往来款项管理制度范文 往来款款项管理制度

企业往来款项是经营活动中资金流动的重要环节，其管理效率直接关系到企业的资金周转速度、偿债能力和财务风险。建立科学、规范的《往来款项管理制度》，是加强企业内部控制、防范坏账风险、保障资产安全、提高经济效益的必然要求。本制度旨在明确职责、规范流程、强化监督，确保往来款项的真实、准确与安全。下文将从不同侧重点和组织架构出发，提供数篇制度范文以供参考。

篇一：《往来款项管理制度》

第一章 总则

第一条 目的
为规范公司往来款项的管理，加强内部控制，防范财务风险，保证公司资产安全，加速资金周转，提高资金使用效益，根据国家相关法律法规及公司财务管理制度，特制定本制度。

第二条 定义
本制度所称往来款项，是指公司在生产经营活动中发生的各种应收、应付、预收、预付及其他应收、应付款项。具体包括：

1. 应收账款：因销售商品、提供劳务等经营活动应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。
2. 预付账款：按照购货合同规定预付给供货单位的款项。
3. 其他应收款：除应收票据、应收账款、预付账款以外的其他各种应收、暂付款项，如员工备用金、借款、应收的各种赔款、罚款等。
4. 应付账款：因购买材料、商品或接受劳务供应等经营活动应支付给供货单位或提供劳务单位的款项。
5. 预收账款：按照合同规定向购货单位预收的款项。
6. 其他应付款：除应付票据、应付账款、预收账款以外的其他各种应付、暂收款项，如应付租金、押金、存入保证金等。

第三条 适用范围
本制度适用于公司各部门及全体员工。所有涉及往来款项发生的经济业务，均须遵守本制度。

第四条 管理原则
往来款项管理应遵循以下原则：

1. 合法合规原则：所有往来款项的发生和处理必须符合国家法律法规和公司规章制度。
2. 权责明确原则：明确各部门、各岗位在往来款项管理中的职责和权限，确保不相容岗位相互分离、相互制约。
3. 流程规范原则：建立从业务发生、审批、核算到催收、支付、核销的完整业务流程，确保业务处理的规范化和标准化。
4. 风险控制原则：建立风险预警和监控机制，对往来款项进行动态管理，及时识别和处置潜在风险。
5. 定期清理原则：定期对往来款项进行核对和清理，确保账实相符，防止长期挂账。

第二章 组织机构与职责分工

第五条 职责分工

1. 财务部：是往来款项管理的归口管理部门，负责制定和完善管理制度，组织实施；负责往来款项的会计核算、账务管理、日常对账；负责监控账龄，编制账龄分析报告，并牵头组织催收和清理工作；负责付款审核与执行。
2. 销售部：是应收账款管理的直接责任部门，负责客户信用调查与评估，合同评审，组织开票申请，负责应收账款的日常催收和回收工作，并对催收结果负责。
3. 采购部：是应付账款和预付账款管理的直接责任部门，负责供应商的选择与评估，采购合同的签订，组织验收入库，核对应付账款金额，发起付款申请。
4. 业务经办部门/人员：对所经办业务的真实性、合规性负责，是其他应收款（如备用金、借款）的直接责任人，负责及时办理报销或还款手续。
5. 审计部/内控部：负责对往来款项管理制度的执行情况进行监督、检查和评价，提出改进建议。
6. 法务部：负责对重大、疑难的逾期应收账款提供法律支持，通过法律途径进行追讨。

第三章 应收款项管理

第六条 客户信用管理

1. 销售部在与新客户开展业务前，必须对客户的资信状况进行调查，填写《客户信用调查评估表》，评估内容包括但不限于客户的注册资本、经营状况、行业信誉、历史付款记录等。
2. 财务部根据销售部提供的资料，结合公开信息，对客户信用进行复核，并确定其信用等级和信用额度。
3. 客户信用等级和信用额度作为是否给予赊销及赊销额度的主要依据，须经由销售总监、财务总监共同审批。超出信用额度的销售业务，原则上应要求客户现款交易或提供有效担保。

第七条 销售合同与发票管理

1. 所有赊销业务必须签订书面销售合同，合同中应明确约定付款方式、付款期限、逾期付款的违约责任等条款。
2. 销售部根据合同约定和发货情况，及时向财务部提交开票申请，财务部审核无误后开具发票。发票的交付和签收应有记录。

