经批准，擅自处置、变卖公司物品者，除追回原物或责令全额赔偿外，将视同侵占公司财产，给予严重警告、记过直至解除劳动合同的处分；情节严重的，移交司法机关处理。
（五）在物品交接、盘点工作中弄虚作假、隐瞒不报的，对相关责任人给予严肃处理。

第二十一条 奖励
对于在物品管理工作中提出合理化建议并取得显著节约效果，或在保护公司财产方面有突出贡献的员工，公司将给予通报表扬或物质奖励。

第八章 附则

第二十二条 本制度由公司行政部负责解释。
第二十三条 本制度未尽事宜，参照国家相关法律法规及公司其他管理制度执行。
第二十四条 本制度自发布之日起正式施行。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

篇二：《公司物品管理制度》

1.0 制度宗旨与原则

1.1 宗旨
本制度旨在建立一个清晰、高效、权责分明的全生命周期物品管理体系。通过规范化的流程，实现对公司所有实物资产的精细化管理，保障资产安全，优化资源配置，支持公司业务的顺利运营，并最终实现成本控制和效益最大化。

1.2 核心原则

• 归口管理原则：行政部作为公司非IT类物品的统一管理部门，信息技术部作为IT类资产的统一管理部门，负责政策制定与流程监督。
• 责任到人原则：每一件配置给个人的固定资产，其使用和保管责任必须明确到具体员工。各部门负责人对本部门范围内的所有公司物品负有监督管理责任。
• 全生命周期管理原则：对物品从“需求预算→采购验收→入库登记→领用配置→在用监控→维修保养→调拨转移→处置报废”的每一个环节进行闭环管理。
• 价值与效益原则：所有物品的采购和使用都应以支持业务、创造价值为导向，杜绝铺张浪费和闲置积压。
• 安全与合规原则：确保物品的采购、使用和处置过程符合法律法规及公司内部的合规性要求，特别是涉及信息安全的IT资产。

1.3 适用对象
本制度覆盖公司全体员工以及由公司出资购买或持有所有权的全部物品，包括但不限于：

• A类：固定资产（如：电脑、服务器、办公家具、车辆等）
• B类：低值易耗品（如：显示器支架、键盘、鼠标、测试工具等）
• C类：办公消耗品（如：文具、纸张、打印耗材等）
• D类：软件与无形资产（如：操作系统、办公软件、专业软件许可等）

2.0 组织架构与职责

2.1 资产管理委员会（如设立）

• 构成：由公司高层领导、财务、行政、IT及主要业务部门负责人组成。
• 职责：审议重大资产购置计划，审批高价值资产的报废处置，裁决资产管理中的重大争议问题，监督制度的整体执行情况。

2.2 行政部（非IT资产）/ 信息技术部（IT资产）- 资产管理专员

• 建立和维护公司总的资产台账（物理台账或系统台账）。
• 组织实施物品的采购、验收、入库、贴标、发放流程。
• 组织和协调全公司范围的资产盘点工作。
• 受理物品的维修、调拨、报废申请，并执行后续流程。
• 提供资产管理相关的咨询、培训和支持。

2.3 财务部

• 负责资产的价值确认、分类入账、计提折旧。
• 确保公司财务账与资产管理台账的数据一致性。
• 监督资产盘点过程，并对盘点结果进行财务层面的审核与处理。

2.4 各业务部门

• 部门负责人为本部门资产管理的第一责任人。
• 指定一名“部门资产接口人”，负责本部门资产的日常申领、内部分配、信息变更上报及盘点工作的具体协调。
• 审核本部门员工的物品领用、维修等申请。

2.5 员工（资产使用人）

• 遵守本制度，爱护并正确使用所分配的公司资产。
• 对个人使用的资产负直接保管责任，防止丢失、损坏。
• 在资产发生问题或状态变更（如需维修、离职交接）时，主动发起相应流程。

3.0 物品全生命周期管理流程

3.1 阶段一：需求、预算与采购

• 3.1.1 需求提报：各部门根据年度/季度预算及实际业务需求，通过公司OA系统或指定表单提交《物品采购申请》。申请中需详细阐述需求理由、规格要求和预期效益。
• 3.1.2 审批流程：申请依据物品类别和金额，自动流转至部门负责人、资产管理部门（行政/IT）、财务部及相应级别的公司领导进行审批。资产管理部门负责审核需求的合理性和必要性，避免重复购置。
• 3.1.3 采购执行：审批通过后，由采购职能部门根据《采购管理制度》进行供应商选择、询价、议价和合同签订。

3.2 阶段二：验收、入库与建档

• 3.2.1 到货验收：供应商送货后，资产管理员、申购部门代表共同开箱验货。IT类设备需由IT工程师进行技术规格和性能的符合性测试。
• 3.2.2 资产建档：验收合格后，资产管理员为每一件固定资产创建唯一的“资产身份证”——资产编码，并生成、打印、粘贴防水、防撕的条形码或二维码标签。
• 3.2.3 信息录入：将资产的详细信息（名称、型号、序列号、采购日期、价格、供应商、保修期、保管部门、使用人等）完整录入公司资产管理系统，并上传采购合同、验收单等电子附件。
• 3.2.4 入库保管：完成建档的物品，在发放前统一存放在指定仓库，并做好防火、防盗、防潮措施。

