软件资产管理制度内容 软件资产管理的规章制度

《软件资产管理制度》旨在规范软件资产的采购、安装、使用、维护和处置等全生命周期活动，是确保软件资源合法合规、高效利用和安全可控的重要保障。建立此制度，旨在明确各方职责、优化资源配置、降低运营成本及法律风险。本文将精选数篇不同侧重点的《软件资产管理制度》范文，为读者提供详尽、实用的参考。

篇一：《软件资产管理制度》

第一章 总则

第一条 为规范公司软件资产的管理，确保软件资产的合法性、完整性和安全性，提高软件资产使用效益，降低运营成本和法律风险，根据国家相关法律法规及公司有关规定，特制定本制度。

第二条 本制度所称软件资产，是指公司拥有所有权或许可使用权的，以各种形式存在的计算机软件，包括操作系统、数据库软件、中间件、办公软件、工具软件、应用软件以及其他各类软件产品，及其相关的文档和介质。

第三条 本制度适用于公司所有部门及全体员工。各部门及员工在涉及软件资产的各项活动中，均应遵守本制度的规定。

第四条 软件资产管理遵循“统一规划、统一采购、统一标准、统一管理”的原则，由信息技术部门作为主要负责部门，其他各部门协同配合。

第二章 组织与职责

第五条 公司设立软件资产管理小组，负责公司软件资产管理工作的组织、协调和监督。小组构成及具体职责由公司另行发文规定。

第六条 信息技术部门是公司软件资产的归口管理部门，主要职责包括：
（一）负责制定和完善公司软件资产管理的具体办法和流程。
（二）负责组织公司软件资产的统一采购、验收、登记和入库。
（三）负责建立和维护公司软件资产台账，确保台账信息的准确、完整。
（四）负责公司软件的安装、部署、配置、升级和卸载。
（五）负责软件许可证的管理和合规性检查。
（六）负责对各部门软件使用情况进行监督和审计。
（七）负责提供软件相关的技术支持和培训。
（八）负责组织软件资产的报废和处置。

第七条 各使用部门是软件资产的直接责任单位，主要职责包括：
（一）根据业务需求，提出软件采购申请。
（二）负责本部门内部软件的日常使用和保管。
（三）指定专人作为本部门的软件管理员，负责与信息技术部门的对接。
（四）教育和监督本部门员工遵守软件使用规定，防止盗版和违规使用行为。
（五）配合信息技术部门进行软件资产的盘点和检查。

第八条 员工是软件资产的直接使用者，应履行以下义务：
（一）遵守公司的软件使用规定，合法使用正版软件。
（二）未经批准，不得擅自安装、复制、卸载或转借公司软件。
（三）不得使用盗版软件或来源不明的软件。
（四）发现软件使用异常或存在安全隐患时，应及时向信息技术部门报告。
（五）离职时，应按照规定办理软件资产的移交手续。

第三章 软件资产的生命周期管理

第一节 规划与采购

第九条 各部门应根据业务发展和信息化规划，结合现有软件资产情况，编制年度软件需求计划，并于每年指定日期前报送信息技术部门。

第十条 信息技术部门对各部门提交的软件需求进行汇总、审核和技术评估，综合考虑软件的功能、性能、兼容性、安全性、成本及供应商服务能力等因素，编制公司年度软件采购计划，报公司审批。

第十一条 软件采购应遵循公司采购管理制度，原则上由信息技术部门统一组织实施。对于通用型软件，应进行集中采购以获取更优惠的价格和更好的服务。对于专用型软件，使用部门应派员参与技术选型和商务谈判。

第十二条 采购合同中应明确软件的名称、版本、数量、授权方式、使用范围、服务期限、知识产权等关键条款。合同副本应送信息技术部门备案。

第二节 验收与登记

第十三条 软件到货后，由信息技术部门会同使用部门、资产管理部门共同进行验收。验收内容包括：
（一）核对软件的名称、版本、数量是否与采购合同一致。
（二）检查软件介质、授权证书、技术文档等是否齐全。
（三）对软件进行安装测试，验证其功能和性能是否满足需求。

第十四条 验收合格后，由信息技术部门办理入库登记手续，建立软件资产卡片，录入软件资产管理台账。台账信息应包括但不限于：软件名称、版本号、开发商、供应商、采购日期、采购价格、授权类型、许可证数量、存放地点、保管人等。