第八条 应收账款日常监控与催收

1. 财务部每月出具《应收账款账龄分析表》，分发至销售部及相关管理层。对超期应收账款进行重点标识。
2. 催收工作实行“首问负责制”，即该笔业务的销售经办人为第一催收责任人。
3. 催收程序：
   （1）账款到期前一周，销售经办人应通过电话、函件等方式提醒客户付款。
   （2）逾期1个月内，销售经办人每周至少进行一次电话或上门催收，并做好《催收记录表》。
   （3）逾期1至3个月，由销售部经理介入，向对方发送正式《催款函》，并可暂停向该客户发货。
   （44）逾期3至6个月，由销售总监和财务部共同负责催收，可采取发送律师函等方式。
   （5）逾期6个月以上，被认定为有重大回收风险的，由销售部提供全部业务及催收资料，移交法务部，准备通过诉讼等法律手段解决。

第九条 坏账管理

1. 坏账确认条件：
   （1）债务人破产或者死亡，以其破产财产或者遗产清偿后，仍然无法收回。
   （2）债务人逾期未能履行偿债义务，且有确凿证据表明已超过三年以上仍不能收回。
   （3）有确凿证据表明债务人已潜逃、失踪，且其财产不足以清偿。
   （4）经诉讼或仲裁后，法院或仲裁机构裁定无法执行。
2. 坏账核销程序：
   （1）由销售部或财务部填写《坏账核销申请表》，详细说明坏账原因及追索过程，并附上相关证明材料（如法院判决书、工商注销证明、催收记录等）。
   （2）申请经财务部审核、销售总监签署意见后，报财务总监、总经理审批。重大金额的坏账核销需提交董事会或股东会审议。
   （3）经批准核销的坏账，财务部进行账务处理。已核销的坏账，公司仍保留追索权，设立备查账簿进行登记，一旦收回，应及时入账。

第十条 其他应收款管理

1. 员工备用金：员工因公出差或办理零星采购需借用备用金的，应填写《借款单》，注明用途和预计归还日期，按公司审批权限批准后，由财务部办理。备用金借款原则上实行“前账不清，后账不借”。出差返回或业务办理完毕后五个工作日内，必须办理报销冲账手续。
2. 员工个人借款：除公司制度特许的困难补助等情况外，原则上不允许员工因私借款。确需借款的，须经总经理特批，并明确还款计划。
3. 押金、保证金：对外支付的押金、保证金，须有正式合同或协议依据，经办部门应妥善保管原始单据，并在业务结束后及时办理回收手续。

第四章 应付款项管理

第十一条 供应商管理
采购部应建立合格供应商档案，定期对供应商的供货质量、价格、交期及信誉进行评估，实行动态管理。

第十二条 采购与付款流程

1. 采购申请：各部门根据需求提出采购申请，经审批后交采购部执行。
2. 合同签订：大额或长期采购必须签订采购合同，明确品名、规格、数量、价格、交期、质量标准、付款条件等。
3. 验收入库：物资到货后，仓库管理员、质检员和采购经办人共同对货物进行验收，核对无误后办理入库手续，开具《入库单》。
4. 发票审核：采购部收到供应商发票后，应与采购合同、入库单进行核对（即“三单匹配”），核对无误后提交财务部。
5. 付款申请与审批：经办部门或采购部填写《付款申请单》，附上合同、入库单、发票等原始凭证，按照公司规定的审批权限逐级审批。
6. 付款执行：财务部收到审批完备的付款申请后，对凭证的合规性、完整性、准确性进行最终审核，审核无误后，根据合同约定的付款方式和期限办理付款。

第十三条 预付账款管理

1. 预付账款必须基于已签订的、真实有效的采购合同。
2. 采购部在申请预付款时，需详细说明预付的必要性，并对供应商的履约能力进行评估。
3. 大额预付款项需经总经理或更高层级审批。
4. 财务部和采购部应跟踪预付账款的执行情况，督促供应商及时发货或提供服务，并在收到货物或发票后及时冲销预付账款。

第十四条 其他应付款管理
对于应付未付的费用、押金、保证金等，经办部门应及时提供相关依据给财务部入账，并说明付款计划。财务部应定期清理，避免长期挂账。

第五章 对账与清理

第十五条 定期对账

1. 内部对账：财务部会计人员应定期进行账账、账证、账表核对，确保会计记录的准确性。
2. 外部对账：财务部应定期（至少每半年一次）与所有有往来款项余额的客户、供应商进行函证或对账，编制《往来款项对账表》，对于对账不符的事项，应查明原因，及时调整。销售部、采购部应予以积极配合。