3.3 阶段三：领用、配置与变更

• 3.3.1 领用申请：员工通过线上系统提交《物品领用申请》。办公消耗品可按月度标准批量申请；固定资产需逐项申请，并由部门负责人审批确认。
• 3.3.2 发放与交接：资产管理员根据获批的申请单发放物品。发放固定资产时，必须与领用人共同签署《固定资产签收确认书》，明确双方责任。领用人签字后，资产状态在系统中更新为“在用”，并绑定使用人信息。
• 3.3.3 信息变更：当资产的使用人、存放地点发生变化时（如员工内部调岗），必须在3个工作日内提交《资产信息变更申请》，由资产管理员更新系统记录，确保信息实时准确。

3.4 阶段四：在用监控与维护

• 3.4.1 日常巡检：资产管理员及部门接口人应不定期对本区域内的资产使用、保管情况进行抽查，及时发现并纠正不当使用行为。
• 3.4.2 预防性维护：对关键设备（如服务器、生产设备），IT部或相关技术部门应制定并执行定期的预防性维护计划，以延长设备寿命，保障业务连续性。
• 3.4.3 故障报修：资产出现故障，使用人通过系统提交《维修申请单》。IT/行政部判断故障原因和维修方案（内部维修、送厂维修），并全程跟踪维修进度，直至修复交还。维修历史记录需记入该资产的档案中。

3.5 阶段五：盘点与审计

• 3.5.1 年度全面盘点：每年末，由资产管理部门牵头，组织全公司范围的拉网式盘点。各部门需对名下所有资产进行逐一核对。
• 3.5.2 循环抽样盘点：为保证日常数据的准确性，资产管理员每季度对不同部门或类别的资产进行抽样盘点。
• 3.5.3 盘点差异处理：盘点结束后，生成《盘点差异报告》。对盘盈资产，查明来源后补办入库；对盘亏、毁损资产，启动《资产异常处理流程》，调查原因，界定责任，并根据调查结果进行追偿或核销处理。

3.6 阶段六：处置、报废与核销

• 3.6.1 处置申请：当资产满足报废条件（技术淘汰、严重损坏、维修不经济等）或需进行内部调拨、出售、捐赠时，由使用部门或资产管理部门发起《资产处置申请》。
• 3.6.2 技术与价值评估：由IT部/行政部组织技术人员对申请处置的资产进行状态鉴定，财务部对其残值进行评估。
• 3.6.3 审批：处置申请根据资产原值和处置方式，报送相应权限的领导审批。
• 3.6.4 资产回收与处置执行：审批通过后，资产管理员回收实物，并根据批准的处置方式（如：报废销毁、二手变卖、捐赠）进行操作。
• 3.6.5 信息安全：对于报废的存储介质（硬盘、U盘等），必须由IT部按照保密规定进行物理销毁或多次数据擦写，并出具销毁证明。
• 3.6.6 账务处理：资产处置完成后，资产管理员在系统中将资产状态更新为“已处置”，并将所有处置文档（申请单、评估报告、审批记录、处置收入凭证等）归档。财务部凭此进行下账和相关账务处理。

4.0 违规责任

任何违反本制度的行为，包括但不限于未经授权处置公司资产、虚报资产状态、因重大过失导致资产严重损失、在盘点中弄虚作假等，公司将根据《员工奖惩管理条例》进行处理。造成经济损失的，公司保留追究其经济赔偿责任的权利。情节严重触犯法律的，将移交司法机关。

5.0 附则

本制度的最终解释权归属公司行政部与信息技术部。本制度将根据公司发展和管理需求的变化，由资产管理部门提议，经管理层批准后进行修订。

篇三：《公司物品管理制度》

一、 前言：我们的共识

为了让我们每个人都能拥有一个高效、整洁、资源充足的办公环境，也为了保护我们共同的“家当”，让公司的每一分投入都物尽其用，我们共同制定这份《公司物品管理指南》。它不是一套冰冷的规则，而是我们高效协作、共同承担责任的行动纲领。请每一位伙伴仔细阅读，并将其内化为日常工作习惯。

二、 你的办公伙伴：公司物品分类

你工作中接触到的所有由公司提供的物品，都属于公司财产。为了方便管理，我们简单地把它们分为三类：

• 大件伙伴（固定资产）：通常比较贵重，能用很久。比如你每天使用的笔记本电脑、显示器、办公椅，还有会议室的投影仪、打印机等。它们都有一个专属的“身份证”（资产标签），上面有唯一的编号。
• 日常帮手（低值易耗品/办公用品）：价值不高，但不可或缺。比如键盘、鼠标、插线板、各种文具（笔、本子、便利贴）、打印纸等。它们是消耗品，用完需要补充。
• 虚拟工具（软件资产）：看不见摸不着，但同样重要。比如你电脑里的操作系统、Office办公套件、各类设计或编程软件的授权许可。