第十五条 软件许可证、授权码等重要凭证由信息技术部门集中统一保管，并建立借用登记制度。

第三节 安装与使用

第十六条 公司员工使用的计算机，其操作系统及各类应用软件，原则上由信息技术部门进行统一安装和配置。

第十七条 员工因工作需要安装新软件，应通过公司IT服务流程提出申请，经部门负责人和信息技术部门审批后，由信息技术部门统一组织安装。

第十八条 员工应在授权范围内使用软件，不得超出许可数量、使用范围或使用期限。禁止对公司软件进行任何形式的破解、反向工程或修改。

第十九条 禁止在公司计算机上安装和使用与工作无关的软件、盗版软件以及未经公司允许的各类软件。

第二十条 公司对软件实行台账式管理，每个软件许可都应对应一个具体的使用人或设备。严禁一人多机（超出授权范围）或一号多用等违规行为。

第四节 维护与升级

第二十一条 信息技术部门负责对公司通用软件进行日常维护和技术支持，解决员工在使用过程中遇到的问题。

第二十二条 对于需要进行版本升级的软件，由信息技术部门制定升级方案，报请批准后统一组织实施。升级前应进行充分的测试，并做好数据备份，确保升级过程的平稳和业务的连续性。

第二十三条 对于超出维保期的软件，信息技术部门应根据软件的重要性和风险评估，提出续保或升级建议。

第五节 变更与调拨

第二十四条 因岗位变动、设备更换等原因需要进行软件资产调拨的，由调出部门和调入部门共同填写《软件资产调拨单》，报信息技术部门审核备案后方可实施。

第二十五条 信息技术部门应及时更新软件资产管理台账，准确反映软件资产的最新状态。

第六节 处置与报废

第二十六条 对于技术落后、功能无法满足需求、不再使用或已损坏的软件资产，由使用部门提出报废申请。

第二十七条 信息技术部门对报废申请进行技术鉴定，确认其已无使用价值后，会同资产管理部门按照公司资产报废流程进行处置。

第二十八条 软件资产的处置应符合保密要求。在处置前，必须对存储介质中的所有数据和软件程序进行彻底清除，确保公司信息安全。

第二十九条 软件资产处置完成后，信息技术部门应及时在软件资产管理台账中进行核销。

第四章 软件资产的盘点与审计

第三十条 信息技术部门应定期组织对公司的软件资产进行全面盘点，至少每年一次。盘点应核对台账与实物是否相符，检查软件的安装、使用情况是否合规。

第三十一条 盘点结束后，应形成盘点报告，内容包括盘点结果、存在的问题、差异原因分析及改进建议。盘点报告应报送软件资产管理小组。

第三十二条 信息技术部门有权使用技术工具对公司网络内的计算机进行扫描和审计，以检查软件的安装和使用情况。各部门及员工应予以配合。

第三十三条 公司将定期或不定期地进行软件资产合规性审计，审计结果将作为相关部门和人员绩效考核的依据之一。

第五章 法律风险与责任

第三十四条 公司全体员工必须充分认识到使用盗版软件的法律风险。任何部门和个人不得安装和使用未经授权的软件。

第三十五条 因个人行为导致公司面临软件侵权诉讼或遭受处罚的，公司将保留向相关责任人追偿的权利。

第三十六条 对于违反本制度规定的行为，公司将视情节严重程度，给予通报批评、经济处罚、纪律处分等处理。构成违法犯罪的，将移交司法机关处理。

第三十七条 信息技术部门如在管理工作中存在失职行为，造成软件资产流失或重大损失的，将追究相关人员的管理责任。

第六章 附则

第三十八条 本制度由信息技术部门负责解释。

第三十九条 本制度自发布之日起施行。未尽事宜，依据国家相关法律法规和公司其他相关制度执行。

篇二：《软件资产管理制度》

第一部分：总纲

1.1 目的与意义

为实现对本公司软件资产的规范化、精细化管理，保障软件资产的完整、安全与合规，最大限度地发挥软件资产的价值，规避因软件使用不当而带来的法律、财务及声誉风险，并提升信息化建设的投资回报率，特制定本管理制度。本制度旨在构建一个覆盖软件资产从“出生”到“消亡”的全生命周期管理体系。