第十六条 长期挂账清理

1. 财务部每季度末对账龄超过一年的往来款项进行专项清理，分析形成原因，明确责任部门和责任人。
2. 清理小组（由财务部牵头，相关业务部门参与）应制定清理计划，明确清理措施和完成时限。
3. 对于确实无法收回或支付的款项，在取得确凿证据后，按照坏账核销或无法支付款项处理程序报批处理。

第六章 考核与奖惩

第十七条 考核指标
将应收账款周转率、回款及时率、坏账率、长期挂账清理情况等纳入对销售部及相关人员的绩效考核体系。

第十八条 奖励与惩罚

1. 对在应收账款催收、坏账追回、呆账清理工作中表现突出的部门和个人，给予通报表扬和物质奖励。
2. 对于因未遵守本制度规定，造成公司资金损失或产生重大财务风险的，将追究相关部门和人员的责任，根据情节严重程度给予警告、罚款、降职直至解除劳动合同等处分；构成犯罪的，移交司法机关处理。

第七章 附则

第十九条 本制度由公司财务部负责解释和修订。
第二十条 本制度自发布之日起执行。

篇二：《往来款项管理制度》

一、 总则与风险控制目标

为有效控制公司经营过程中的信用风险和资金风险，确保往来款项业务的规范、安全、高效运行，依据《中华人民共和国会计法》、《企业内部控制基本规范》及其配套指引，结合公司实际情况，制定本制度。
本制度的核心风险控制目标在于：
（一）确保往来款项业务的真实性、合法性，防止虚构交易、挪用资金等舞弊行为。
（二）建立健全的信用评估与授权体系，将信用风险控制在可接受范围内。
（三）强化应收账款的过程监控与催收，最大限度减少坏账损失。
（四）规范应付账款的支付流程，保障公司信誉，同时合理利用商业信用，优化资金配置。
（五）实现不相容岗位有效分离，建立关键控制点的交叉复核机制，形成内部制衡。

二、 关键风险点与控制措施

本制度围绕往来款项生命周期中的关键风险点，设计并实施以下控制措施：

（一） 风险点：虚假销售导致应收账款虚增，或向无履约能力的客户赊销。

• 控制措施1：客户准入与信用控制
  • 建立严格的客户准入制度。任何新客户必须经过销售部门的初步资信调查和财务部门的独立复核。禁止与被列入失信名单或存在重大经营风险的企业建立赊销关系。
  • 实施信用额度与账期分级授权管理。根据客户的信用评级，设定不同的信用额度及最长账期。审批权限如下：
    • 信用额度人民币五万元（含）以下，账期三十天内：由销售经理审批。
    • 信用额度五万至二十万元，账期六十天内：由销售总监审批，财务经理备案。
    • 信用额度二十万元以上，或账期超过六十天：须经销售总监、财务总监联合审批。
    • 任何超出标准授信的个案，均需提交公司风险管理委员会（或总经理办公会）进行专题审批。
• 控制措施2：销售过程的内部控制
  • 销售订单、发货单、客户签收单、发票必须连续编号，相互勾稽。财务部定期抽查业务单据的连贯性与匹配性，核查签收单的真实性。
  • 严禁在未收到有效销售合同或订单的情况下发货。发货后，必须在规定时限内（如三个工作日）开具发票并交付客户。

（二） 风险点：应收账款回收不力，形成呆账、坏账。

• 控制措施1：责任明确的催收机制
  • 应收账款的催收责任主体为销售部门，具体到每一笔业务的经办人。财务部门负有监控、预警和支持的责任。
  • 建立标准化的催收流程和时间节点，并将催收活动记录在案，作为后续法律行动的依据。
• 控制措施2：账龄监控与预警
  • 财务系统必须能自动生成并每日更新应收账款账龄清单。
  • 财务部每月初向管理层、销售部提交详细的《应收账款账龄分析与风险预警报告》，对超过九十天的逾期账款逐笔分析原因，提出处理建议。
  • 定期召开应收账款专题会议（建议每月一次），由销售、财务、法务等部门共同参与，评审重大逾期款项，制定并落实追讨方案。
• 控制措施3：严格的坏账核销控制
  • 坏账核销必须具备充分、有效的法律或事实依据。申请核销时，必须提供完整的业务链条证据（合同、发货单、发票）和催收过程证据（催收记录、函件、诉讼文书等）。
  • 坏账核销实行双线审批，即业务线（销售总监）和财务线（财务总监）均需审核确认，最终报总经理批准。对已核销的坏账，财务部应建立“账销案存”备查簿，持续跟进。