三、 如何获得你的“装备”？——申领流程

1. 申领日常办公用品：

• 时机：每月固定日期（例如，每月第一个周五下午）为“办公用品开放日”。
• 方式：请提前在部门内汇总需求，由部门指定的一位同事（或个人直接）填写电子版的《办公用品申领表》，发给行政部同事。
• 领取：在“开放日”凭邮件或即时消息通知，到行政区指定位置领取。我们提倡按需领取，避免囤积。像墨盒、硒鼓这类耗材，请记得带上用完的旧件来“以旧换新”。

2. 申请你的大件伙伴（固定资产）：

• 新入职：恭喜加入！在你入职当天，行政和IT同事会为你准备好标准的办公“大礼包”（电脑、显示器等）。你只需在《固定资产交接清单》上确认并签下你的名字，它就正式成为你工作期间的伙伴了。请务必核对清单上的设备型号、序列号是否与实物一致。
• 额外申请或更换：如果因为工作需要，你需要额外的设备，或者现有设备“年事已高”需要更换，请通过OA系统提交《固定资产申请单》。在申请里，请务必说清楚“为什么需要它？”以及“它将如何帮助你更好地完成工作？”。你的直属上级和相关职能部门（如IT部）会评估这个需求的。
• 审批通过后：行政或IT同事会联系你，并安排设备的采购和发放。同样，交接时需要你郑重地签收。

四、 如何与你的伙伴相处？——使用与保管责任

你领用的所有公司物品，你就是它的“第一监护人”。这意味着：

• 爱惜使用：请像对待自己的物品一样爱护它。阅读说明书，按规程操作，避免“暴力”使用。保持设备清洁，也是一种美德。
• 专物专用：公司物品是为了完成工作。请不要将它们用于私人娱乐、经营活动，或者随便借给非公司人员使用。
• 安全第一：保管好你的笔记本电脑、手机等便携设备。离开座位时，请锁好电脑屏幕。下班后，请锁好门窗。如果设备不幸丢失或被盗，请在第一时间报告你的上级和行政部。
• 不乱贴乱画：请保持资产标签的完整清晰，不要撕毁或在设备上随意涂鸦。这有助于我们快速识别和盘点。
• 软件合规：请不要在公司电脑上安装盗版或未经授权的软件。这既是法律要求，也是为了保护我们的网络安全。如需安装特定软件，请联系IT部。

五、 当伙伴“生病”或“退役”时——维修与报废

1. 维修：

• 如果你的设备出现故障，请立即通过公司内部的IT服务平台或向行政部提交报修请求，详细描述问题。
• 我们的IT或行政同事会尽快响应，判断问题并进行处理。如果是保内设备，我们会联系厂家。如果是保外设备，我们会评估维修价值。请耐心等待，并配合我们的工作。

2. 内部流转：

• 如果你更换了岗位，原有的专用设备（如特殊显示器）将由新岗位的同事继续使用。请与接收人、行政部一起，办好《物品交接手续》，更新责任人。

3. 离职交还：

• 当你准备开启新的旅程时，请务必把你名下的所有公司物品，完好无损地交还给行政或IT部门。他们会根据你当初签收的清单进行核对。这是你办理离职手续中非常重要的一环。

4. 报废：

• 当设备老旧到无法满足工作需求，或者损坏到没有维修价值时，我们会启动报废流程。这通常由IT或行政部发起评估。
• 对于报废的电脑硬盘等，我们会进行专业的数据销毁，确保公司信息安全。所以，请不要擅自处理任何你认为“没用”的公司物品。

六、 年度“体检”——我们的盘点工作

每年，我们都会进行一次全面的“家底”清查，也就是资产盘点。届时：

• 行政部会提前通知大家。
• 请你积极配合，核对你名下的资产是否都在，状况是否良好。
• 这就像一次年度体检，帮助我们发现问题（比如闲置的资源可以调配给更需要的人），确保我们的资产账本是准确的。你的诚实和配合至关重要。

七、 如果……——异常情况处理

我们理解意外时有发生，但责任需要明确。

• 损坏：如果是正常使用造成的磨损，公司会承担。但如果是因不当操作或疏忽造成的损坏，你可能需要承担部分维修费用。
• 丢失：如果不幸丢失了公司物品，请立即上报。公司会根据物品的价值、你的保管情况等因素，综合判断，你可能需要承担一定比例的赔偿。我们的目的不是罚款，而是希望借此提醒大家增强责任心。

八、 结语

这份指南的核心是“责任”与“信任”。公司信任每一位伙伴能善待工作中的资源，而每一位伙伴也通过实际行动来回馈这份信任。让我们一起，做公司资产的优秀守护者！