1.2 适用范围

本制度适用于公司总部及所有下属分子公司的全体员工。管理范围涵盖公司出资购买、授权使用、自行开发以及接受捐赠等方式获得的所有软件产品，包括但不限于服务器操作系统、桌面操作系统、数据库管理系统、中间件、虚拟化软件、企业资源计划（ERP）软件、客户关系管理（CRM）软件、办公套件、设计开发工具、信息安全软件及其他各类业务应用软件。

1.3 基本原则

• 合法合规原则：所有软件的获取、安装、使用和分发必须严格遵守《中华人民共和国著作权法》及相关法律法规，尊重和保护知识产权。
• 集中管控原则：由公司信息技术中心作为软件资产的唯一归口管理部门，对全公司的软件资产实行统一规划、采购、分发和监控。
• 成本效益原则：在满足业务需求的前提下，通过优化软件配置、推行标准化、利用开源软件等方式，力求软件资产投资的成本效益最大化。
• 安全可控原则：确保所有使用的软件均经过安全评估，不存在已知的安全漏洞和后门，保障公司信息系统的整体安全。

第二部分：管理架构与职责分工

2.1 管理组织

公司成立跨部门的“软件资产管理委员会”，作为软件资产管理的最高决策机构。委员会由主管信息化的公司领导担任主任，成员包括信息技术中心、财务部、法务部、审计部及各主要业务部门的负责人。

2.2 核心职责

• 软件资产管理委员会：
  • 审批公司级软件资产管理战略、制度和流程。
  • 审批年度软件采购预算总额。
  • 裁决软件资产管理中的重大事项和争议。
  • 监督全公司软件资产管理制度的执行情况。
• 信息技术中心：
  • 作为制度的执行机构，全面负责软件资产的日常管理工作。
  • 建立并维护一个集中、动态的“软件资产管理数据库（SAMDB）”。
  • 负责软件的选型、测试、采购、分发、升级和回收。
  • 提供软件安装、配置和使用的技术支持。
  • 定期开展软件资产盘点和合规性扫描。
  • 监控软件许可证的使用情况，发布预警信息。
• 各业务部门：
  • 根据业务实际需要，提出软件需求申请。
  • 指定部门IT接口人，配合信息技术中心的工作。
  • 对本部门员工进行软件合规使用的宣导和日常监督。
  • 承担本部门软件资产的保管和正确使用责任。
• 员工个人：
  • 严格遵守本制度，仅在公司授权的设备上安装和使用经批准的软件。
  • 有义务保护所使用的软件资产（包括介质和文档）不被遗失或盗用。
  • 积极配合信息技术中心进行的软件清点和审计工作。

第三部分：全生命周期管理流程

3.1 需求与规划阶段

• 需求提出：各业务部门应基于明确的业务目标，填写《软件需求申请表》，详细说明所需软件的功能、预期用户数、使用场景等。
• 需求评估：信息技术中心接收申请后，首先在现有软件库中查找是否有可满足需求的软件。若无，则组织技术团队、需求部门对市场上的同类产品进行调研和评估，形成选型报告。
• 预算编制：信息技术中心根据选型结果和需求数量，编制详细的采购预算，纳入公司年度IT预算。

3.2 采购与获取阶段

• 采购执行：软件采购必须纳入公司集中采购体系。由信息技术中心根据批准的预算，启动采购流程，负责与供应商进行技术谈判和合同审核。财务部、法务部参与商务谈判和合同签订。
• 合同管理：采购合同中必须明确授权模式（如按设备、按用户、按并发数等）、授权数量、服务级别协议（SLA）、升级条款和所有权归属。所有软件合同原件由法务部存档，复印件交信息技术中心备案。
• 资产入账：软件到货验收合格后，信息技术中心需立即在“软件资产管理数据库（SAMDB）”中创建资产记录，并通知财务部进行资产入账处理。资产信息应与采购合同和实物完全对应。