（三） 风险点：未经授权的采购或支付，对虚假发票付款，导致资金损失。

• 控制措施1：采购到付款的闭环控制
  • 严格执行“申请-审批-采购-验收-核对-支付”的闭环流程。任何环节的缺失都不能进入下一环节。
  • 采购、验收、付款审批、付款执行等关键岗位必须由不同人员担任，严禁一人包办。
• 控制措施2：发票的严格审核
  • 财务部是发票审核的最终关口。审核内容不仅包括发票本身的真伪、合规性，还必须与采购订单、入库验收单（或服务确认单）的内容（如品名、规格、数量、单价、金额）进行严格核对。
  • 对于首次交易的供应商或大额付款，财务部有权要求采购部提供供应商资质证明，并进行必要的背景核查。
• 控制措施3：付款的授权与执行控制
  • 建立明确的资金支付授权批准体系，不同金额的付款对应不同的审批级别。
  • 财务部出纳人员必须依据经过完整审批流程的付款凭证办理支付。对于审批手续不全、附件不符或有疑点的付款申请，有权且必须拒绝支付，并向其上级报告。
  • 严禁办理任何无合法、真实业务背景的预付款项。所有预付款必须有合同支持，并严格控制预付比例。

（四） 风险点：其他往来款项（如备用金、员工借款）管理混乱，长期占用公司资金，或被挪用。

• 控制措施1：备用金的定额与定期清理
  • 根据岗位需要，为特定人员核定合理的备用金限额。
  • 备用金借支必须在业务完成后规定时限内（如五个工作日）报销冲账。财务部每月对备用金余额进行清理，对长期未报销人员进行通报并暂停其新的借款资格。
• 控制措施2：员工借款的严格限制与审批
  • 严格控制非业务性员工借款。确有特殊情况需借款的，必须履行特别审批程序（如总经理审批），并签订正式的借款及还款协议，明确利率和还款期限。
  • 财务部应从借款人的工资中按月代扣还款，直至款项结清。

三、 监督检查与责任追究

（一） 公司内部审计部门应定期（至少每年一次）对往来款项管理制度的执行情况进行专项审计，审计范围应覆盖业务流程的全部环节，评估内部控制的有效性，并向董事会审计委员会或管理层报告审计结果。
（二） 对审计或日常检查中发现的制度执行偏差和控制缺陷，相关责任部门必须限期整改。
（三） 对于违反本制度规定，玩忽职守、滥用职权，或内外勾结，造成公司资金损失或重大潜在风险的员工，公司将依据《员工奖惩条例》进行严肃处理，包括但不限于经济处罚、降级、撤职；情节严重构成犯罪的，将依法移送司法机关追究其法律责任。

四、 附则

本制度由公司财务部会同内控部制定，其解释权和修订权归属财务部。本制度经公司管理层批准后生效。

篇三：《往来款项管理制度》

前言：
为了让公司的钱花得明白、收得回来，让每一位同事在处理收款、付款、借款、报销等事务时有章可循，特制定本操作指引。本指引力求简单、实用，请大家认真阅读并严格遵守。

第一部分：应收款项操作指引 (怎么把钱收回来)

1. 接新客户，先做“体检”

• 责任人： 销售人员
• 怎么做：
  • 在正式合作和报价前，必须填写《新客户信息登记表》。
  • 通过公开渠道（如国家企业信用信息公示系统）查询客户的基本工商信息、有无经营异常或法律诉讼。
  • 向客户索要营业执照复印件。
  • 将以上资料提交给财务部，财务部会在一个工作日内给出信用建议（比如：可以赊账，最多赊多少，或者建议现款现货）。

2. 签合同，要把话说清楚

• 责任人： 销售人员
• 要点：
  • 必须使用公司标准合同模板。
  • 重点检查： 客户名称、产品规格数量、单价总价、交货时间地点。
  • 付款条款必须明确： “货到XX天内付款”、“预付XX%，发货前付清余款”等，不能使用“尽快付款”等模糊字眼。
  • 违约责任要写明： “每逾期一天，按未付金额的千分之五支付违约金”。
  • 合同签好后，原件一份交财务部存档。

3. 开发票，要及时准确

• 责任人： 销售人员、财务部
• 流程：
  • 货物发出并经客户确认收货后，销售人员立即填写《开票申请单》，附上客户签收单。
  • 财务部审核申请单和签收单，确认无误后在两个工作日内开出发票。
  • 销售人员负责将发票安全送达客户，并让客户签收《发票签收回执》，回执交回财务部。