3.3 部署与分发阶段

• 标准化封装：为提高效率和一致性，信息技术中心应对常用软件制作标准安装包，预置好公司标准配置。
• 自动化分发：利用软件分发系统（如SCCM）向目标设备推送安装软件，实现无人值守的静默安装。
• 权限控制：软件的安装和使用权限应基于员工的岗位和职责进行分配，遵循最小权限原则。
• 领用登记：每一次软件安装行为都必须有对应的审批记录，并在SAMDB中与具体的用户和设备进行关联。

3.4 使用与维护阶段

• 合规监控：信息技术中心通过技术工具定期扫描全公司的计算机，检测软件安装情况，与SAMDB中的授权记录进行比对，生成合规性报告。
• 许可证优化：通过监控软件的实际使用频率和时长，识别出闲置或低效使用的许可证，进行回收和再分配，以提高许可证利用率。
• 版本管理：信息技术中心负责跟踪软件厂商发布的安全补丁和版本更新，评估后制定统一的升级计划并组织实施。
• 技术支持：建立统一的IT服务台，为员工提供软件使用过程中的问题解答和故障排除服务。

3.5 退役与处置阶段

• 资产回收：当员工离职、转岗或设备报废时，信息技术中心必须执行软件卸载程序，回收该用户或设备上安装的所有商业软件许可证。
• 资产报废：对于技术过时、不再有厂商支持或完全不满足业务需求的软件，由信息技术中心发起报废流程，经软件资产管理委员会批准后，在SAMDB中进行注销。
• 数据清除：在处置含有软件的物理介质（如光盘、硬盘）时，必须按照公司信息安全规定，进行专业的数据销毁，防止敏感信息泄露。

第四部分：审计与持续改进

4.1 内部审计

公司审计部应将软件资产管理纳入年度内部审计计划，独立地对本制度的执行情况、软件资产的合规性和管理流程的有效性进行检查和评估。

4.2 外部审计应对

当面临软件厂商的合规审计时，由信息技术中心作为主要接口部门，法务部协同，统一对外提供经核实的软件资产数据和授权证明，任何部门和个人不得擅自向厂商提供信息。

4.3 绩效考核

软件资产的合规率、许可证利用率、采购成本节约等关键绩效指标（KPI）应纳入对信息技术中心和各业务部门IT接口人的绩效考核体系中。

4.4 制度更新

软件资产管理委员会应至少每年对本制度进行一次评审，根据内外部环境的变化（如法律法规更新、公司组织架构调整、技术发展等）进行必要的修订和完善。

篇三：《软件资产管理制度》

引言

本制度旨在建立一套系统化的软件资产管理框架，确保公司软件资产在其整个生命周期内得到有效控制和价值实现。通过实施本制度，公司致力于达成以下目标：全面符合软件知识产权法规，优化软件采购与许可成本，降低信息安全风险，并提升IT服务对业务的支撑能力。

第一部分：治理与策略

1. 宗旨与愿景

• 宗旨：将软件资产视为公司重要的无形资产进行战略性管理，使其价值最大化。
• 愿景：建立业界领先的软件资产管理（SAM）实践，成为合规、高效、敏捷的数字化企业典范。

2. 政策声明

• 公司承诺100%使用正版软件，对任何形式的软件侵权行为持零容忍态度。
• 所有软件资产的采购、部署和使用必须遵循本制度所规定的流程和标准。
• 员工有责任和义务保护公司的软件资产，并报告任何可疑的违规行为。

3. 角色与权责

• 执行发起人（公司高管）：提供战略支持和资源保障，对软件资产管理项目的最终成功负责。
• 软件资产经理（SAM Manager）：设立于信息技术部，是软件资产管理的日常运营负责人，负责SAM工具的维护、流程的执行、数据的分析和报告的生成。
• 许可证管理员：负责特定软件供应商（如微软、甲骨文等）的许可证合同管理、续订和合规性跟踪。
• IT支持团队：负责根据已批准的请求，执行软件的安装、卸载和故障排除。
• 部门协调员：每个业务部门设立一名协调员，负责收集本部门的软件需求，并作为与信息技术部的沟通桥梁。

第二部分：操作流程与控制

流程一：软件请求与审批

• 标准化软件目录：信息技术部建立并维护一个“公司标准软件目录”，包含已经过技术评估、安全审查和价格谈判的常用软件列表。员工应优先从该目录中选择软件。
• 在线请求门户：所有软件请求必须通过IT服务管理（ITSM）系统中的在线门户提交。请求表单将引导用户提供必要的信息，如业务理由、使用范围等。
• 多级审批流：
  1. 直接上级审批：确认业务需求的真实性。
  2. 部门负责人审批：从部门预算和资源角度进行审核。
  3. 软件资产经理审批：检查是否有可用的许可证库存，或该请求是否符合采购策略。
  4. 财务部门审批（如需新购）：确认预算的可用性。

流程二：采购与供应商管理

• 首选供应商策略：与少数几家信誉良好、服务优质的软件经销商建立长期合作关系，以获取更好的折扣和支持。
• 合同审查清单：法务部与信息技术部共同制定一份详细的软件采购合同审查清单，确保合同中涵盖了所有权、使用权、升级权、审计条款、服务水平等关键要素。
• 许可证证据保管：所有购买凭证，包括合同、发票、授权证书等，都必须以电子化形式存档于一个集中的、安全的文档库中，并与SAM数据库中的资产记录相关联。

流程三：部署与回收

• 自动化部署：利用客户端管理工具，对标准软件目录中的软件实现自动化、标准化的安装和配置，减少人工错误和时间消耗。
• 软件计量：在关键或高价值的软件上部署使用计量工具，以收集关于软件实际使用情况的精确数据（如启动次数、使用时长等），为许可证优化提供依据。
• 生命周期联动：将软件资产管理流程与员工入职、异动、离职（JML）流程紧密集成。
  • 入职：根据新员工的岗位模板，自动为其配置所需的标准软件。
  • 异动：当员工岗位变更时，系统自动触发审查，回收不再需要的软件许可，并分配新岗位所需的许可。
  • 离职：在员工离职流程中，必须有一个强制步骤，即由IT支持团队确认已卸载其设备上的所有公司授权软件，并由软件资产经理在SAM数据库中回收其名下的所有许可证。

流程四：盘点与合规

• 多源数据整合：SAM的核心是数据。软件资产管理平台应能自动从多个数据源发现和收集信息，包括：
  • 网络发现工具：扫描网络，识别所有连接的设备。
  • 客户端代理：在每台计算机上安装代理程序，收集详细的硬件和已安装软件信息。
  • 采购和财务数据：从ERP系统中导入软件采购记录。
  • 人力资源数据：从HR系统中获取员工和组织架构信息。
• 自动对账：SAM平台的核心功能是自动将“已安装的软件”与“已购买的授权”进行比对，生成“许可证合规性报告”，清晰地显示出许可证的盈余（Over-licensed）或赤字（Under-licensed）情况。
• 定期审计：
  • 每月：软件资产经理审查合规性报告，处理小的差异。
  • 每季度：向软件资产管理委员会报告整体合规状况和优化成果。
  • 每年：进行一次全面的物理盘点和数据核对，作为内部控制审计的一部分。

第三部分：技术与工具

1. 软件资产管理（SAM）平台
公司应投资并实施一个专业的SAM平台。该平台应至少具备以下功能：

• 自动发现与清单管理
• 软件识别与标准化库
• 许可证管理与合同管理
• 合规性计算与报告
• 软件计量与使用分析

2. IT服务管理（ITSM）集成
SAM平台应与ITSM系统无缝集成，实现从请求、审批到部署的端到端自动化流程。

3. 安全工具集成
与漏洞扫描、补丁管理等安全工具集成，确保所有已安装的软件版本都是安全的，不存在重大漏洞。

第四部分：沟通与培训

• 意识提升：定期通过内部邮件、海报、培训会等形式，向全体员工宣传软件正版化的重要性以及违反制度的后果。
• 角色培训：为软件资产管理流程中涉及的各个角色（如部门协调员、审批人）提供专门的培训，确保他们理解自己的职责和操作方法。
• 知识库：在公司内网建立一个软件资产管理知识库，包含制度文件、流程图、常见问题解答（FAQ）以及如何请求软件的操作指南。

结论

本制度提供了一个全面的、分层的管理框架。其成功实施需要高层的承诺、清晰的流程、强大的工具支持以及全体员工的共同参与。通过持续的监控、审计和改进，公司将能够有效地管理其软件资产，将其从一项潜在的负债转变为驱动业务发展的战略性资产。