4. 催款，要脸皮厚、心要细

• 责任人： 销售人员 (财务部会协助)
• 行动计划：
  • 到期前3天： 微信或邮件友好提醒：“尊敬的客户，您好！贵司有一笔款项即将到期，提醒您安排付款哦。”
  • 逾期第1-7天： 电话直接沟通，确认对方是否收到发票，付款流程走到哪了，预计何时付款。做好电话记录。
  • 逾期第8-30天： 升级催款方式。由销售经理出面再次电话沟通，并发送第一封正式的《催款通知函》（邮件形式，抄送自己领导和财务）。
  • 逾期超过30天： 这是红线！销售人员需提交情况说明，由财务部发出盖公章的《催款函》（纸质快递），并考虑暂停对该客户的新订单发货。
  • 逾期超过90天： 列为“重大风险客户”，由老板和财务总监直接介入，商讨是否需要法律手段。

5. 遇到“老赖”怎么办 (坏账处理)

• 如果各种方法都试了，钱还是要不回来，且对方公司确实已经倒闭或跑路。
• 责任人： 销售人员、财务部
• 流程：
  • 销售人员整理所有与该客户的来往记录、合同、催款证据。
  • 财务部核实后，共同填写《坏账申请报告》。
  • 报老板最终审批。批准后，财务上做处理，但销售人员不能放弃，有机会还是要继续追讨。

第二部分：应付款项操作指引 (怎么把钱花出去)

1. 买东西，要“师出有名”

• 责任人： 需求部门、采购部
• 流程：
  • 谁要买，谁填写《采购申请单》，写清楚要买什么、为什么买、大概多少钱。
  • 部门领导签字。
  • 超过一定金额（如5000元）的，需分管副总签字。
  • 审批后的申请单交给采购部执行。

2. 付钱，要手续齐全

• 责任人： 经办人、财务部
• 付款“四件套”，缺一不可：
  • 采购合同/订单： 证明我们为什么要买。
  • 入库单/验收单： 证明东西已经收到，并且质量合格。
  • 发票： 对方开来的正式发票。
  • 付款申请单： 经手人填写，领导签字批准付款。
• 财务部审核： 财务会计会仔细核对这“四件套”上的信息是否一致，金额、数量、品名都对得上，领导签字也齐全，才会安排付款。

3. 预付款，要特别小心

• 原则： 尽量不做预付，除非是行业惯例或对方是独家供应商。
• 流程：
  • 必须有正式合同，合同中明确预付比例。
  • 经办人在《付款申请单》上特别注明是“预付款”，并解释原因。
  • 审批权限比普通付款更高一级。
  • 付款后，经办人和财务部都要盯着供应商，催他们赶紧发货，货到后及时冲账。

第三部分：日常费用与借款操作指引 (公司内部的钱怎么用)

1. 员工借备用金

• 原则： “一事一借，办完即报，前账不清，后账不借”。
• 流程：
  • 出差或办事需要用钱，填写《借款单》，写明用途、金额，部门领导签字。
  • 到财务部领钱。
  • 事情办完后，5个工作日内！必须！拿着相关发票来报销，多退少补。
  • 超过一个月不来报销的，财务部有权从你下个月工资里直接扣除。

2. 费用报销

• 责任人： 每位需要报销的员工
• 要点：
  • 发票要合规： 发票抬头、税号要正确，不能是揉得皱巴巴、看不清的。
  • 粘贴要整齐： 把发票分类贴在报销单后面，小的票据贴在白纸上。
  • 填写要清晰： 《费用报销单》上的项目、金额要填写清楚，与发票一致。
  • 审批要完整： 按报销单上的流程，找直接领导、部门领导签字。
  • 每月固定时间（如25号前）将审批好的报销单交到财务部。

3. 员工个人借款

• 政策： 公司不是银行，原则上不办理员工因私借款。
• 特例： 如遇家庭重大变故等紧急情况，可书面申请，需由部门总监担保，并报总经理特别批准。批准后需签订借款协议，约定还款计划。

第四部分：对账，是好习惯

• 财务部： 每个月都会和银行对账，确保我们账上的钱和银行的钱对得上。
• 销售部/采购部： 财务部会不定期地把客户欠款清单或供应商欠款清单发给你们，请务必抽空核对一下，看看金额对不对，有不对的地方及时沟通。这能帮我们尽早发现问题。

本指引自发布之日起生效，希望大家共同遵守，让公司的财务管理更清晰、更高效！